Из чего состоит отметка о заверении копии

Секретарю часто приходится заверять соответствие копии документа подлиннику. Отметка о заверении копии располагается ниже реквизита "подпись документа". На основании требований ГОСТа Р 6.30-97 она вклю­чает слово "Верно", наименование должности лица, заверившего копию, его личную подпись, её расшифровку (два инициала и фамилия) и дату заверения. Например:

Верно

Секретарь Личная подпись Т.В.Романова

14.07.98

Если копия документа пересылается в другое учреждение или выда­ётся на руки, заверительную отметку удостоверяют печатью.

Тиражирование средствами оперативной полиграфии организации документов, выполненных на гербовом бланке и предназначенных для рассылки, ГОСТ Р 6.30-97 допускает только при условии заверения каж­дой копии документа печатью организации.

Гриф утверждения документа (реквизит 15).

После подписания некоторых видов документов требуется их утвер­ждение, после чего они приобретают юридическую силу. Необходимость утверждения этих документов обычно предусмотрена в нормативных актах.

Утверждение санкционирует содержание документа или распростра­няет его действие на определенный круг лиц и организаций.

Документ утверждается двумя способами, имеющими одинаковую юридическую силу: специально издаваемым документом (чаще всего распорядительным: постановлением, решением, приказом, иногда про­токолом) или должностным лицом. На утверждаемом документе простав­ляется гриф утверждения, имеющий соответственно два варианта офор­мления:

УТВЕРЖДАЮ УТВЕРЖДЕНО

Президент Акционерного общества Приказ Министра

"Гималаи" подпись Е.А. Султанов здравоохранения России

15.05.98 15.05.98 № 36

Слова УТВЕРЖДАЮ и УТВЕРЖДЕНО пишутся прописными буквами без кавычек. Далее в зависимости от вида утверждения указывается должность лица, утверждающего документ, его подпись, расшифровка подписи (инициалы и фамилия) и дата. Документ может быть утвержден руководителем своей организации или вышестоящей.

Если документ утверждается другим документом, то указывается наименование утверждающего документа в именительном падеже, его дата и номер.

Располагается гриф утверждения в верхней правой части документа (на месте адресата в бланке письма).

Примерный перечень документов, подлежащих утверждению, дан в приложении к методическим рекомендациям "Оформление документов. Методические рекомендации на основе ГОСТ Р6.30-97.

4.4 ОТМЕТКИ НА ДОКУМЕНТЕ

Все этапы обработки прохождения и исполнения документа фикси­руются отметками, помогающими определить, где он находится в дан­ный момент и какова стадия его исполнения.

Отметка о поступлении документа в организацию (реквизит 28)

При поступлении документа на нем проставляется первая отметка, фиксирующая факт и время приема его в данной организации, специ­альным штемпельным аппаратом или вручную резиновым штемпелем. Она состоит из сокращенного названия организации, куда поступил до­кумент, даты получения и входящего учётного номера (индекса).

Дата получения является важным поисковым признаком и началом от­счета срока исполнения поступившего документа. С этого числа документ считается в работе учреждения и учреждение отвечает за полученный до­кумент. Входящий учётный номер может служить для поиска документа в делопроизводстве и, кроме того, он используется для учета количества поступивших документов в месяц, квартал, год. Проставлять отметку о получении документа рекомендуется на нижнем поле документа.

Для документов, полученных по факсу или компьютерной почтой, дата и время их поступления фиксируются автоматически.

Отметка для автоматического поиска документа (реквизит 29)

Если документ вводится в память машины или создан на компьюте­ре, на документе делается об этом специальная отметка. В соответствии с требованиями стандарта она может включать имя файла, код операто­ра, дату, место изготовления, а также другие поисковые данные.

Отметка располагается на нижнем поле каждого листа документа.

Резолюция (реквизит 16)

После первичной обработки и регистрации документ направляется руководителю (организации или структурного подразделения) для рас­смотрения. Результат рассмотрения отражается в резолюции.

