Книга учета трудовых договоров образец заполнения

Книга  регистрации и учета трудовых договоров используется для фиксации фактов подписания трудовых договоров с сотрудниками, а так же последующих изменений в них. В книге  учета трудовых договоров указываются порядковый номер записи, фамилия, имя, отчество лица, с которым заключается договор, должность, дата заключения трудового договора, его номер, срок его действия, дата прекращения трудового договора, личная подпись работника.

Книга учета трудовых договоров ведется сотрудником кадровой службы предприятия с целью регистрации и учета трудовых договоров с наемными работниками, а так же для фиксации и оперативного поиска сведений по трудовым договорам, заключенным с работниками предприятия.
Книга учета договоров позволяет получить следующие сведения:

• количество состоящих на хранении трудовых договоров — в целом и в рамках учетного периода времени;
• количество заключенных, истекших, измененных и расторгнутых трудовых договоров — в целом и в пределах учетного периода времени;
• среднюю продолжительность действия трудового договора.

При небольшом объеме подлежащих хранению трудовых договоров в книге может вестись учет письменных соглашений об изменении  условий трудовых договоров, а также иных видов договоров, заключаемых с работниками предприятия.

Сотрудник, получивший договор о материальной отвественности  и трудовой договор, расписывается о получении в книге регистрации. Наличие  такой записи, зафиксированной в книге, работодатель при необходимости всегда сможет доказать, что служащему данные документы были выданы на руки

Ведение журналов работ.

Ведение журналов утверждены приказом Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору от 12 января 2007 г. № 7 РД-11-05-2007

Содержание

I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

II. ПОРЯДОК ВЕДЕНИЯ ОБЩЕГО ЖУРНАЛА РАБОТ

III. ПОРЯДОК ВЕДЕНИЯ СПЕЦИАЛЬНЫХ ЖУРНАЛОВ РАБОТ

ПРИЛОЖЕНИЕ № 1

РАЗДЕЛ 1 Список инженерно-технического персонала лица, осуществляющего строительство, занятого при строительстве, реконструкции, капитальном ремонте объекта капитального строительства

РАЗДЕЛ 2 Перечень специальных журналов, в которых ведется учет выполнения работ, а также журналов авторского надзора лица, осуществляющего подготовку проектной документации

РАЗДЕЛ 3 Сведения о выполнении работ в процессе строительства, реконструкции, капитального ремонта объекта капитального строительства

РАЗДЕЛ 4 Сведения о строительном контроле застройщика или заказчика в процессе строительства, реконструкции, капитального ремонта объекта капитального строительства

РАЗДЕЛ 5 Сведения о строительном контроле лица, осуществляющего строительство, в процессе строительстве реконструкции, капитального ремонта объекта капитального строительства

РАЗДЕЛ 6 Перечень исполнительной документации при строительстве, реконструкции, капитальном ремонте объекта капитального строительства

РАЗДЕЛ 7 Сведения о государственном строительном надзоре при строительстве, реконструкции, капитальном ремонте объекта капитального строительства

I.

ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.

Журнал регистрации трудовых договоров – образец 2018

Настоящий Порядок разработан на основании статьи 54 Градостроительного кодекса Российской Федерации и подпункта "б" пункта 13 Положения об осуществлении государственного строительного надзора в Российской Федерации, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 1 февраля 2006 г. № 54 «О государственном строительном надзоре в Российской Федерации».

2. Настоящий Порядок устанавливает порядок ведения общего и (или) специального журнала, в которых ведется учет выполнения работ при строительстве, реконструкции, капитальном ремонте объектов капитального строительства.

3. Общий журнал работ, в котором ведется учет выполнения работ при строительстве, реконструкции, капитальном ремонте объекта капитального строительства (далее — общий журнал работ), является основным документом, отражающим последовательность осуществления строительства, реконструкции, капитального ремонта объекта капитального строительства, в том числе сроки и условия выполнения всех работ при строительстве, реконструкции, капитальном ремонте объекта капитального строительства, а также сведения о строительном контроле и государственном строительном надзоре.

