Акт на списание канцелярских товаров образец

Акт списания канцелярских принадлежностей (канцтоваров)

Комментарии:

VI. Выбытие основных средств

75. Стоимость объекта основных средств, который выбывает или постоянно не используется для производства продукции, выполнения работ и оказания услуг либо для управленческих нужд организации, подлежит списанию с бухгалтерского учета.

76. Выбытие объекта основных средств признается в бухгалтерском учете организации на дату единовременного прекращения действия условий принятия их к бухгалтерскому учету, приведенных в пункте 2 настоящих Методических указаний.

Выбытие объекта основных средств может иметь место в случаях:

продажи;

списания в случае морального и физического износа;

ликвидации при авариях, стихийных бедствиях и иных чрезвычайных ситуациях;

передачи в виде вклада в уставный (складочный) капитал других организаций, паевой фонд;

передачи по договорам мены, дарения;

передачи дочернему (зависимому) обществу от головной организации;

недостачи и порчи, выявленных при инвентаризации активов и обязательств;

частичной ликвидации при выполнении работ по реконструкции;

в иных случаях.

77. Для определения целесообразности (пригодности) дальнейшего использования объекта основных средств, возможности и эффективности его восстановления, а также для оформления документации при выбытии указанных объектов в организации приказом руководителя создается комиссия, в состав которой входят соответствующие должностные лица, в том числе главный бухгалтер (бухгалтер) и лица, на которых возложена ответственность за сохранность объектов основных средств.

Как формируется акт на списание канцтоваров в 2018 году

Для участия в работе комиссии могут приглашаться представители инспекций, на которые в соответствии с законодательством возложены функции регистрации и надзора на отдельные виды имущества.

В компетенцию комиссии входит:

осмотр объекта основных средств, подлежащего списанию с использованием необходимой технической документации, а также данных бухгалтерского учета, установление целесообразности (пригодности) дальнейшего использования объекта основных средств, возможности и эффективности его восстановления;

установление причин списания объекта основных средств (физический и моральный износ, нарушение условий эксплуатации, аварии, стихийные бедствия и иные чрезвычайные ситуации, длительное неиспользование объекта для производства продукции, выполнения работ и услуг либо для управленческих нужд и др.);

выявление лиц, по вине которых происходит преждевременное выбытие объекта основных средств, внесение предложений о привлечении этих лиц к ответственности, установленной законодательством;

возможность использования отдельных узлов, деталей, материалов выбывающего объекта основных средств и их оценка исходя из текущей рыночной стоимости, контроль за изъятием из списываемых в составе объекта основных средств цветных и драгоценных металлов, определение веса и сдачи на соответствующий склад; осуществление контроля за изъятием из списываемых объектов основных средств цветных и драгоценных металлов, определением их количества, веса;

составление акта на списание объекта основных средств.

78.

Принятое комиссией решение о списании объекта основных средств оформляется в акте на списание объекта основных средств с указанием данных, характеризующих объект основных средств (дата принятия объекта к бухгалтерскому учету, год изготовления или постройки, время ввода в эксплуатацию, срок полезного использования, первоначальная стоимость и сумма начисленной амортизации, проведенные переоценки, ремонты, причины выбытия с их обоснованием, состояние основных частей, деталей, узлов, конструктивных элементов). Акт на списание объекта основных средств утверждается руководителем организации.

79. Детали, узлы и агрегаты выбывающего объекта основных средств, пригодные для ремонта других объектов основных средств, а также другие материалы приходуются по текущей рыночной стоимости на дату списания объектов основных средств.

80. На основании оформленного акта на списание основных средств, переданного бухгалтерской службе организации, в инвентарной карточке производится отметка о выбытии объекта основных средств. Соответствующие записи о выбытии объекта основных средств производятся также в документе, открываемом по месту его нахождения.

Инвентарные карточки по выбывшим объектам основных средств хранятся в течение срока, устанавливаемого руководителем организации в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

81. Передача организацией объекта основных средств в собственность других лиц оформляется актом приемки-передачи основных средств.

На основании указанного акта производится соответствующая запись в инвентарной карточке переданного объекта основных средств, которая прилагается к акту приемки-передачи основных средств. Об изъятии инвентарной карточки на выбывший объект основных средств делается отметка в документе, открываемом по местонахождению объекта.

82. Перемещение объекта основных средств между структурными подразделениями организации выбытием объекта основных средств не признается. Указанная операция оформляется актом приемки-передачи основных средств.

Возврат арендуемого объекта основных средств арендодателю также оформляется актом приемки-передачи, на основании которого бухгалтерская служба арендатора списывает возвращенный объект с забалансового учета.