Резолюция — "надпись на документе, сделанная должностным ли­цом, и содержащая принятое решение".* Она закрепляет распоряжение руководителя относительно вопроса, отраженного в документе. Это как бы маленький распорядительный документ, составляемый на получен­ном документе. От конкретности и четкости резолюции и правильного выбора исполнителя зависит качество исполнения задания и своевре­менность выполнения. К резолюции предъявляются те же требования, что и к любому распорядительному документу: четкость, конкретность, краткость. Резолюция состоит из следующих элементов: текста, подпи­си, даты. По своему характеру текст резолюции может быть двух видов. Резолюции, содержащие решение вопроса (например, "Зачислить", "Вы­делить 300 тыс. руб", "Отказать") или указание на порядок подготовки вопроса. Во втором случае текст резолюции должен содержать три час­ти: кому поручается — фамилия и инициалы исполнителя, что поручает­ся — характер и порядок решения вопроса, срок исполнения. Например:

Каревой Я.Д.

Свяжитесь с музеями и выясните их готовность

участия в совещании к 05.08.98

Личная подпись 28.07.98

 

* Юридический энциклопедический словарь. — М.: Советская энциклопедия, 1984, с. 319.

 

Если в резолюции указано несколько исполнителей, то лицо, указан­ное первым, является ответственным за исполнение документа и орга­низует работу других соисполнителей, привлекаемых по указанию руко­водителя к решению вопроса. Инициалы исполнителя указываются после фамилии (как при адресовании).

Если срок исполнения документа является типовым или он указан в тексте самого документа и, следовательно, не требуется его специаль­но указывать в резолюции, то руководитель может проставить в резолю­ции только фамилию исполнителя (исполнителей) с инициалами, поря­док подготовки вопроса, подпись и дату. Например:

ВеберуА.Б.

ГалкинуА.А.

Организуйте проведение конференции

к указанному сроку

Личная подпись 03.08.97

Резолюция переносится секретарем в регистрационную форму и час­то является основанием взятия документа на контроль. В этом случае срок исполнения документа берется из резолюции.

В ряде случаев, когда на документе нет свободного места или резо­люция готовится в виде отдельного поручения, ГОСТ Р 6.30-97 допуска­ет оформление резолюции на отдельном листе бумаги, обычно формата А6 или А7.

В управленческой практике организаций часто используют копии служебных документов.

Исходящие документы копируют для того, чтобы в делах организации остались их копии, поступающие в организацию и внутренние документы — если их нужно передать вазу нескольким исполнителям и т. д.

При копировании документов полностью воспроизводят информацию подлинного документа и его внешние признаки. Чтобы копия приобрела юридическую силу, необходимо ее заверение.

Заверение копий (в т.ч. ксерокопий) оформляется заверительной надписью, которая подтверждает полное соответствие копии подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется работником делопроизводственной службы, которому такое право предоставлено. Она помещается ниже реквизита "подпись" и включает слово Верно (без кавычек или скобок), наименование должности лица, заверившего копию, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию) и дату заверения, например:

Такой же порядок установлен для заверения выписки из документа (выписки из протокола, выписки из приказа), которая представляют собой точную копию части документа.

Отметка о заверении копии заменяет собой личные подписи подлиннике документа. Так, например, выписка из протокола заседания коллегиального органа не содержит личных подписей председателя и секретаря заседания или собрания. Секретарь заседания заверяет выписку, проставляя на ней отметку о заверении, после чего выписка приобретает юридическую силу, например:

В ряде учреждений и организаций устанавливается порядок заверения, при котором верность копии удостоверяется еще и проявлением оттиска печати.

ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТА

Например, в практике деятельности федеральных органов исполнительной власти копии приказов (распоряжений) или их размноженные экземпляры заверяются печатью делопроизводственной службы. Проставление оттиска печати на копиях документов (выписках из них) является обязательным, если документ представляется в другие организации.

Для копий ряда документов законодательно установлено их нотариальное заверение. К таким документам относятся, например, устав, свидетельство о регистрации, некоторые виды доверенностей, лицензии и др.

Задача поиска юридического лица по наименованию или иным критериям, не являющимися уникальными или однозначными, является не такой уж редкой. Например, Вам дали визитку с названием и контактами фирмы.

Понятное дело, на визитке не указывают ИНН и ОГРН фирмы, даже если это визитка главного бухгалтера .

Отметка о заверении копии (реквизит 25).

Между тем, для заказа выписки из ЕГРЮЛ необходим один из уникальных идентификаторов предприятия: ИНН или ОГРН. Большинство сервисов по предоставлению электронных выписок ЕГРЮЛ требуют указания этих реквизитов, так как выгрузка выписки из базы происходит при точном указании ОГРН фирмы.

