Содержание
- Определение сроков хранения документов на предприятии
- Как определить сроки хранения документов общеобразовательного учреждения
- Номенклатура дел: сроки хранения документов и статьи
- Определение сроков хранения документов на предприятии
- Храним документы в организации правильно
- Таблица по срокам хранения отдельных видов документов
- 1Нормативные документы, определяющие сроки хранения
- Сроки хранения документов
- Как определить срок хранения документа?
Определение сроков хранения документов на предприятии
⇐ Предыдущая12
Кроме общего Перечня типовых управленческих документов, для определения сроков хранения документов на предприятии существуют так называемые ведомственные перечни, как например:
- «Перечень документов, образующихся в деятельности Сберегательного банка Российской Федерации и учреждений его системы, с указанием сроков хранения» и др.
- «Перечень документов, образующихся в деятельности Федеральной налоговой службы, ее территориальных органов и подведомственных организаций, с указанием сроков хранения»
Использовать типовые перечни, определяющие сроки хранения документов на предприятии, очень удобно. Но в некоторых случаях, помимо указания конкретного срока (1 год, 5 лет, 75 лет и др.), существуют такие пометки, как:
- до замены новыми: хранить документ необходимо до тех пор, пока не появится новый документ;
- до минования надобности: в данном случае сроки хранения документов организация определяет сама;
- ЭПК: документы дела должны быть проверены экспертной комиссией, которая проводит полистную экспертизу дела.
5. Распорядительные документы: виды, и их характеристика, требования к их оформлению.
Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по каналам системы управления: от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к подведомственным структурам — филиалам, подразделениям, рядовым исполнителям. Все распорядительные документы кроме властного содержат в себе также организующее начало.
Решения, постановления и приказы издают во всех случаях, когда необходимо принять нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации.
Распоряжения, указания издаются по оперативным вопросам и для организации исполнения постановлений, решений и приказов.
С точки зрения сферы их действия распорядительные документы подразделяются:
- документы, действующие на федеральном уровне, — правовые акты, издаваемые Президентом Российской Федерации и Правительством Российской Федерации;
- правовые акты, действующие на федеральном уровне, создаваемые федеральными органами исполнительной власти;
- правовые акты, действующие на уровне субъектов Российской Федерации;
- распорядительные документы, действующие в рамках отдельной организации, предприятия, фирмы.
Решение — это правовой акт коллегиального или совещательного органа управления. Решения могут издаваться министерствами, ведомствами, учеными советами, общественными организациями по важным вопросам, входящим в компетенцию этих органов.
Постановление — правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами коллегиального управления (комитетами, комиссиями), главами администрации субъектов РФ, мэрами городов и т. д., общественными организациями в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами и организациями.
Постановления и решения оформляются на бланках и имеют следующие реквизиты: Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Федерации или муниципального образования), если организация имеет право на гербовый бланк, наименование вышестоящего органа, наименование организации-автора, название вида документа, дата и номер документа, место издания, заголовок к тексту, подпись руководителя коллегиального органа.
Текст постановления или решения состоит из двух частей — констатирующей и распорядительной, разделенных в постановлениях словом «ПОСТАНОВЛЯЕТ», в решениях «РЕШИЛ» («РЕШИЛА», «РЕШИЛО»), которое печатается прописными буквами. Распорядительная часть излагается пунктами, имеющими нумерацию
Распоряжение — акт управления государственного органа, имеющий властный характер, изданный в рамках присвоенной должностному лицу, государственному органу компетенции, имеющий обязательную силу для граждан и организаций, которым распоряжение адресовано.
Приказ является самым распространенным видом распорядительного документа, применяемого в практике управления. Он издается по основным вопросам, а именно: по вопросам внутренней жизни учреждения, организации, предприятия, по вопросам создания, ликвидации, реорганизации учреждений или их структурных частей; утверждения положений, инструкций, правил и т. п.
Как определить сроки хранения документов общеобразовательного учреждения
документов, требующих утверждения, а также по кадровым вопросам приема, перемещения, увольнения работников и др.
Приказы оформляются на бланке приказа. Обязательными реквизитами приказа являются наименование вышестоящей организации (если она имеется), наименование организации-автора, название вида документа (ПРИКАЗ), дата и номер документа, место издания, заголовок к тексту, подпись, визы.
Заголовок является обязательным реквизитом приказа, он должен быть сформулирован четко, по возможности кратко, выражая основное содержание документа, и должен отвечать на вопрос «О чем?».
Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части дается обоснование предписываемых действий.
Констатирующая часть отделяется от распорядительной словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается с новой строки прописными буквами. Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении или обосновании.
Распорядительная часть приказа излагается в повелительной форме от 1-го лица единственного числа. Каждое поручение оформляется в виде отдельного пункта. Пункты нумеруются арабскими цифрами.
Последний пункт приказа — это пункт о контроле, в котором указывается наименование должности лица, ответственного за исполнение документа, его инициалы и фамилия.
Указание — распорядительный документ, издаваемый министерствами, ведомствами, организациями преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов.
В целом указания составляются и оформляются аналогично приказам, но ключевыми словами в тексте указания могут быть: «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ» — в зависимости от содержания указания.
6. Учредительные документы – назначение, основные виды, требования к их оформлению. Обязательные реквизиты данного вида документов.
К основным учредительным документам, которые подтверждают статус юридических лиц, относят устав и учредительный договор. Создание малых предприятий, фирм, обществ, банков, финансовых групп, бирж, ассоциаций, концернов, объединений, предприятий и других предпринимательских структур без данных документов невозможно.
Поскольку устав и учредительный договор предприятий, фирм имеют самостоятельное значение и одинаковую юридическую силу, их следует утверждать и изменять в том же порядке. Они не должны текстуально дублировать друг друга, хотя наиболее принципиальные положения следует формулировать идентично.
