Управленческий учет пример

Основные управленческие отчеты

Финансовые KPI рассчитывают на основе трех основных управленческих отчетов:

• Отчет о доходах и расходах (ОДР).
• Отчет о движении денежных средств (ОДДС).
• Управленческий баланс (УБ).

Три основных управленческих отчета полностью отражают финансовое состояние компании в текущем периоде.

Отчет о доходах и расходах

В данном отчете рассчитывается чистая прибыль, заработанная компанией в отчетном периоде. Промежуточными итогами, которые может содержать Отчет о доходах и расходах могут быть маржинальная прибыль, EBITDA (прибыль до уплаты налогов, процентов и амортизации), EBIT (прибыль до уплаты налогов и процентов) и т.д. То, какие подитоги будут рассчитываться в данном отчете зависит от того, что выбрано в качестве KPI.

Особенностью ОДР является то, что в нем отражены доходы, признанные заработанными в текущем периоде, и затраты, которые также признаны в текущем периоде. Доходы считаются заработанными, а затраты понесенными, если в текущем периоде произошел переход права собственности от продавца к покупателю, или, в случае услуг, подписан акт сдачи-приемки услуг.

Момент признания доходов и расходов может не совпадать по времени с фактической оплатой, т.е. с поступлением денег на счет или списанием денежных средств со счета компании. Результирующим показателем ОДР является чистая прибыль, которая характеризует эффективность деятельности компании в текущем периоде.

Пример структуры ОДР торговой компании:

Разберем подробнее, какую информацию содержит ОДР и какие показатели деятельности компании мы можем рассчитать на его основе.

Выручка от продаж – оборот компании за отчетный период

Вычитая из суммы выручки от продаж себестоимость продаж и переменные коммерческие расходы (т.е. затраты на производство и продажу реализованной в данном периоде продукции), мы получим показатель маржинальной прибыли. В данном случае этот показатель говорит нам, сколько прибыли остается у компании на покрытие ее постоянных издержек (т.е. издержек, которые она несет в процессе своей деятельности и которые не привязаны к объему продаж).

После расчета маржинальной прибыли можно рассчитать такой часто используемый в торговых компаниях показатель как рентабельность продаж:

Рентабельность продаж = Маржинальная прибыль / Выручка от продаж

В данном примере рентабельность продаж составит 52,48% (524 800 / 1 000 000. Полученный результат позволяет понять, каков процент прибыли в выручке от продажи, другими словами, сколько копеек прибыли приходится на каждый рубль, полученный от покупателей (в данном примере это 52 коп.). К постоянным коммерческим расходам относят расходы на содержание отдела продаж, расходы на рекламу и маркетинг, расходы на содержание и обслуживание складских помещений, а также прочие расходы, связанные с основной деятельностью компании. К административным расходам относят расходы на содержание административно-управленческого аппарата, прочие расходы на функционирование организации, связанные с обслуживанием основной деятельности.

Управленческий учет в компании N. Несколько практических советов

Для большей информативности коммерческие и административные расходы разбивают на отдельные статьи затрат (например, затраты на аренду основного офиса, коммунальные расходы, заработная плата административного персонала и т.д.). Для того, чтобы компания работала не в убыток, уровень постоянных расходов должен быть ниже уровня маржинальной прибыли.

Пример состава административных расходов:

Еще одним показателем, который можно рассчитывать в ОДР, является EBITDA (прибыль до уплаты процентов, налогов и амортизации). Этот показатель используют для того, чтобы сравнить эффективность работы менеджмента компаний, имеющих разный уровень капитальных вложений.

Однако не следует забывать, что капитальные вложения, которые не учитываются при расчете EBITDA и мерилом которых в ОДР является амортизация, часто являются постоянными, т.е. оборудование изнашивается и требует восстановления. Исключение из финансового расчета расходов на амортизацию приводит к искажению результата, поэтому показателем EBITDA следует пользоваться с осторожностью.

Рентабельность деятельности компании может быть рассчитана как соотношение чистой прибыли и выручки, или EBITDA и выручки. Сравнивая рентабельность различных компаний, нужно внимательно отнестись к тому, какие именно показатели выручки и прибыли участвовали в расчете, это позволит избежать искажений.

Например, в нашем примере рентабельность, рассчитанная как соотношение чистой прибыли и выручки, равна 23,81%; рентабельность, рассчитанная как соотношение EBITDA и выручки, равна 32,23%; рентабельность, рассчитанная как соотношение маржинальной прибыли и выручки, равна 52,48% (как было показано выше).