Специальные журналы работ, в которых ведется учет выполнения работ при строительстве, реконструкции, капитальном ремонте объекта капитального строительства (далее — специальные журналы работ), являются документами, отражающими выполнение отдельных видов работ по строительству, реконструкции, капитальному ремонту объекта капитального строительства.

4. Общие и (или) специальные журналы работ (далее — журналы работ) подлежат передаче застройщиком или заказчиком заблаговременно, но не позднее чем за семь рабочих дней до начала строительства, реконструкции, капитального ремонта объекта капитального строительства одновременно с извещением, направляемым в соответствии с частью 5 статьи 52 Градостроительного кодекса Российской Федерации, в орган государственного строительного надзора в случаях, если в соответствии с частью 1 статьи 54 Градостроительного кодекса Российской Федерации при осуществлении строительства, реконструкции, капитального ремонта объекта капитального строительства предусмотрен государственный строительный надзор.

Подлежащие передаче в орган государственного строительного надзора журналы работ должны быть сброшюрованы и пронумерованы застройщиком или заказчиком, титульные листы указанных журналов должны быть заполнены.

5. Орган государственного строительного надзора скрепляет поступившие в соответствии с пунктом 3 настоящего Порядка журналы работ печатью, проставляет регистрационную надпись с указанием номера дела и возвращает такие журналы застройщику или заказчику для ведения учета выполнения работ по строительству, реконструкции, капитальному ремонта объекта капитального строительства. По окончанию соответствующего журнала застройщиком или заказчиком в орган государственного строительного надзора для регистрации предоставляется новый журнал с пометкой «1», «2» и т.д.

6. Заполненные журналы работ подлежат хранению у застройщика или заказчика до проведения органом государственного строительного надзора итоговой проверки. На время проведения итоговой проверки журналы работ передаются застройщиком или заказчиком в орган государственного строительного надзора. После выдачи органом государственного строительного надзора заключения о соответствии построенного, реконструированного, отремонтированного объекта капитального строительства требованиям технических регламентов (норм и правил), иных нормативных правовых актов и проектной документации журналов работ передаются застройщику или заказчику на постоянное хранение.

II. ПОРЯДОК ВЕДЕНИЯ ОБЩЕГО ЖУРНАЛА РАБОТ

7. Общий журнал работ выпускается типографским способом в формате А4 по образцу, приведенному в Приложении № 1 к настоящему Порядку.

8. Разделы общего журнала работ ведутся уполномоченными на ведение такого журнала представителями застройщика или заказчика, лица, осуществляющего строительство, органа государственного строительного надзора и иных лиц путем заполнения его граф в соответствии с подпунктами 8.1-8.7 настоящего Порядка. Перечень уполномоченных на ведение разделов общего журнала работ, представителей указанных лиц отражается на Титульном листе журнала.

Записи в общий журнал вносятся с даты начала выполнения работ по строительству, реконструкции, капитальному ремонту объекта капитального строительства до даты фактического окончания выполнения работ по строительству, реконструкции, капитальному ремонту объекта капитального строительства.

8.1. Раздел 1 «Список инженерно-технического персонала лица, осуществляющего строительство, занятого при строительстве, реконструкции, капитальном ремонте объекта капитального строительства» заполняется уполномоченным представителем лица, осуществляющего строительство. В раздел вносят данные обо всех представителях инженерно-технического персонала, занятых при строительстве, реконструкции, капитальном ремонте объекта капитального строительства.

8.2. Раздел 2 «Перечень специальных журналов, в которых ведется учет выполнения работ, а также журналов авторского надзора лица, осуществляющего подготовку проектной документации» заполняется уполномоченным представителем застройщика или заказчика, лица, осуществляющего строительство, а в случае привлечения застройщиком или заказчиком по своей инициативе лица, осуществляющего подготовку проектной документации, для проверки соответствия выполняемых работ проектной документации, также представителем лица, осуществляющего подготовку проектной документации.

8.3.