Задание устава – дать полное представление о правовом статусе предприятия (фирмы) как самостоятельного хозяйственного субъекта, который имеет все права юридической лица, о его внутреннем механизме управления и самоуправления, режиме формирования и использования имущества предприятий (фирм), распоряжения его средствами и прибылью. В этом понимании устав – это акт предприятия, который внутренне регламентируется, дополняет и конкретизирует большинство положений учредительного договора. Такое назначение устава определяется и в его структуре, которая, в отличие от договора, более подробна и, как правило, состоит из следующих разделов: «Общие положения», «Предмет (вид), основные цели и направления деятельности», «Внешнеэкономическая деятельность», «Права фирмы», «Имущество фирмы», «Фонды фирмы», «Производственно-хозяйственная деятельность», «Управление фирмой и ее трудовым коллективом», «Организация и оплата труда», «Распределение прибыли (дохода) и возмещение убытков», «Учет, отчетность и контроль», «Прекращение деятельности фирмы (реорганизация и ликвидация)».
Суть учредительного договора заключается в том, что он является одной из разновидностей согласия о совместной хозяйственной деятельности с созданием самостоятельного юридического лица. Его содержание – объединение имущества (капиталов) и предпринимательских усилий с целью получения прибыли. Поэтому основным для учредительного договора является определение всех параметров взаимоотношений между участниками фирмы, в первую очередь имущественного и организационного характера. Это отражается и в структуре договора, которая имеет следующие разделы: «Преамбула», «Предмет договора», «Общие положения договора» «Юридический статус фирмы», «Виды деятельности», «Уставный фонд и вклады основателей (участников)», «Права и обязанности основателей (участников)», «Управление фирмой», «Распределение прибыли (дохода) и возмещение убытков», «Остальные условия», «Ответственность за нарушение договора», «Условия расторжения договора», «Условия и сроки вступления договора в действие».
7. Виды бланков официальных документов, их назначение, основные реквизиты, особенности оформления.
Бланк документа — это стандартный лист бумаги с нанесенными на нем постоянными реквизитами.
На рабочем поле бланка, предназначенном для переменной информации, могут также размещаться символические графические знаки (ограничительные отметки): уголки, линии и т. п., которые служат ориентирами при оформлении документов, указывают место размещения переменных реквизитов, отмечают места для пробивки отверстий под подшивку документов.
ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает два стандартных формата бланков документов: А4 (210×297 мм) и А5 (148×210 мм) (Соответствуют Международному стандарту ИСО 216:1975). В делопроизводстве также находит применение формат A3 (297×420), используемый для подготовки больших таблиц, диаграмм, схем в качестве приложений к различным видам документов.
Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:
20 мм — левое;
10 мм — правое;
20 мм — верхнее;
20 мм — нижнее.
Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица стандартом установлены следующие виды документов: общий бланк, бланк письма, бланк конкретного вида документа.
Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма. В зависимости от учредительных документов организации, общий бланк включает в себя реквизиты 01 — Государственный герб Российской Федерации; 02 — герб субъекта Российской Федерации; или 03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 08 — наименование организации; 11 — дата документа; 14 — место составления или издания документа.
Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04 — код организации; 05 — основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица (новый); 06 — идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) (новый); 08 — наименование организации; 09 — справочные данные об организации; и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11 — дата документа; 12 — регистрационный номер документа; 13 — ссылка на регистрационный номер и дату документа; 14 — место составления или издания документа; 15 — адресат; 17 — резолюция; 18 — заголовок к тексту; 19 — отметка о контроле; 20 — текст документа; Для бланков писем характерны два варианта размещения постоянных реквизитов в рамках выделенной зоны — угловое и продольное.
ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает определенные требования к размещению на бланках постоянных реквизитов и ограничительных отметок.
Реквизит 01 — Государственный герб Российской Федерации; 02 — герб субъекта Российской Федерации; или 03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); располагают над серединой реквизита 08 — наименование организации; 03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); допускается располагать на уровне реквизита 08 — наименование организации; 08 — наименование организации; 09 — справочные данные об организации; 10 — наименование вида документа; 14 — место составления или издания документа; ограничительные отметки для реквизитов 11 — дата документа; 12 — регистрационный номер документа; 13 — ссылка на регистрационный номер и дату документа; в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:
центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов) или
флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).
Бланки документов следует изготавливать на плотной белой бумаге или бумаге светлых тонов. Воспроизведение реквизитов на бланках может производиться типографским способом, с применением средств оперативной полиграфии или с помощью вычислительной техники при подготовке конкретного документа.
⇐ Предыдущая12
Законодательством предусматривается обязанность организаций хранить некоторые виды документов. Так, ст. 17 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (в ред. от 23.07.98) установлена обязанность организаций хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.
Также пп. 8 п.
Номенклатура дел: сроки хранения документов и статьи
1 ст. 23 НК РФ предусмотрена обязанность для налогоплательщиков в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, а также документов, подтверждающих полученные доходы (для организаций — также и произведенные расходы) и уплаченные (удержанные) налоги.
В ст. 50 Закона "Об ООО", в ст. 89 Федерального закона от 26.12.95 № 208-ФЗ "Об акционерных обществах" (далее — Закон "Об АО"), в ст. 28 Федерального закона от 11.07.97 № 97-ФЗ “О внесении изменений и дополнений в Закон Российской Федерации "О потребительской кооперации в Российской Федерации"” (с изм. от 28.04.2000) также указаны перечни документов, которые обязаны хранить юридические лица соответствующих организационно-правовых форм.