Если Вы хотите найти фирму и сразу заказать на неё электронную выписку из ЕГРЮЛ, заполните форму запроса в БД ЕГРЮЛ и следуйте дальнейшим инструкциям сайта по оплате запроса.

Если же Ваша задача — просто установить основные реквизиты предприятия, воспользуйтесь бесплатным сервисом ЕГРЮЛ.налог.Ру, описание возможностей которого приведено на следующей странице.

Теперь несколько советов по поиску фирм в базе данных Единого Реестра Юридических Лиц.

Консалт-Бюро «Талисман» для удобства обработки подобных ситуаций реализовало предварительный поиск по базе данных ЕГРЮЛ по наименованию и юридическому адресу предприятия. Как это работает? В поисковой форме, помимо полей для кодов ОГРН и ИНН, содержатся поля для указания наименования и адреса юридического лица. Если Вы в запросе указали наименование фирмы (адрес указывать не обязательно), то через несколько минут в Вашем личном кабинете в записи данного запроса появится список найденных по указанным критериям предприятий с указанием ИНН, ОГРН, полного наименования и юридического адреса. Поставив галочки напротив нужных фирм, Вы можете сделать уже окончательный заказ электронной выписки ЕГРЮЛ или срочной бизнес-справки.

Особенности поиска фирмы по названию

1. Выдача списка найденных фирм ограничена 100 записями. Сделано это с одной стороны, чтобы излишне не нагружать систему доступа к базе ЕГРЮЛ, а с другой стороны, чисто практически, разбирать вручную таблицу с несколькими сотнями записей в поиске нужной организации некомфортно,  — нужно уточнить запрос для получения выдачи приемлемого размера.

2. Объем списка найденных по наименованию фирм зависит от уникальности названия. Например, наличие двойников по названию у фирм типа ЗАО «Центр Лунных Исследований на Рублёвке» так же меловероятно, как завтрашний рейсовый полёт на Луну. А вот по таким наименованиям, как «Спектр», «Альянс», «Лидер», «Содействие», «Перспектива», в базе ЕГРЮЛ найдется не одна тысяча организаций¹. Так как выдача ограничена первой сотней записей (сортировка по ОГРН), искомой Вами фирмы в этом списке может просто не оказаться.

3. Поэтому, если в наименовании фирмы хотя бы два слова (например, «Сталь Трейд»), то можно, ожидая приемлемого объма выборки, адрес и регион «прописки» организации не указывать. Если же наименование фирмы навскидку оценивается как весьма популярное, то лучше сразу указать регион предприятия. Ещё можно указать улицу из адреса фирмы, но здесь есть вероятность попасть на ситуацию, когда юридический и фактический адрес фирмы не совпадают, поэтому уточнять адрес имеет смысл, если выборка по названию + региону компании оказалась слишком большой.

4. Скурпулезно заполнять все поля поисковой формы тоже нет необходимости, всё-таки это не анкета на приём в ЦК КПСС. Указание дома или улицы в базе ЕГРЮЛ может отличаться от их написания на визитке или рекламном материале фирмы, и результат поиска окажется нулевой. Например, если Вы ищете фирму, зарегистрированную на проспекте Космонавтов, 15 , в графе «улица» поисковой формы укажите просто «Космонавтов», без всяких проспектов. Ну, и разумеется, если Вы знаете ИНН или ОГРН, заполнять все остальные реквизиты нет нужды.

Напомним, что найти ИНН и ОГРН фирмы по названию можно также через бесплатный сервис ФНС по частичному доступу к сведениям ЕГРЮЛ: http://egrul.nalog.ru/

К сожалению, сама структура базы данных ФНС ЕГРЮЛ не позволяет делать одновременный (кросс-табличный) поиск по нескольким таблицам. Например, база МРП (Московской регистрационной палаты), активно используемая службами безопасности до 2002 года, позволяла искать одновременно по наименованию фирмы и фамилии директора, что существенно упрощало нахождение предприятия по «визиточным» реквизитам. Кстати, и сейчас, при использовании базы ЕГЮЛ онлайн, не стоит пренебрегать проверкой физического лица по ЕГРЮЛ. Выписка по физическому лицу позволит не только найти все фирмы, где заданный человек является учредителем и директором, но и субъективно на основе длины полученного списка оценить — это реальное ответсвенное лицо, или подставной «номинал».

