Сроки хранения документов

Бизнес

Сроки хранения документов в организации

28 марта 2012

За время своей хозяйственной деятельности предприятие или компания обрастает целым архивом бумаг, важных и не очень. Такие деловые документы как переписка с партнерами или согласование несущественных вопросов о сотрудниках, компаньонах, или поздравления с праздниками особой важности не имеют.

Те из них, которые касаются начисления зарплаты, отчислений в фонды, федеральные или местные, приказы и распоряжения, касающиеся назначений и увольнений, относятся к категории тех, которые обязаны иметь сроки хранения документов в организации. Сроки эти определяются законом и внутренними приказами министерства финансов РФ. В данном случае, это распоряжение № 105 от 29.07.1983.

Как осуществляется учет поступления и хранения материалов, их движение, перечень работ по проверке, инвентаризации, отражение на бухгалтерских счетах, сроки хранения документов в организации? Все действия должны иметь одно основание: распоряжение руководителя, который основывается на законном документообороте.

Тут сложно что-либо выдумать, да и не нужно, так как существует закон, который нужно исполнять. Принцип ответственности достаточно прост: кто подписал распоряжение, тот и несет ответственность за его исполнение.

Хранение, архивирование и условия

Вся подотчетная документация должна подшиваться в соответствии со сроками ее создания. За квартал или за год, что зависит от количества и объема. Небольшое предприятие способно подшить сразу несколько архивов за год, тогда как «толстым» компаниям трудно разместить документы за квартал в одном шкафу.

Архив создается непосредственно в организации, и его создание, а также сроки хранения документов в организации должны быть подкреплены распоряжением руководителя об условиях и порядке его создания. Это положение, разработанное руководством, и становится основой ведения архива. Положение согласовывается с правилами работы Росархива и если не следует за ними по всем пунктам, то должно соответствовать их основным принципиальным пунктам.

Основные параметры ведения, передачи, регламента работы архива и прочие важные условия должны быть соблюдены. Ответственность за это лежит на руководителе. Всем ясно, почему необходимо соблюсти правила хранения документов и не допустить их пропажи или порчи. В случае проверок, спорных моментов между организацией и налоговыми и иными органами, в случае обращения работников за справкой о заработной плате необходимо будет обратиться к документам из архива.

Если не сама организация, то архив может выдать подобного рода документы и справки, чтобы избежать непроясненных моментов. Когда соблюдены сроки хранения документов в организации, тогда и человек может спокойно обратиться за справкой, выходя на пенсию.

Сроки хранения документов в организации

Существует понятие строгой отчетности документооборота.

К ним относятся в основном такие документы, которые касаются бухгалтерской отчетности и формирования налогооблагаемой базы. Эти документы подшиваются в обязательном порядке. Сроки хранения документов на предприятии, так же как и в организации (компании), регламентируются одинаково.

Конкретный срок хранения непосредственно того или иного документа указан в Перечне типовых документов (управленческих), где также имеются определенные сроки их хранения. Есть ряд других нормативных распоряжений и актов, отражающих срок хранения деловой документации. Указывать конкретный срок хранения для каждого документа в рамках одной статьи не представляется возможным. Но при необходимости можно открыть Перечень и взять оттуда всю необходимую информацию. Можно лишь сказать, что минимальный срок хранения документов – 5 лет, а максимальный – 70.

Сроки хранения документов в архиве

Когда организация, компания или предприятие заканчивает свою деятельность, а затем и прекращает ее, то весь документооборот подвергается сортировке. Ненужные документы могут иметь любую судьбу, на усмотрение руководства. Документы, у которых срок хранения от 5 до 70 лет, должны быть направлены в архив (столько они и хранятся) или могут поступить на хранение к правопреемнику. Документы должны быть подшиты, пронумерованы, разобраны на принадлежность отделу или структурному подразделению, переплетены в соответствии с хронологией. Титульный лист должен содержать сведения с описью, а папки отвечать основным требованиям:

•    Листов в папке не более 250 штук.
•    Толщина папки не более 40мм.
•     Опись содержащихся документов в папке.

При отправке документов в архив составляется договор о передаче, а также составляется опись всех поступивших документов в двух экземплярах, один из которых остается в организации (у правопреемника) или у лица, заинтересованного в его сохранении. Оба экземпляра должны содержать сведения о передаче документов в архив, иметь подпись ответственного лица, принявшего документы и печать учреждения.