Для некоторых видов юридических лиц место хранения документов, подлежащих обязательному сохранению, определяется законом. Так, в соответствии с п. 2 ст. 50 Закона "Об ООО" общество хранит документы по месту нахождения его единоличного исполнительного органа или в ином месте, известном и доступном участникам общества. Порядок хранения документов должен быть отражен в уставе общества (п. 2 ст. 12 Закона "Об ООО"). Место хранения документов определено также для акционерных и потребительских обществ. Заказать юридический адрес и хранить по нему документы возможно если Вы обратитесь в нашу компанию. Покупка юридического адреса на сегодня самая распространённая услуга. Покупая юридический адрес у собственника Вы обезапасите себя от многих негативных последствием связанных с юридическими адресами массовой регистрации.
Определение сроков хранения документов на предприятии
⇐ Предыдущая12
Кроме общего Перечня типовых управленческих документов, для определения сроков хранения документов на предприятии существуют так называемые ведомственные перечни, как например:
- «Перечень документов, образующихся в деятельности Сберегательного банка Российской Федерации и учреждений его системы, с указанием сроков хранения» и др.
- «Перечень документов, образующихся в деятельности Федеральной налоговой службы, ее территориальных органов и подведомственных организаций, с указанием сроков хранения»
Использовать типовые перечни, определяющие сроки хранения документов на предприятии, очень удобно. Но в некоторых случаях, помимо указания конкретного срока (1 год, 5 лет, 75 лет и др.), существуют такие пометки, как:
- до замены новыми: хранить документ необходимо до тех пор, пока не появится новый документ;
- до минования надобности: в данном случае сроки хранения документов организация определяет сама;
- ЭПК: документы дела должны быть проверены экспертной комиссией, которая проводит полистную экспертизу дела.
5. Распорядительные документы: виды, и их характеристика, требования к их оформлению.
Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по каналам системы управления: от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к подведомственным структурам — филиалам, подразделениям, рядовым исполнителям. Все распорядительные документы кроме властного содержат в себе также организующее начало.
Решения, постановления и приказы издают во всех случаях, когда необходимо принять нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации.
Распоряжения, указания издаются по оперативным вопросам и для организации исполнения постановлений, решений и приказов.
С точки зрения сферы их действия распорядительные документы подразделяются:
- документы, действующие на федеральном уровне, — правовые акты, издаваемые Президентом Российской Федерации и Правительством Российской Федерации;
- правовые акты, действующие на федеральном уровне, создаваемые федеральными органами исполнительной власти;
- правовые акты, действующие на уровне субъектов Российской Федерации;
- распорядительные документы, действующие в рамках отдельной организации, предприятия, фирмы.
Решение — это правовой акт коллегиального или совещательного органа управления. Решения могут издаваться министерствами, ведомствами, учеными советами, общественными организациями по важным вопросам, входящим в компетенцию этих органов.
Постановление — правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами коллегиального управления (комитетами, комиссиями), главами администрации субъектов РФ, мэрами городов и т. д., общественными организациями в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами и организациями.
Постановления и решения оформляются на бланках и имеют следующие реквизиты: Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Федерации или муниципального образования), если организация имеет право на гербовый бланк, наименование вышестоящего органа, наименование организации-автора, название вида документа, дата и номер документа, место издания, заголовок к тексту, подпись руководителя коллегиального органа.
Текст постановления или решения состоит из двух частей — констатирующей и распорядительной, разделенных в постановлениях словом «ПОСТАНОВЛЯЕТ», в решениях «РЕШИЛ» («РЕШИЛА», «РЕШИЛО»), которое печатается прописными буквами. Распорядительная часть излагается пунктами, имеющими нумерацию
Распоряжение — акт управления государственного органа, имеющий властный характер, изданный в рамках присвоенной должностному лицу, государственному органу компетенции, имеющий обязательную силу для граждан и организаций, которым распоряжение адресовано.
Приказ является самым распространенным видом распорядительного документа, применяемого в практике управления. Он издается по основным вопросам, а именно: по вопросам внутренней жизни учреждения, организации, предприятия, по вопросам создания, ликвидации, реорганизации учреждений или их структурных частей; утверждения положений, инструкций, правил и т. п. документов, требующих утверждения, а также по кадровым вопросам приема, перемещения, увольнения работников и др.
Приказы оформляются на бланке приказа. Обязательными реквизитами приказа являются наименование вышестоящей организации (если она имеется), наименование организации-автора, название вида документа (ПРИКАЗ), дата и номер документа, место издания, заголовок к тексту, подпись, визы.
Заголовок является обязательным реквизитом приказа, он должен быть сформулирован четко, по возможности кратко, выражая основное содержание документа, и должен отвечать на вопрос «О чем?».
Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части дается обоснование предписываемых действий.
Констатирующая часть отделяется от распорядительной словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается с новой строки прописными буквами. Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении или обосновании.
Распорядительная часть приказа излагается в повелительной форме от 1-го лица единственного числа. Каждое поручение оформляется в виде отдельного пункта. Пункты нумеруются арабскими цифрами.
Последний пункт приказа — это пункт о контроле, в котором указывается наименование должности лица, ответственного за исполнение документа, его инициалы и фамилия.
Указание — распорядительный документ, издаваемый министерствами, ведомствами, организациями преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов.
В целом указания составляются и оформляются аналогично приказам, но ключевыми словами в тексте указания могут быть: «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ» — в зависимости от содержания указания.
6. Учредительные документы – назначение, основные виды, требования к их оформлению. Обязательные реквизиты данного вида документов.
К основным учредительным документам, которые подтверждают статус юридических лиц, относят устав и учредительный договор. Создание малых предприятий, фирм, обществ, банков, финансовых групп, бирж, ассоциаций, концернов, объединений, предприятий и других предпринимательских структур без данных документов невозможно.
Поскольку устав и учредительный договор предприятий, фирм имеют самостоятельное значение и одинаковую юридическую силу, их следует утверждать и изменять в том же порядке. Они не должны текстуально дублировать друг друга, хотя наиболее принципиальные положения следует формулировать идентично.