[1] Кстати, неплохая идея — ввести в критерии оценки юридического лица на предмет однодневности такой показатель, как «массовость названия». В предыдущей публикации мы делали практическое исследование такого явления как юридические адреса массовой регистрации и как формальное нахождение фирмы по такому адресу соотносится с её «помоечностью» по другим, более весомым критериям. Оказалось, что не всё так страшно :). На очереди — публикация по массовым деректорам, а потом и с наименованиями разберёмся.

Статья 123.24. Основные положения об автономной некоммерческой организации

1. Автономной некоммерческой организацией признается унитарная некоммерческая организация, не имеющая членства и созданная на основе имущественных взносов граждан и (или) юридических лиц в целях предоставления услуг в сферах образования, здравоохранения, культуры, науки и иных сферах некоммерческой деятельности.

Автономная некоммерческая организация может быть создана одним лицом (может иметь одного учредителя).

2. Устав автономной некоммерческой организации должен содержать сведения о ее наименовании, включающем слова «автономная некоммерческая организация», месте нахождения, предмете и целях ее деятельности, составе, порядке образования и компетенции органов автономной некоммерческой организации, а также иные предусмотренные законом сведения.

3. Имущество, переданное автономной некоммерческой организации ее учредителями, является собственностью автономной некоммерческой организации. Учредители автономной некоммерческой организации не сохраняют права на имущество, переданное ими в собственность этой организации.

Учредители не отвечают по обязательствам созданной ими автономной некоммерческой организации, а она не отвечает по обязательствам своих учредителей.

4. Учредители автономной некоммерческой организации могут пользоваться ее услугами только на равных условиях с другими лицами.

5. Автономная некоммерческая организация вправе заниматься предпринимательской деятельностью, необходимой для достижения целей, ради которых она создана, и соответствующей этим целям, создавая для осуществления предпринимательской деятельности хозяйственные общества или участвуя в них.

6.

Отметка о заверении копии

Лицо может по своему усмотрению выйти из состава учредителей автономной некоммерческой организации.

По решению учредителей автономной некоммерческой организации, принятому единогласно, в состав ее учредителей могут быть приняты новые лица.

7. Автономная некоммерческая организация по решению своих учредителей может быть преобразована в фонд.

8. В части, не урегулированной настоящим Кодексом, правовое положение автономных некоммерческих организаций, а также права и обязанности их учредителей устанавливаются законом.

Ст. 123.24 ГК РФ ч.1. Основные положения об автономной некоммерческой организации

Гражданский кодекс

Образец штампа прошнуровано и скреплено печатью

Скрепление и прошивка документов является не только удобным методом хранения бумажных носителей информации, но и, в некоторых случаях, необходимым действием, регламентируемым российским законодательством. Прошивка документов необходима в тех случаях, когда дело касается бумаг, которые нельзя скреплять степлером, например, финансовые отчеты.

Форма, называемая «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью» используется для оформления документации, предоставляемой на конкурсы или имеющие характер запроса.

Отметка о заверении копии документа ставится

Можно указать следующий порядок приведения бумаг в надлежащий вид:

1. Правильная прошивка документов;
2. Оформление нитки, используемой для прошивки, в узел;
3. Нанесение поверх узла наклейки из бумаги с надписью «прошито, пронумеровано и скреплено печатью»;
4. Внесение на поля бланка наклейки информации о количестве листов и заверение печатью учреждения.

Как правильно прошнуровать и скрепить печатью документы?

Несмотря на отсутствие четких требований по манере прошивки бумаг, нередки случаи, когда многолистовые документы отклонялись из-за неправильного оформления. Информацию о технике выполнения прошивки можно почерпнуть из приказа Росархива о «Делопроизводстве и архивном деле».

Перед тем, как скрепить документы, их надо подготовить к данной процедуре. В первую очередь, на бумагу наносятся отверстия. Расположение проколов должно быть строго вертикальным. В тех случаях, когда скрепляется небольшое количество бумажных листов, прокол осуществляют толстой иглой или шилом. В случае работы с большой стопкой бумаг, используют дырокол.

После этого, на каждый из листов документа наносится порядковый номер.

В проделанные отверстия вставляют нитку, веревку или ленту, в  зависимости от вида документа и диаметра отверстий.