Раздел 3 «Сведения о выполнении работ в процессе строительства, реконструкции, капитального ремонта объекта капитального строительства» заполняется уполномоченным представителем лица, осуществляющего строительство. В указанный раздел включаются данные о выполнении всех работ при строительстве, реконструкции, капитальном ремонте объекта капитального строительства.

Данные о работах, выполняемых при строительстве, реконструкции, капитальном ремонте объекта капитального строительства, должны содержать сведения о начале и окончании работы и отражать ход ее выполнения. Описание работ должно производиться применительно к конструктивным элементам здания, строения или сооружения с указанием осей, рядов, отметок, этажей, ярусов, секций, помещений, где работы выполнялись. Здесь же должны приводиться краткие сведения о методах выполнения работ, применяемых строительных материалах, изделиях и конструкциях, проведенных испытаниях конструкций, оборудования, систем, сетей и устройств (опробование вхолостую или под нагрузкой, подача электроэнергии, давления, испытания на прочность и герметичность и др.).

8.4. Раздел 4 «Сведения о строительном контроле застройщика или заказчика в процессе строительства, реконструкции, капитального ремонта объекта капитального строительства» заполняется уполномоченным представителем застройщика или заказчика. В указанный раздел включаются все данные о выявленных строительным контролем недостатках при выполнении работ по строительству, реконструкции, капитальному ремонту объекта капитального строительства, а также сведения об устранении указанных недостатков.

8.5. Раздел 5 «Сведения о строительном контроле лица, осуществляющего строительство, в процессе строительстве реконструкции, капитального ремонта объекта капитального строительства» заполняется уполномоченным представителем лица, осуществляющего строительство. В указанный раздел включаются все данные о выявленных строительным контролем недостатков при выполнении работ по строительству, реконструкции, капитальному ремонту объекта капитального строительства, сведения об устранении указанных недостатков, а также о применяемых строительным контролем схемах контроля выполнения работ при строительстве, реконструкции, капитальном ремонте объекта капитального строительства.

8.6. Раздел 6 «Перечень исполнительной документации при строительстве, реконструкции, капитальном ремонте объекта капитального строительства» заполняется уполномоченным представителем лица, осуществляющего строительство. В указанном разделе приводится перечень всех актов освидетельствования работ, конструкций, участков сетей инженерно-технического обеспечения, образов (проб) применяемых строительных материалов, результатов проведения обследований, испытаний, экспертиз выполненных работ и применяемых строительных материалов в хронологическом порядке.

8.7. Раздел 7 «Сведения о государственном строительном надзоре при строительстве, реконструкции, капитальном ремонте объекта капитального строительства» ведется должностным лицом (должностными лицами) органа государственного строительного надзора, уполномоченного (уполномоченными) на основании соответствующего распоряжения (приказа) органа государственного строительного надзора и от его имени осуществлять такой надзор. В указанный раздел включаются данные о проведенных органом государственного строительного надзора проверках соответствия выполняемых работ требованиям технических регламентов (норм и правил), иных нормативных правовых актов и проектной документации, выявленных нарушениях соответствия выполняемых работ требованиям технических регламентов (норм и правил), иных нормативных правовых актов и проектной документации, предписаниях об устранении выявленных нарушений, сведения о выполнении таких предписаний, а также данные о выдаче заключения о соответствии построенного, реконструированного, отремонтированного объекта капитального строительства названным требованиям или решении об отказе в выдаче такого заключений.

9. Записи в общий журнал работ вносятся в текстовой форме и подписываются соответствующими уполномоченными представителями лиц, указанных в подпунктах 8.1-8.7 пункта 8 настоящего Порядка, сведения, о которых отражены на Титульном листе общего журнала работ.

III.

ПОРЯДОК ВЕДЕНИЯ СПЕЦИАЛЬНЫХ ЖУРНАЛОВ РАБОТ

10. Специальные журналы работ ведет уполномоченный представитель лица, осуществляющего строительство путем заполнения его граф начиная с даты выполнения отдельного вида работ по строительству, реконструкции, капитальному ремонту объекта капитального строительства до даты фактического окончания выполнения отдельного вида таких работ.