Задание устава – дать полное представление о правовом статусе предприятия (фирмы) как самостоятельного хозяйственного субъекта, который имеет все права юридической лица, о его внутреннем механизме управления и самоуправления, режиме формирования и использования имущества предприятий (фирм), распоряжения его средствами и прибылью. В этом понимании устав – это акт предприятия, который внутренне регламентируется, дополняет и конкретизирует большинство положений учредительного договора. Такое назначение устава определяется и в его структуре, которая, в отличие от договора, более подробна и, как правило, состоит из следующих разделов: «Общие положения», «Предмет (вид), основные цели и направления деятельности», «Внешнеэкономическая деятельность», «Права фирмы», «Имущество фирмы», «Фонды фирмы», «Производственно-хозяйственная деятельность», «Управление фирмой и ее трудовым коллективом», «Организация и оплата труда», «Распределение прибыли (дохода) и возмещение убытков», «Учет, отчетность и контроль», «Прекращение деятельности фирмы (реорганизация и ликвидация)».
Суть учредительного договора заключается в том, что он является одной из разновидностей согласия о совместной хозяйственной деятельности с созданием самостоятельного юридического лица. Его содержание – объединение имущества (капиталов) и предпринимательских усилий с целью получения прибыли.
Храним документы в организации правильно
Поэтому основным для учредительного договора является определение всех параметров взаимоотношений между участниками фирмы, в первую очередь имущественного и организационного характера. Это отражается и в структуре договора, которая имеет следующие разделы: «Преамбула», «Предмет договора», «Общие положения договора» «Юридический статус фирмы», «Виды деятельности», «Уставный фонд и вклады основателей (участников)», «Права и обязанности основателей (участников)», «Управление фирмой», «Распределение прибыли (дохода) и возмещение убытков», «Остальные условия», «Ответственность за нарушение договора», «Условия расторжения договора», «Условия и сроки вступления договора в действие».
7. Виды бланков официальных документов, их назначение, основные реквизиты, особенности оформления.
Бланк документа — это стандартный лист бумаги с нанесенными на нем постоянными реквизитами.
На рабочем поле бланка, предназначенном для переменной информации, могут также размещаться символические графические знаки (ограничительные отметки): уголки, линии и т. п., которые служат ориентирами при оформлении документов, указывают место размещения переменных реквизитов, отмечают места для пробивки отверстий под подшивку документов.
ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает два стандартных формата бланков документов: А4 (210×297 мм) и А5 (148×210 мм) (Соответствуют Международному стандарту ИСО 216:1975). В делопроизводстве также находит применение формат A3 (297×420), используемый для подготовки больших таблиц, диаграмм, схем в качестве приложений к различным видам документов.
Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:
20 мм — левое;
10 мм — правое;
20 мм — верхнее;
20 мм — нижнее.
Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица стандартом установлены следующие виды документов: общий бланк, бланк письма, бланк конкретного вида документа.
Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма. В зависимости от учредительных документов организации, общий бланк включает в себя реквизиты 01 — Государственный герб Российской Федерации; 02 — герб субъекта Российской Федерации; или 03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 08 — наименование организации; 11 — дата документа; 14 — место составления или издания документа.
Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04 — код организации; 05 — основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица (новый); 06 — идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) (новый); 08 — наименование организации; 09 — справочные данные об организации; и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11 — дата документа; 12 — регистрационный номер документа; 13 — ссылка на регистрационный номер и дату документа; 14 — место составления или издания документа; 15 — адресат; 17 — резолюция; 18 — заголовок к тексту; 19 — отметка о контроле; 20 — текст документа; Для бланков писем характерны два варианта размещения постоянных реквизитов в рамках выделенной зоны — угловое и продольное.
ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает определенные требования к размещению на бланках постоянных реквизитов и ограничительных отметок.
Реквизит 01 — Государственный герб Российской Федерации; 02 — герб субъекта Российской Федерации; или 03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); располагают над серединой реквизита 08 — наименование организации; 03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); допускается располагать на уровне реквизита 08 — наименование организации; 08 — наименование организации; 09 — справочные данные об организации; 10 — наименование вида документа; 14 — место составления или издания документа; ограничительные отметки для реквизитов 11 — дата документа; 12 — регистрационный номер документа; 13 — ссылка на регистрационный номер и дату документа; в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:
центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов) или
флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).
Бланки документов следует изготавливать на плотной белой бумаге или бумаге светлых тонов. Воспроизведение реквизитов на бланках может производиться типографским способом, с применением средств оперативной полиграфии или с помощью вычислительной техники при подготовке конкретного документа.