Отчет о движении денежных средств (ОДДС)

Как следует из названия, в данном отчете отражается движение денежных средств организации за отчетный период. ОДДС можно составлять двумя методами: прямым и косвенным. В ОДДС, рассчитанном косвенным методом, показатель чистой прибыли организации связывается с поступлениями и выплатами денежных средств. В случае расчета прямым методом в ОДДС отражаются полученные и выплаченные в отчетном периоде денежные суммы. Результирующим показателем ОДДС является чистый исходящий денежный поток, т.е. та сумма денежных средств, которая остается в распоряжении компании на конец отчетного периода.

Пример отчета о движении денежных средств (прямой метод):

Движение денежных средств организации происходит по трем основным направлениям:

1. Текущая деятельность (т.е.

   денежные потоки, возникающие в результате основной деятельности, направленной на получение прибыли).

2. Финансовая деятельность (т.е. деятельность, связанная с привлечением и размещением денежных средств компании, а также получением средств от собственников и выплаты им доходов на вложенные средства).
3. Инвестиционная деятельность (сюда относятся поступления / выплаты денежных средств от реализации / закупки основных средств, а также инвестиции компании в новые проекты и в другие компании и поступления денежных средств от инвестиций).

Управленческий баланс 

Баланс является отчетом, показывающим «моментальный снимок» структуры активов и пассивов компании на отчетную дату. Из баланса компании видно чем владеет компания (ее активы) и за счет каких заемных и собственных средств ее активы обеспечиваются.

На основе баланса рассчитывают такие финансовые показатели, как показатели ликвидности и финансового рычага, оборачиваемость активов, оборачиваемости запасов и дебиторской задолженности. 

Для того, чтобы сотрудники, которые заносят в базу управленческого учета первичную информацию, заносили ее единым образом, составляют справочники статей ОДР и ОДДС и описывают методики разнесения доходов и затрат по статьям ОДР и движения денежных средств по статьям ОДДС.

Прочие управленческие отчеты

Хотя три основных управленческих отчета предоставляют всю необходимую финансовую информацию, иногда удобнее воспользоваться специальными отчетами, которые предоставляют информацию в определенном разрезе, например, отчет по дебиторской задолженности, отчет об оборачиваемости складских запасов.

Также это могут быть отчеты, в которых представлена не финансовая информация, например отчет о продажах в натуральном выражении.  

Подробная информация:

Управленческий учет на российских торговых предприятиях значительно отличается от видения данного аспекта в Европе и США. Что касается отечественных реалий, данное понятие подразумевает сбор и анализ достоверных данных о передвижении финансовых средств, доходов и расходов, а также сопутствующих результатах. Такая подробная и разносторонняя информация позволяет принимать правильные управленческие решения и, что немаловажно, отслеживать их результаты.

Большинство предпринимателей, владеющих бизнесом среднего масштаба, уже удостоверились в том, что автоматизированная система управленческого учета жизненно необходима торговому предприятию для осуществления действительно эффективной деятельности, а также развития. Сфера торговли диктует свои особенности, отраженные как в самой структуре предприятия, так и в специализированных программах учета. В отличие от обычной бухгалтерской отчетности, управленческая система позволяет точно определить:

• прибыль, высчитанную из отдельно сформированной полной себестоимости единицы товара. Это позволяет вести учет, сравнивать ожидаемые и реальные результаты торговли, контролировать затраты;
• маржинальный доход, который определяется на основании сокращенной себестоимости. Маржинальный доход позволяет проанализировать безубыточность предприятия, составить правильную производственную программу, определить сильные и слабые направления деятельности. Это создает благоприятные условия для принятия верных решений руководства.

Для этого обычно используется управленческий учет 1с как одно из наиболее эффективных и всесторонних решений. Хотя подобные системы сегодня в основном используются крупными организациями, годовой оборот которых составляет больше 1 миллиарда рублей, а прирост балансовой прибыли последних лет составляет не менее 25%. Однако управленческая система способна оптимизировать деятельность и значительно более скромного бизнеса.

Дополнительные преимущества автоматизации управленческой деятельности

Огромное значение для удобства руководителя и большинства структурных подразделений предприятия имеет удобное быстрое формирование многих отчетных финансовых документов с помощью такой системы. Данные в них базируются на собранной системой информации и подаются в доступной форме.

Управленческий учет на предприятии: пример таблицы Excel

Это значительно облегчает обработку отчетов руководителем.

Отдельно стоит сказать о пользе, которую может принести автоматизированный платежный календарь. Этот инструмент одновременно служит для отражения текущих финансовых передвижений и их планирования на короткий отрезок времени: месяц, неделя, день.

Именно с его помощью можно легко контролировать своевременное исполнение платежных обязательств самой компанией, а также ее агентами, обеспечивать нормальный баланс средств, предотвращая серьезные дестабилизирующие разрывы. Пересчет остатков и обработка поступающих заявок осуществляется в режиме реального времени, что особенно удобно для предприятий, одновременно использующих разные типы оплаты.