Оформление многолистового документа

Для итогового оформления многолистового документа изготавливают специальную наклейку из бумаги, содержащую поля для внесения информации о количестве листов и печати. Наклейка представляет собой вырезанный ножницами из обычной офисной бумаги прямоугольник с размерами примерно 4 на 5 — 6 см. Используя любой канцелярский клей, это прямоугольник из бумаги наклеивают таким образом, чтобы он закрыл узел и часть длины нитей. Концы нитей обязательно должны быть свободны.

После высыхания клея на наклейке проставляется штамп, на котором указывается количество прошитых, пронумерованных и скрепленных печатью листов в прошитом документе («Прошито, пронумеровано и скреплено печатью _____ листа(ов).»), он заверяется печатью и подписью руководителя организации заявителя или уполномоченным им лица с указанием должности, ФИО и даты подписания.

Подпись должна быть отчетлива и различима. Печать должна быть расположена как на наклейке, так и на листе. Оттиск печати, расположенный как на наклейке, так и на листе документа, а также узел и нити, залитые клеем, служат для индикации неприкосновенности документа.

Внешний вид и содержание штампа устанавливается в зависимости от типа организации, производящей документ. Например, прошивка, оформляемая государственным учреждением, допускает нанесение гербовых печатей. Для бумаг индивидуальных предпринимателей и организаций с ограниченной ответственностью, также предъявляются определенные требования, регламентируемые законодательством РФ.

Применение многолистовых документов

Многолистовые отчеты, в частности, используются для предоставления в налоговые органы. В данном случае, документ скрепляется печатью руководителя организации, в том случае, если он является обладателем штемпельного знака. Для ИП наличие такового не является обязательным требованием. В случае отсутствия штампа, используется личная подпись предпринимателя.

После прохождения процедур налоговой проверки, многолистовой документ удостоверяется гербовой печатью представителей налоговой службы.

Вы можете заказать изготовление автоматического штампа «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью», пройдя по ссылке:

Заказать

Журнал регистрации входящих документов

Журналы

Каждая организация оперирует как входящими, так и исходящими документами. Первые поступают на предприятие от клиентов, контрагентов и прочих организаций и учреждений, вторые наоборот, направляются организациями в различные инстанции, организации, учреждения.

Для того чтобы ни один документ не потерялся, их следует регистрировать в специальном журнале. Как правило, отдельно регистрируют входящие, и отдельно исходящие документы.

Реквизит «о заверении копии»

Лицо, ответственное за организацию документооборота на предприятии, выполняет важную функцию по регистрации документации в журнале.

В данной статье предлагаем скачать образец журнала регистрации для входящих документов (excel). Ссылка на скачивание находится внизу статьи.

Регистрационная запись вносится в журнал в момент поступления документа на предприятии. Этим может заниматься отдельный сотрудник, отвечающий за документооборот — делопроизводитель. Это может быть также секретарь или офис-менеджер.

В процессе внесения регистрационной записи в журнал документу присваивается входящий номер, который проставляется на самом документе, а также ставится дата поступления. Если документ зарегистрирован в журнале, то информация о нем не будет утеряна, бумага дойдет до адресата и не будет забыта.

Часто лицо, передающее организации документы, требует, что отметка о присвоении регистрационного входящего номера была проставлена на дубликате документа, данная отметка будет означать, что документ принят и будет рассмотрен.

Скачать другие образцы регистрационных журналов:

• для инструктажа на рабочем месте — образец;
• для приказов по основной деятельности — образец;
• для приказов по личному составу — скачать.

Образец заполнения

Журнал можно вести как в электронном, так и в бумажном виде. Если выбран последний вариант, то лучше сделать для журнала плотную обложку, на который указывают название предприятие и период ведение журнала.

Все листы журнала нумеруют и прошивают.

Каждый лист представляет собой таблицу, в которой могут присутствовать следующие строки:

• дата поступления документа в организацию;
• номер, присваиваемый этому документу (входящий номер);
• лицо, от которого поступил документ;
• дата и номер, указанные непосредственно на поступившем документе;
• его содержание;
• ФИО и должность исполнителя;
• задание и срок исполнения этого задания;
• расписка в получении документа и отметка о направлении в дело.

Регистрации в журнале подлежат абсолютно все поступающие на предприятие документы.

Скачать образец журнала

Журнал регистрации входящих документов образец — скачать.