⇐ Предыдущая12
Таблица по срокам хранения отдельных видов документов
| Вид документов | Срок хранения | Норма законодательства |
|---|---|---|
| Бухгалтерская отчетность и учетные регистры | ||
| Годовая бухгалтерская отчетность* | Не менее 10 лет | Пункт 1 статьи 17 Закона № 129-ФЗ и пункт 135 Перечня |
| Сводная годовая бухгалтерская отчетность* | До ликвидации организации** | |
| Квартальная бухгалтерская отчетность* | Не менее 5 лет (при отсутствии годовой бухгалтерской отчетности — не менее 10 лет) | |
| Месячная бухгалтерская отчетность* | Не менее 1 года (при отсутствии годовой, квартальной бухгалтерской отчетности — не менее 10 лет) | |
| Передаточные, разделительные, ликвидационные балансы, приложения и пояснительные записки к ним | До ликвидации организации** | Пункт 136 Перечня |
| Бухгалтерские учетные регистры (главная книга, журналы-ордера, разработочные таблицы, оборотные ведомости и др.) | Не менее 5 лет при условии завершения ревизии или проверки (например, налоговой) и отсутствия споров и разногласий*** | Пункт 1 статьи 17 Закона № 129-ФЗ и пункты 148 и 168 Перечня |
| Рабочий план счетов бухгалтерского учета и другие документы учетной политики | Не менее 5 лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз | Пункт 2 статьи 17 Закона № 129-ФЗ |
| О тчетность по налогам (сборам) и документы, необходимые для исчисления налогов (сборов) | ||
| Годовые отчеты по налогам (налоговые декларации) | Не менее 10 лет | Пункт 170 Перечня |
| Квартальные отчеты по налогам (налоговые декларации) | Не менее 5 лет (при отсутствии годовых — не менее 10 лет) | |
| Месячные отчеты по налогам (налоговые декларации) | Не менее 1 года (при отсутствии квартальных — не менее 5 лет) | |
| Счета-фактуры | Не менее 5 лет при условии завершения проверки или ревизии (например, налоговой) и отсутствия споров и разногласий*** | Пункт 150 Перечня |
| Книги покупок, книги продаж | Не менее полных 5 лет с даты последней записи | Пункты 15 и 27 Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 № 914 |
| Документы, подтверждающие объем налогового убытка прошлых лет, сумма которого перенесена на будущее при расчете налога на прибыль | Не менее 4 лет после окончания налогового периода, налоговая база по итогам которого была уменьшена на сумму убытков прошлых лет | Пункт 4 статьи 283 НК РФ |
| Документы, подтверждающие объем убытка предыдущих налоговых периодов, сумма которого перенесена на будущее при расчете ЕСХН или налога, уплачиваемого при применении УСН | Пункт 5 статьи 346.6 и пункт 7 статьи 346.18 НК РФ | |
| Первичные документы | ||
| Первичные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые, банковские документы, акты о приеме, сдаче, списании имущества и ТМЦ, накладные, авансовые отчеты и др.) | Не менее 5 лет при условии завершения проверки или ревизии (например, налоговой) и отсутствия споров и разногласий*** | Пункт 1 статьи 17 Закона № 129-ФЗ и пункт 150 Перечня |
| Путевые листы | Не менее 5 лет | Пункт 18 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов, утвержденных приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152 |
| Лицевые счета работников | Не менее 75 лет | Пункт 153 Перечня |
| Документы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат | Не менее 5 лет при условии завершения проверки или ревизии (например, налоговой) и отсутствия споров и разногласий***, а при отсутствии лицевых счетов — не менее 75 лет | Пункт 155 Перечня |
| Исполнительные документы | Не менее 5 лет | Пункт 162 Перечня |
| Документы о дебиторской и кредиторской задолженности (справки, акты сверки, переписка и др.) | Пункт 163 Перечня | |
| Документы о недостачах, растратах, хищениях | ||
| Документы об оплате учебных отпусков | Пункт 165 Перечня | |
| Документы о переоценке основных фондов, определении износа основных средств, оценке стоимости имущества организации | До ликвидации организации** | Пункт 166 Перечня |
| Документы об амортизационных отчислениях (акты, ведомости, расчеты) | Не менее 5 лет | Пункт 167 Перечня |
| Документы о приеме-передаче векселей, их оплате или размене | Пункт 179 Перечня | |
| Документы о ведении валютных и обменных операций, операций с грантами | До ликвидации организации** | Пункт 181 Перечня |
| Документы об инвентаризации основных средств, имущества, зданий и сооружений, ТМЦ (инвентарные описи, акты, ведомости, протоколы заседаний инвентаризационных комиссий) | Не менее 5 лет при условии завершения проверки или ревизии (например, налоговой) и отсутствия споров и разногласий*** | Пункт 192 Перечня |
| Договоры и контракты | ||
| Договоры, соглашения (кредитные, хозяйственные, операционные) | Не менее 5 лет после истечения срока действия договора, соглашения | Пункт 186 Перечня |
| Паспорта сделок | До ликвидации организации** | Пункт 187 Перечня |
| Документы о приеме выполненных работ (акты, справки, счета) | Не менее 5 лет, а при отсутствии лицевых счетов — не менее 75 лет | Пункт 188 Перечня |
| Договоры о материальной ответственности | Не менее 5 лет после увольнения материально ответственного лица | Пункт 189 Перечня |
| Кадровые документы | ||
| Коллективный договор | До ликвидации организации** | Пункт 275 Перечня |
| Документы о переводе работников на сокращенный рабочий день или сокращенную рабочую неделю | Не менее 5 лет | Пункт 277 Перечня |
| Табели (графики), журналы учета рабочего времени | Не менее 1 года**** | Пункт 281 Перечня |
| Документы о премировании работников | Не менее 5 лет | Пункт 293 Перечня |
| Трудовые договоры (контракты, соглашения) | Не менее 75 лет | Пункт 338 Перечня |
| Личные карточки работников (в том числе временных работников) | Не менее 75 лет | Пункт 339 Перечня |
| Невостребованные трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства и другие личные документы работников | До момента востребования, но не менее 50 лет | Пункт 342 Перечня |
| Книги, журналы выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним | Не менее 50 лет | Пункт 358 Перечня |
| Графики предоставления отпусков | Не менее 1 года | Пункт 356 Перечня |
| Документы по охране труда | ||
| Акты, предписания по технике безопасности, документы об их выполнении | Не менее 5 лет | Пункт 295 Перечня |
| Перечень профессий с вредными условиями труда, утвержденный организацией | До замены новым**** | Пункт 304 Перечня |
| Списки работающих на производстве с вредными условиями труда | Не менее 75 лет | Пункт 305 Перечня |
| Табели и наряды работников вредных профессий | Не менее 75 лет | Пункт 305 Перечня |
| Акты расследования профессиональных отравлений и заболеваний | Не менее 45 лет | Пункт 312 Перечня |