Закон
Хранение договоров в организации: нормативная база, сроки

Хранение договоров связано с определенными проблемами. В частности, в некоторых случаях очень сложно определить, к какому именно типу отнести данный конкретный документ, сколько его хранить, в каких условиях, как унич…

Еда и напитки
Срок хранения яиц в домашних условиях

Не секрет, что залог здоровья и благополучия нашего организма – это правильное питание, а именно употребление качественных и свежих продуктов. Но даже при самом тщательном отборе продуктов питания они могут оказ…

Финансы
Эффективность бухгалтерского учета: срок хранения документов

На эффективность бухгалтерского учета во многом влияет грамотная организация хранения документов, которые скапливаются на предприятии. Поэтому, чтобы избежать проблем, любой бухгалтер должен обязательно ознакомиться с…

Еда и напитки
Сколько хранится фарш в холодильнике? Условия и срок хранения фарша в холодильнике

Блюда с фаршем очень вкусные. Часто этот продукт покупается впрок, но тогда необходимо правильно сохранить его. Все зависит от продукта, из которого он изготовлен. Причем он также может быть покупным. Сколько хранится…

Финансы
Условия и срок хранения первичных документов в бухгалтерии

Как показывает практика, практически в любом современном отечественном предприятии наибольший объём документации генерирует бухгалтерия. Безусловно, это объяснимо: именно в этом отделе работают с деньгами, и каждая та…

Бизнес
Сроки хранения кадровых документов определяется Перечнем архивных документов

Документом принято считать документированную информацию, зафиксированную на материальном носителе и имеющую реквизиты, благодаря которым осуществляется ее идентификация. Для организации быстрого поиска и правильного х…

Еда и напитки
Как хранить пергу в домашних условиях? Температура и сроки хранения

Лето является тем периодом года, когда пасечникам приходится собирать мед. И у них, как и у пчел, практически нет времени для отдыха. С каждым новым днем вес улья становится все больше и больше, увеличиваясь на 2-3 кг…

Закон
Формирование дел. Личное дело работника: документы, прядок ведения, сроки хранения

Формирование дел сотрудников — процесс, которая является обязательным почти для всех компаний. По установленным в России правилам, у каждого работодателя должно быть своеобразное досье на каждого сотрудника. Этот доку…

Новости и общество
Безналичные расчеты — это… Организация безналичных расчетов в организации. Формы платежных документов

Безналичные расчеты – это, образно говоря, сосуды экономики. Они производятся путем осуществления платежей на счетах в банках и регулируются Гражданским Кодексом РФ (гл. 45 и 46), Положением о расчетах безналичн…

Технологии
Температура в холодильнике и ее влияние на срок хранения продуктов

Одним из самых важных бытовых приборов на любой кухне считается холодильник.

Перечень сроков хранения, Учет и уничтожение документов, дело, договор

Он предназначен для продуктов, которые требуют более низких температур хранения. В основе его работы лежит принцип переработки тепла и транс…

Формирование дел и их текущее хранение

Дата публикования: 2015-02-28; Прочитано: 370 | Нарушение авторского права страницы

1. Налогоплательщики обязаны:

8) в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, а также документов, подтверждающих полученные доходы (для организаций — также и произведенные расходы) и уплаченные (удержанные) налоги;

… При наличии у осуществляющих проверку должностных лиц достаточных оснований полагать, что документы, свидетельствующие о совершении правонарушений, могут быть уничтожены, скрыты, изменены или заменены, производится выемка этих документов в порядке, предусмотренном статьей 94 настоящего Кодекса, по акту, составленному этими должностными лицами. В акте о выемке документов должна быть обоснована необходимость выемки и приведен перечень изымаемых документов. Налогоплательщик имеет право при выемке документов делать замечания, которые должны быть по его требованию внесены в акт. Изъятые документы должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью или подписью налогоплательщика (налогового агента, плательщика сбора). В случае отказа налогоплательщика (налогового агента, плательщика сбора) скрепить печатью или подписью изымаемые документы об этом делается специальная отметка. Копия акта о выемке документов передается налогоплательщику (налоговому агенту, плательщику сбора).

1. Выемка документов и предметов производится на основании мотивированного постановления должностного лица налогового органа, осуществляющего выездную налоговую проверку.

Указанное постановление подлежит утверждению руководителем (его заместителем) налогового органа, вынесшего решение о проведении налоговой проверки.

Сроки хранения документов в организации

Не допускается производство выемки документов и предметов в ночное время.