Пример как вести управленческий учет в Excel

Управленческий учет предназначен для представления фактического состояния дел на предприятии и, соответственно, принятия на основе данных управленческих решений. Это система таблиц и отчетов с удобной ежедневной аналитикой о движении денежных средств, прибылях и убытках, расчетах с поставщиками и покупателями, себестоимости продукции и т.п.

Каждая фирма сама выбирает способ ведения управленческого учета и нужные для аналитики данные.

Управленческий учет на предприятии с примерами автоматизации

Чаще всего таблицы составляются в программе Excel.

Примеры управленческого учета в Excel

Основные финансовые документы предприятия – отчет о движении денежных средств и баланс. Первый показывает уровень продаж, затраты на производство и реализацию товаров за определенный промежуток времени. Второй – активы и пассивы фирмы, собственный капитал. Сопоставляя эти отчеты, руководитель замечает положительные и отрицательные тенденции и принимает управленческие решения.

Справочники

Опишем учет работы в кафе. Предприятие реализует продукцию собственного производства и покупные товары. Имеют место внереализационные доходы и расходы.

Для автоматизации введения данных применяется таблица управленческого учета Excel. Рекомендуется так же составить справочники и журналы с исходными значениями.

1. Типы контрагентов. Кафе сотрудничает с поставщиками продуктов питания, оборудования для хранения, подработки, подсортировки и упаковки товаров, санитарной одежды и столового белья, посуды. В этот же список можно внести банки, поставщиков коммунальных услуг и др.



2. Статьи затрат. Перечень зависит от работы конкретного пункта общественного питания.

Если экономист (бухгалтер, аналитик) планирует расписывать по статьям и доходы, то такой же справочник можно создать для них.

Удобные и понятные отчеты

Не нужно все цифры по работе кафе вмещать в один отчет. Пусть это будут отдельные таблицы. Причем каждая занимает одну страницу. Рекомендуется широко использовать такие инструменты, как «Выпадающие списки», «Группировка». Рассмотрим пример таблиц управленческого учета ресторана-кафе в Excel.

Учет доходов

Присмотримся поближе. Результирующие показатели найдены с помощью формул (применены обычные математические операторы). Заполнение таблицы автоматизировано с помощью выпадающих списков.

При создании списка (Данные – Проверка данных) ссылаемся на созданный для доходов Справочник.

Учет расходов

Для заполнения отчета применили те же приемы.

Отчет о прибылях и убытках

Чаще всего в целях управленческого учета используется отчет о прибылях и убытках, а не отдельные отчеты по доходам и расходам. Данное положение не нормируется. Поэтому каждое предприятие выбирает самостоятельно.

В созданном отчете для подсчета результатов используются формулы, автозаполнение статей с помощью выпадающих списков (ссылки на Справочники) и группировка данных.

Анализ структуры имущества кафе

Источник информации для анализа – актив Баланса (1 и 2 разделы).

Для лучшего восприятия информации составим диаграмму:

Как показывает таблица и рисунок, основную долю в структуре имущества анализируемого кафе занимают внеоборотные активы.

Скачать пример управленческого учета в Excel

По такому же принципу анализируется пассив Баланса. Это источники ресурсов, за счет которых кафе осуществляет свою деятельность.

Форма управленческого баланса для получения кредита a банке для субъектов малого бизнеса.

При формировании управленческого баланса важно руководстоваться следующими правилами:

На предприятии должен вестись ежедневный учет поступлений денежных стредств.

Управленческий учет на предприятии с использованием таблиц Excel

Таким образом, необходимо сопоставить данные учета с наличностью в кассе и остатками на счетах по банковским выпискам. Необходимо уточнить, как часто Субъект малого бизнеса осуществляет закупки товаров и оплату счетов, если не ежедневно, следовательно, имеется выручка за прошлые торговые дни, которая либо была сдана в банк и лежит на банковском счете, либо, если не сдавалась в банк, учитывается по кассе и хранится в сейфе.

Для определения достоверности полученной информации необходимо дополнительно сопоставить «выручку по отгрузке» и «выручку по оплате» с имеющимся объемом дебиторской задолженности.

Для определния достоверности полученной информации необходимо произвести пересчет нескольких позиций товара. Дополнительно можно косвенно сопоставить объем складских помещений и объем товарной массы.

Полученную информацию необходимо сверить с первичными документами. К примеру, если часть основных средств оформлена на близких родственников, и есть договора поставок (купли-продажи) и документы, подтверждающие оплату, при этом первичные источники информации не вызывают сомнения в принадлежности основных средств Субъекту малого бизнеса, их можно поставить в баланс, если возникают какие-либо сомнения, то на баланс их ставить не нужно.