| Журналы, книги учета профилактических работ, инструктажа по технике безопасности | Не менее 10 лет | Пункт 316 Перечня |
| Журналы проведения аттестации по технике безопасности | Не менее 5 лет | |
| Документы об аттестации рабочих мест по условиям труда (протоколы, ведомости, карты аттестации рабочих мест и др.) | Не менее 5 лет (рекомендовано хранить в течение 45 лет) | Пункт 332 Перечня и пункт 8 Порядка проведения аттестации рабочих мест по условиям труда, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 31.08.2007 № 569 |
| Документы по контрольно-кассовой технике (ККТ) | ||
| Документация по ККТ***** | Не менее 5 лет с даты окончания использования ККТ | Пункт 14 Положения о регистрации и применении контрольно-кассовой техники, используемой организациями и индивидуальными предпринимателями, утвержденного постановлением Правительства РФ от 23.07.2007 № 470 |
| Использованные контрольные ленты, накопители фискальной памяти и программно-аппаратные средства, обеспечивающие некорректируемую регистрацию и энергонезависимое долговременное хранение информации | ||
| Статистические документы | ||
| Годовые и с большей периодичностью статистические отчеты и таблицы | Не менее 10 лет | Пункт 199 Перечня |
| Сводные годовые и с большей периодичностью статистические отчеты и таблицы | До ликвидации организации** | |
| Полугодовые статистические отчеты и таблицы | Не менее 5 лет (при отсутствии годовых — не менее 10 лет) | |
| Квартальные статистические отчеты и таблицы | Не менее 5 лет (при отсутствии годовых, полугодовых — не менее 10 лет) | |
| Месячные статистические отчеты и таблицы | Не менее 1 года (при отсутствии годовых, полугодовых, квартальных — не менее 10 лет) | |
| * К бухгалтерской отчетности относятся бухгалтерские балансы, приложения к ним, предусмотренные нормативными актами, отчеты о прибылях и убытках, пояснительные записки, аудиторские заключения, подтверждающие достоверность бухгалтерской отчетности организации (если она подлежит обязательному аудиту) и другие специализированные формы (п. | ||
1Нормативные документы, определяющие сроки хранения
2 ст. 13 Закона № 129-ФЗ).
** Это следует из положений пункта 2.4.2 Указаний.
*** При возникновении споров, разногласий документы сохраняются до вынесения окончательного решения.
**** Если являются первичными учетными документами, их необходимо хранить не менее пяти лет (п. 1 ст. 17 Закона № 129-ФЗ).
***** Включает в себя документы, связанные с производством, продажей, технической поддержкой, приобретением, регистрацией, вводом в эксплуатацию, эксплуатацией и выводом из эксплуатации контрольно-кассовой техники.
| АрКаДа-Центр АРХИВНОЕ И КАДРОВОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО Бесплатная консультация: +7 (499) 938-42-57 |
И. Соколова На семинарах мне все чаще задают вопросы: где и как хранить документы, образующиеся в ходе деятельности организации; нужно ли создавать специальные архивы; какими нормативными документами при этом руководствоваться; каким требованиям должно отвечать помещение? |
«Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», ГОСТ 7.50-2002 «Консервация документов. Общие требования», в котором устанавливаются требования к хранению и работе с документами длительного хранения, в том числе и к помещениям для хранения документов.
В свою очередь, Основные правила работы архивов являются главным нормативным документом, закрепляющим систему хранения документов в делопроизводстве и архиве. Правила опираются на современную правовую базу деятельности государственных архивов, учитывают различные формы собственности на архивные документы, влияющие на организацию работы с ними. Их требования рассчитаны на государственные и ведомственные архивы с различным объемом и составом документов. В них регламентирована технология сохранности документов. В этот норматив включены требования к номенклатурам дел. Правила закрепляют общие принципы формирования дел, порядок организации и проведения экспертизы ценности, описания документов; порядок и методику подготовки дел к передаче, как в ведомственный, так и в государственный архивы.
Нормативными документами, закрепляющими сроки хранения, являются различные Перечни документов со сроками хранения, для организаций как государственной, так и негосударственной формы собственности.
Положения об ЭК (ЦЭК) устанавливают порядок проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке их к передаче на государственное хранение. Примерное положение об архиве учреждений регламентирует порядок хранения и комплектования документами ведомственного архива, ответственность за их сохранность, порядок учета и использования.
В начале третьего тысячелетия архивы являются главным звеном преемственности исторического времени, фиксирующим эволюцию общественных процессов.
Архивы сегодня как никогда привлекают исследователей, вознаграждая их стремление ко все более глубокому проникновению в былое удивительными находками.
Слово «архив» в переводе с греческого означает «дворец правителя», «присутственное место». Но мы, этим словом, обозначаем хранилище документов.
В историческом исследовании невозможно обойтись без изучения документов, поэтому задача их сохранения является очень важной.
Начиная свою жизнь в организации, учреждении или предприятии документы завершают ее в архиве, который является окончательным местом их хранения. Как в делопроизводстве спланирована система хранения документов, зависит и его архивное хранение, и трудоемкость организации архива, и полнота сохранности документов.
Каким образом в вашей организации будут храниться документы, Вы можете решить самостоятельно. В Федеральном законе «Об архивном деле» нет нормы, обязывающей коммерческие организации создавать архив. Однако, документы, образующиеся в деятельности организации ни в коем случае нельзя уничтожать, так как они могут быть затребованы при разнообразных проверках вашей организации.
Сроки хранения документов
Таким образом, в любом случае документация должна быть оформлена должным образом и находиться на хранении.
Принятие решение о создании архива организации, как структуре подразделения, зависит от объема документооборота организации.
Если вы приняли решение создать архив, как самостоятельное подразделение организации, то порядок работы должен определяться специальным локальным актом «Положение об архиве организации». В Положении желательно отразить такие пункты, как общие положения работы архива, функции и основные задачи, права архива, состав документов архива, ответственность лиц, возглавляющих архив организации.