3. Выемка документов и предметов производится в присутствии понятых и лиц, у которых производится выемка документов и предметов. В необходимых случаях для участия в производстве выемки приглашается специалист.

До начала выемки должностное лицо налогового органа предъявляет постановление о производстве выемки и разъясняет присутствующим лицам их права и обязанности.

4. Должностное лицо налогового органа предлагает лицу, у которого производится выемка документов и предметов, добровольно выдать их, а в случае отказа производит выемку принудительно.

При отказе лица, у которого производится выемка, вскрыть помещения или иные места, где могут находиться подлежащие выемке документы и предметы, должностное лицо налогового органа вправе сделать это самостоятельно, избегая причинения не вызываемых необходимостью повреждений запоров, дверей и других предметов.

Не подлежат изъятию документы и предметы, не имеющие отношения к предмету налоговой проверки.

6. О производстве выемки, изъятия документов и предметов составляется протокол с соблюдением требований, предусмотренных статьей 99 настоящего Кодекса и настоящей статьей.

7. Изъятые документы и предметы перечисляются и описываются в протоколе выемки либо в прилагаемых к нему описях с точным указанием наименования, количества и индивидуальных признаков предметов, а по возможности — стоимости предметов.

8. В случаях, если для проведения мероприятий налогового контроля недостаточно копий документов проверяемого лица и у налоговых органов есть достаточные основания полагать, что подлинники документов могут быть уничтожены, сокрыты, исправлены или заменены, должностное лицо налогового органа вправе изъять подлинники документов в порядке, предусмотренном настоящей статьей.

При изъятии таких документов с них изготавливают копии, которые заверяются должностным лицом налогового органа и передаются лицу, у которого они изымаются. При невозможности изготовить или передать изготовленные копии одновременно с изъятием документов налоговый орган передает их лицу, у которого документы были изъяты, в течение пяти дней после изъятия.

9. Все изымаемые документы и предметы предъявляются понятым и другим лицам, участвующим в производстве выемки, и в случае необходимости упаковываются на месте выемки.

Изъятые документы должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью или подписью налогоплательщика (налогового агента, плательщика сбора). В случае отказа налогоплательщика (налогового агента, плательщика сбора) скрепить печатью или подписью изымаемые документы об этом в протоколе о выемке делается специальная отметка.

10. Копия протокола о выемке документов и предметов вручается под расписку или высылается лицу, у которого эти документы и предметы были изъяты.

Журнал регистрации исходящих документов сколько лет хранится

==================
>>>СКАЧАТЬ ФАЙЛ
==================

Журнал регистрации исходящих документов сколько лет хранится
Сроки хранения писем колеблются от самых небольших (1 год, 3 года) до 10 лет и даже постоянного срока хранения. Большинство. Как учесть требования нормативных документов, регулирующих. По общему правилу срок хранения входящей документации составляет 5 лет. Срок хранения журналов регистрации входящей и исходящей. Основные правила регистрации исходящих документов. хранения еще подразделяют – о приеме, переводе, увольнении (75 лет), очередные отпуска. Образец журнала регистрации входящих документов с примером его. Журналы регистрации входящей и исходящей документации хранятся по номенклатуре 5 лет и только. Подскажите, на сколько это неправильно?

Таблица сроков хранения документов для бухгалтерии, канцелярии, секретариата и других

Спасибо. Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» март. Начиная работу по определению сроков хранения документов, в первую. сроки хранения чаще всего ограничиваются периодом в 5 лет (за редким исключением). См. статью «Обработка исходящей корреспонденции» на стр. Кроме того, изменились и сроки хранения некоторых документов. и документов по их выполнению, то их следует хранить 5 лет ЭПК (ст. нового Перечня приведены сроки хранения журналов регистрации отдельно по каждой. Как видно, регистрационные формы должны храниться столько, сколько и. Журналы регистрации входящей и исходящей корреспонденции не относятся к категории строгой отчетности, а срок их хранения составляет 5 лет. порядок приема и регистрации входящих, исходящих и внутренних документов. 33 Перечня — переписка по основной деятельности (срок хранения — постоянно) и п. корреспонденции» и «Журнал регистрации исходящей и. а если еще организация просуществовала много лет и папок. Регистрация документов с целью их учета, контроля за их исполнением. Так, журнал учета конфиденциальных документов имеет следующие графы. Регистрация документов представляет собой запись учетных данных о документе в. 75 лет; – по личному составу (отпуска, взыскания и др.) – 3 года после