11. После завершения выполнения отдельных видов работ по строительству, реконструкции, капитальному ремонту объекта капитального строительства, заполненные специальные журналы работ передаются застройщику или заказчику.

Предыдущая18192021222324252627282930313233Следующая

ПОСМОТРЕТЬ ЕЩЕ:

 

Для качественного и правильного ведения делопроизводства необходимо своевременно регистрировать всю имеющуюся в наличии, а также входящую и исходящую документацию. Это касается и кадровой работы.

На предприятиях как государственной, так и частной собственности часто встречается текучесть кадров или временное трудоустройство лиц на период выполнения временных трудовых функций.

 

Чтобы упорядочить внутреннюю структуру кадровой работы, связанную с приемом и увольнением сотрудников предлагается вести записи в журнале регистрации трудовых договоров.

 

В этом документе и будут отражены даты начала и окончания трудовой деятельности, которые могут быть востребованы, например, после утраты трудовой книжки и в иных, требующих подтверждения случаях.

 

Строка, заполненная в журнале регистрации трудовых договоров, является учетной записью. В этом же документе, ведущимся отделом кадров ведутся и записи дополнительных соглашений к трудовым договорам, содержащих уточнения, изменения или дополнения к документу, устанавливающему условия работы.

Предлагаемая форма журнала и ее заполнение

Форма журнала, регламентирующая регистрацию трудовых договоров, несложная и как грамотно ее заполнить может разобраться любой, даже не имеющий опыта кадровый работник.

 

Согласно единых государственных нормативов и требований, изложенных в ГОСТе Р 51141-98, и данный документ состоит из следующих граф:

 

• первая графа — указание номеров, идущих по порядку;
• вторая графа – дата, которая указывает когда был заключен договор;
• третья графа – номер, который зафиксирован  непосредственно на бланке трудового договора;
• четвертая графа – номер, указанный на бланке трудового соглашения;
• пятая и шестая графа указывают на номер и дату к договору (например, даты  изменений условий труда или увольнение);
• седьмая графа — ФИО сотрудника (фамилия – прописывается полностью, а инициалы сокращенно);
• восьмая графа – это примечание, в котором отражаются некоторые важные нюансы, связанные с особенностями договора между работодателем и работником, например, деятельность по совместительству, прекращение действия трудового договора и иные важные моменты.

 

В качестве образца заполнения журнала регистрации трудовых договоров, можно привести следующее:

 

№ п/п	Дата заключения договора	Трудовой договор	Дополнительное соглашение	К договору	ФИО	Примечание
				номер	дата
88.(порядковый номер)	25.05.2015 (дата подписания документа)	205 (номер, указанный в документе)				Васильева И.М.(фамилия работника)	Запись о трудоустройстве
89.	26.05.2015	305	12 (номер, указанный в соглашении)	225(номер к трудовому договору)	01.07.2015 (дата к трудовому договору)	Игнатьев А.В.	Записи об условиях труда

Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений должен быть прошит синтетической нитью и пронумерована его каждая страница. Для этого используется контрольная пломба, представляющая собой устройство согласно которого не сложно распознать было ли проникновение посторонних лиц к документации.

Перед регистрацией документации необходимо заполнить титульный лист кадрового документа:

 

• полное название предприятия (государственной или частной формы собственности, это не имеет значения);
• наименование документа, сроки начала и окончания заполнения.

Далее необходимо на всех имеющихся страницах, даже незаполненных, надо проставить порядковые номера, но исключение будет только для первой страницы, так как на ней и предложена форма заполнения журнала.

Журнал учета трудовых договоров

На второй странице указывается информация о работнике, выполняющем функцию кадровика, ведущего журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений.

 

 

Рекомендуется эти данные расположить в табличном варианте, так как работники могут и меняться. Срок хранения этого документа должен быть не менее 75 лет, так как на продолжении всей жизни работника могут потребоваться какие — либо уточнения, касающееся его деятельности на предприятии.