Так как документы, находящиеся в архиве, могут использоваться в процессе деятельности организации, поэтому необходимо создать «Регламент выдачи документов из архива» по заявлениям сотрудников организации и запросам сторонних организаций. Выдача документов должна регистрироваться в «Книге выдачи дел». Необходимо также составить должностные инструкции сотрудников архива организации.
Помещение для хранения документов вашей организации должны соответствовать определенным требованиям, перечисленным в ГОСТе 7.50-2002. То есть это должно быть специально обустроенное отдельное помещение, оснащенное техническими средствами, обеспечивающими режим хранения документов. В помещениях хранилищ не допускаются трубы водоснабжения и канализации, а также технологические выводы воды. Помещения должны быть оборудованы пожарной и охранной сигнализацией и системой пожаротушения. Над архивными помещениями, под ними и в смежных с ними комнатах не допускается располагать установки вентиляционного оборудования, бойлерные с насосными установками, компрессоры, холодильные и другие машины, производящие вибрации.
Архив организации можно расположить в приспособленном помещении только после экспертизы. Результаты экспертизы проверки пригодности помещения по таким критериям, как огнестойкость, долговечность, прочность конструкций, наличие в помещении вентиляционных и отопительных систем, должны быть оформлены специальным актом.
Подготовка дел для передачи в архив организации делится на основные стадии:
— формирование дел;
— оформление дел;
 -; экспертиза ценности документов.
Формирование дел начинается с начала года на текущий календарный год (за исключением дел, которые содержат документы, не завершенные в течение года) в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
Документы формируются в дела в соответствии со сроками хранения. Документы, имеющий долговременный – более 10 лет – срок хранения в дальнейшем подлежат архивной обработке и передаче их на государственное хранение. К таким документам относятся:
— трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним;
— договоры подряда;
— книга учета, приема, перемещения работников;
— приказы по личному составу (прием, перемещение, увольнение, премирование);
— штатное расписание;
— личные карточки (ф.Т-2) сотрудников;
— личные дела сотрудников;
— списки работников, занятых на производстве с вредными условиями труда;
— табели и наряды работников вредных профессий;
— акты о несчастных случаях на производстве;
— лицевые счета работников или расчетно — платежные ведомости по заработной плате.
При проведении экспертизы ценности документов выделяются дела с истекшими сроками хранения к уничтожению и подлежащих передаче на государственное хранение.
Документы, находящиеся в россыпи, формируются в дела и подлежат полному оформлению: подшивка или переплет дела, нумерация листов, составление заверительной надписи дела, составление внутренней описи документов, оформление обложки дела.
В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению, при этом разрешается не проводить пересистематизацию документов в деле, не нумеровать листы дела и не составлять заверительные надписи.
К сожалению, попадая в государственный архив, документы находятся в различном, зачастую неупорядоченном состоянии, что значительно снижает их информативную ценность и возможность полноценного использования.
В этом случае сотрудники архива, вынуждены начинать работу по подготовке дел для дальнейшего хранения с проведения экспертизы их ценности, заново формировать дела и разрабатывать или усовершенствовать уже имеющийся научно-справочный аппарат.
Эти факторы играют определяющую роль в стремлении государственных архивов к первоначальной правильной постановке, организации и ведении делопроизводства, а также упорядочению текущего хранения документов в организациях.
Введение
Актуальность темы .
Ежедневно в организациях и учреждениях разрабатывается и поступает большое количество различных видов документов. Все они имеют разную значимость, определенный срок хранения и могут быть заново востребованы после окончания работы с ними. Для того чтобы найти нужный документ не составляло труда, была разработана примерная система организации хранения документов в организации после окончания работы с ними, но до поступления в архив. Соблюдение всех правил позволяет не только не потерять, но легко и оперативно находить важные документы.
Целью работы является проследить процесс хранения документов в организации.
Цель работы определяет следующие задачи :
1. Раскрыть значение номенклатуры дел
2. Рассмотреть порядок формирования дел
3. Изучить условия хранения документации
4. Проанализировать порядок обработки дел для последующего хранения
5. Выявить правила проведения экспертизы ценностей документов
6. Рассмотреть порядок оформления дел
7. Изучить процесс сдачи дел в ведомственный архив
Объектом исследования являются документация организации.
Предмет исследования – система обеспечения сохранности документации в организации.
Источниковая база
Основные аспекты хранения документации в организации изложены в законодательно-нормативных документах: ГОСТ 17914–72 «Обложка дел длительных сроков хранения. Типы размеры и технические требования», ГОСТ 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», «Единая государственная система делопроизводства. Основные положения», «Основные правила работы государственных архивов», «Основные правила работы ведомственных архивов», «Основные правила работы архивов организации».
Основная идея «Единая государственная система делопроизводства» – всесторонняя комплексная унификация. Основные положения ЕГСД состоят из общей части, 9 тематических разделов и приложений. Общая часть определяет задачи разработки системы, устанавливает сферу ее применения и правовой статус документа. Комплекс проблем, составляющих содержание тематических разделов, можно подразделить на четыре группы: унификация и стандартизация документов; рациональная организация документооборота; организация труда делопроизводственного персонала; механизация и автоматизация управленческого труда и делопроизводства.
Государственный стандарт 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» устанавливает для каждого понятия один стандартизированный термин. Это приводит к одинаковому пониманию того или иного термина в области делопроизводства и архивного дела.
«Основные правила работы ведомственных архивов»: определяют задачи и функции ведомственных архивов по обеспечению ведомственного хранения документов; правовой статус, задачи и функции экспертных комиссий организаций; общие требования к созданию оптимальных условий хранения документов; требования к составлению и порядок оформления годовых разделов сводных описей дел организаций; рассматривают вопросы разработки, порядка согласования и утверждения номенклатур дел; вопросы подготовки и передаче документов в ведомственный архив; вопросы классификации документов, находящихся на ведомственном хранении.
Степень изученности темы
Всю имеющуюся по теме литературу можно условно разделить на три группы: труды, носящие общий, обзорный характер; публикации, рассматривающие данную тему как глубоко теоретический вопрос; работы, имеющие полезное практическое значение.
К первой группе можно отнести исследования: Соколова В.С., Петелина В.Г., Непогоды А.В., Сергазина Ж.Ф. Данная группа дает представление о сохранности документов в организации, главные понятия и основные положения.
Теоретические основы организации хранения документации в организации были затронуты в работах таких научных деятелей, как: Андреева В.И., Кузнецова Т.В., Уфинов С.С., Вигер А.М. Здесь подробно рассматриваются теоретические вопросы, касающиеся темы, затронуты детали и частные возможные случаи.
Работы, имеющие полезное практическое значение, таких авторов, как: Крайская З.В., Булюлина Е.В., Смирнова Е.П., Стяжкина Т.А. Данные работы имеют высокое значение для наилучшего изучения темы.
Горфейн Г.М. в своем исследовании «Архивоведение» показывает не только условия сохранности архивных документов, но и организацию документов и дел Архивного фонда Российской Федерации.
Труды Охотникова А.В. «Документоведение и делопроизводство» обращает внимание на классификацию документов, системы документаций, документную коммуникацию и документную деятельность, где рассматривается хранение документов.
Исследование «Делопроизводство» Стенюкова М.В. подробно раскрывает этапы работы с документами. Одним, из которых является этап – текущее хранение документов. Так же в данном исследовании рассматривается классификация документов по различным основаниям.
Работа Кирсановой М.В. «Современное делопроизводство» послужила информационной базой для раскрытия заявленной темы. В данных работе очень широко освещена тема обеспечения сохранности документов.
Литература по данной теме охватывает все процессы подготовки документов и организацию работы с документами, в том числе и хранение, вплоть до их уничтожения или передачи на архивное хранение. Но на данном этапе времени происходит активный переход от бумажного документооборота к электронному. Тема организации хранения электронных носителей информации освещена мало и практически не изучена.
1. Организация хранения документации
1.1 Номенклатуры дел
В процессе деятельности фирмы, учреждения, предприятия получают и создают большое количество документов. После их использования в оперативной деятельности для решения текущих вопросов на первое место выступает такая функция документа как накопление и хранение информации. Документы становятся хранителями ретроспективной информации, надобность в которой может возникнуть вновь через определенное время, т.е. они выступают в роли памяти учреждения.
Быстрый поиск и использование таких документов возможны лишь при четкой их классификации. Простейшей классификацией документов является группировка их в дела. Государственный стандарт дает определение дела как «совокупность документов или документы, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности и помещенные в одну обложку». Специальным классификационным справочником, определяющим порядок распределения документов в дела, служит номенклатура дел.
Номенклатура дел – «систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке». Иначе говоря, номенклатура дел – это простейший классификатор, позволяющий быстро разложить документы по папкам (делам) для оперативного их поиска в случае надобности.
Номенклатура дел – документ многоцелевого назначения. Во-первых, как следует из определения номенклатуры, ее главным назначением является систематизация документов, то есть она служит планом распределения документов после их исполнения в дела и таким образом определяет систему хранения документов в учреждении. Во-вторых, каждое дело, включенное номенклатуру, имеет указание срока хранения документов, помещенных в него. Распределяя документы в дела в соответствии с номенклатурой, одновременно намечают, пока еще ориентировочно, срок хранения документа.
Как определить срок хранения документа?
Таким образом, с помощью номенклатуры дел проводится первый этап экспертизы ценности документов. В-третьих, номенклатура, закрепляя индексацию дел, используется при регистрации документов – индекс дела по номенклатуре входит составной частью в регистрационный индекс входящего и исходящего документов. В-четвертых, классификационная схема номенклатуры может быть использована как схема построения справочной картотеки на исполненные документы. В-пятых, номенклатура дел используется вместо описи как учетный документ при сдаче в архив учреждения дел со сроками храпения до 10 лет включительно. В-шестых, номенклатура дел служит основой при составлении описей на дела постоянного хранения со сроками хранения свыше 10 лет. В-седьмых, номенклатура дел имеет и справочное значение при изучении структуры учреждения.
Общие требования к составлению и оформлений номенклатур дел изложены в нормативно-методических документах: «Государственной системе документационного обеспечения управления», «Основных правилах работы ведомственных архивов», «Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации». Архивными учреждениями разработаны методические пособия по составлению номенклатур дел.
Номенклатура дел должна быть в каждом учреждении, организации, предприятии, фирме и охватывать все документы, создаваемые в процессе их деятельности. Номенклатуры дел бывают несколько видов: конкретные или индивидуальные (номенклатура дел отдельной организации, фирмы, учреждения, предприятия), примерные и типовые.
Индивидуальная номенклатура дел может быть для организации в целом или отдельно для каждого структурного подразделения.
В небольших учреждениях, не имеющих структурного деления, и в структурных подразделениях крупных учреждений конкретная номенклатура дел представляет собой систематизированный список названий дел, заводимых в них в течение календарного года. В крупном учреждении номенклатуры дел структурных подразделений объединяются в сводную номенклатуру дел всего учреждения.
Сводная номенклатура, как классификационный справочник, имеет структурную схему построения, в которой названиями частей (классами) будут наименования структурных подразделений.
Широкое распространение получили типовые и примерные номенклатуры дел, которые составляются для однородных по характеру деятельности организаций. Они позволяют установить единую систему формирования дел, унифицировать заголовки дел однородных документов, установить для них единые сроки хранения. Основные правила работы ведомственный архивов указывают, что типовая номенклатура дел устанавливает типовой состав дел, заводимых вделопроизводстве определенной категории организаций, единую индексацию этих дел в отрасли (системе) и является нормативным документом.