Форма и ведение журнала дополнительных соглашений к трудовым договорам

Кадровое делопроизводство по регистрации дополнительных соглашений может вестись и в отдельном журнале. Предлагаемая форма этого документа следующая:

 

• первая графа – номер, отражающий порядок перечисления документов;
• вторая – указывается дата заключения соглашения;
• третья – указывается порядковый номер соглашения;
• четвертая – фамилия (полностью), инициалы сокращенно;
• пятая – указывается должность работника и вид работ;
• шестая – подразделение, в котором работник числится;
• седьмая – указывается число и номер трудового договора;
• восьмая – указывается дата начала действия соглашения и период его действия;
• девятая – краткое содержание соглашения;
• десятая – примечание.

Эти графы располагаются на двух развернутых страницах.

 

Титульная страница заполняется лицом, ведущим кадровое делопроизводство. На ней указывается наименование организации и дата начала и окончания ведения журнала. В качестве образца заполнения журнала трудовых соглашений к трудовым договорам можно использовать вышеуказанный вариант, но при этом учитывать, что отсутствующие графы можно вписывать информацию произвольно.

Необходимость ведения журналов

С целью создания удобства и минимума бумажных документов в архиве хранятся журналы регистрации соглашений и трудовых договоров.

 

Если требуется выписать справку о прежнем месте работы или решения какого-либо другого важного вопроса, связанного с оформлением документации по устройству на работу, то журнал регистрации будет уместен. Также записи, выполненные в журналах, свидетельствуют о том, что работник определенное время трудился именно на этом предприятии.

В случае совершении ошибки кадровиков при заполнении журнала, например, вместо порядкового номера выполнена запись с номером непосредственного договора, документ можно отменить распорядительным документом по предприятию и завести новый. Это не будет являться большой ошибкой.

      Если Вам необходима квалифицированная консультация применительно к Вашей ситуации — позвоните по телефону, указанному в верху страницы, либо отправьте вопрос через форму справа внизу экрана. Наш профильный юрист оперативно ответит и решит Вашу проблему!

 

 

Статьи по теме

Журнал регистрации трудовых договоров

Журналы

С каждым сотрудником организации работодатель должен заключить трудовой договор. Если в него в процессе трудовой деятельности работника вносятся какие-либо изменения, то заключается дополнительное соглашение к трудовому договору.

При достаточно большой штате организации удобно систематизировать информацию о заключаемых трудовых договорах и дополнительных соглашениях к ним в регистрационном журнале. Данный журнал позволит в любой момент определить заключен ли с работником трудовой договор, когда он был заключен, какой срок имеет, имеются ли дополнительные соглашения к нему.

Журнал для регистрации трудовых договоров: правила и образец заполнения

Это очень удобно и повышает скорость получения информации о нужном документе.

Оформить журнал регистрации трудовых договоров можно так, как это удобно предприятию. Обычно используется толстая обложка, на которой пишут наименование организации, ответственное лицо и дата заведения журнала.

Если журнал ведется в рукописном виде, то страницы нужно пронумеровать и прошить.

В качестве примера предлагаем скачать образец оформления журнала регистрации трудовых договоров по ссылке ниже. Формат данного журнала — excel. Можно вести журнал и в электронном виде, так как он не является обязательным и не подлежит запросу проверяющими органами, в отличие от книги учета трудовых книжек, которая должна быть на каждом предприятии.

Другие журналы регистрации:

• для инструктажа — образец;
• для входящих документов — образец.

Образец заполнения

Каждый лист журнала следует разлиновать на графы. Количество граф и их наименование остается на усмотрение организации.

Рекомендуется делать следующие графы:

• порядковый номер строки;
• дата заключения трудового договора или дополнительного соглашения (можно для допсоглашений делать отдельную графу);
• номер договора, который присваивается при внесении регистрационной записи в журнал;
• ФИО и должность работника, с который заключен трудовой договор;
• дата выдачи экземпляра соглашения работнику на руки;
• дата и номер приказа о приеме на работу;
• подпись работника, который получил трудовой договор.

Таким образом, журнал будет не только регистрировать заключаемый трудовой договор, но и служить подтверждением тому, что подписанный экземпляр действительно выдан работнику на руки.

Скачать образец журнала

Журнал регистрации трудовых договоров образец — скачать.