83. Выбытие отдельных частей, входящих в состав объекта основных средств, имеющих разный срок полезного использования и учитываемых как отдельные инвентарные объекты, оформляется и отражается в бухгалтерском учете в порядке, изложенном выше в настоящем разделе.

84. Утратил силу. — Приказ Минфина РФ от 24.12.2010 N 186н.

85. Выбытие объекта основных средств, передаваемого в счет вклада в уставный (складочный) капитал, паевой фонд в размере его остаточной стоимости отражается в бухгалтерском учете по дебету счета учета расчетов и кредиту счета учета основных средств.

Ранее на возникающую задолженность по вкладу в уставный (складочный) капитал, паевой фонд производится запись по дебету счета учета финансовых вложений в корреспонденции с кредитом счета учета расчетов на величину остаточной стоимости объекта основных средств, передаваемого в счет вклада в уставный (складочный) капитал, паевой фонд, а в случае полного погашения стоимости такого объекта — в условной оценке, принятой организацией, с отнесением суммы оценки на финансовые результаты.

86. Доходы и расходы от выбытия объекта основных средств подлежат зачислению на счет прибылей и убытков в качестве прочих доходов и расходов и отражаются в бухгалтерском учете в том отчетном периоде, к которому они относятся.

Главная — Статьи

Учет канцелярских товаров

 

Канцелярские счета

 

Как гласит п. 49 Методических указаний по учету МПЗ, приемку и оприходование канцелярских товаров оформляют приходным ордером по форме N М-4. Учет движения материалов на складе по каждому сорту, виду и размеру ведется в Карточке учета материалов (форма N М-17), заполняемой на каждый номенклатурный номер. Записи в карточке ведутся материально ответственным лицом на основании первичных приходно-расходных документов в день совершения операции.
Канцелярские товары принимаются к учету в качестве материально-производственных запасов (далее — МПЗ) по фактической себестоимости, которая равна сумме фактических затрат на их приобретение (за исключением НДС) (п. п. 2, 5, 6 ПБУ 5/01 "Учет МПЗ").
Поступающие на предприятие канцелярские товары на основании сопроводительных документов (накладных, копий счетов, кассовых чеков) бухгалтер приходует по дебету счета 10. Выбрать субсчет для учета "канцелярки" организация вправе сама, ведь Инструкция по применению плана счетов позволяет организациям самостоятельно уточнять содержание приведенных в Плане счетов бухгалтерского учета субсчетов, исключать и объединять их, а также вводить дополнительные субсчета. Большинство предприятий для целей учета канцелярских товаров применяет счет 10, субсчет 9 "Инвентарь и хозяйственные принадлежности".

 

Мнения разделились

 

Оплата за канцтовары может быть осуществлена как безналичным путем, так и за наличный расчет, в том числе в розничных магазинах. В связи с этим у предприятий возникает вопрос: возможно ли принять к вычету суммы "входного" НДС, если "канцелярка" приобреталась подотчетным лицом в магазине, а подтверждающим сделку документом является кассовый чек с выделенной отдельной строкой суммой НДС?
Здесь мнения разделились. В Минфине полагают, что единственным документом, на основании которого НДС предъявляется к вычету, является счет-фактура. И продавец, даже предприятие розничной торговли, обязан ее выдавать покупателям — юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям (Письма Минфина России от 9 марта 2010 г. N 03-07-11/51, от 19 марта 2004 г. N 04-03-11/42, от 3 августа 2010 г. N 03-07-11/335; Письмо МНС России от 13 мая 2004 г. N 03-1-08/1191/15@. Это требование, естественно, касается продавцов, применяющих общую систему налогообложения. Сложившаяся арбитражная практика, напротив, показывает, что организация или бизнесмен, приобретающие товары или материалы за наличный расчет у предприятий розничной торговли, вправе применить вычет и без счета-фактуры. Конституционный Суд РФ в Определении от 2 октября 2003 г. N 384-О высказывал мнение о том, что счет-фактура не является единственным документом, на основании которого предоставляется вычет по НДС. В Постановлении Президиума ВАС РФ от 13 мая 2008 г. N 17718/07 указанная точка зрения нашла поддержку, и возможность принять к вычету сумму "входного" НДС при приобретении товаров или материалов в магазине за наличный расчет признана законной на основании положения п. 7 ст. 168 НК РФ.

 

Так и запишем

 

Отдельно хочется коснуться вопроса о включении некоторых МПЗ, срок полезного использования которых более 12 месяцев, в состав основных средств. Обязательные признаки ОС приведены в п. 4 ПБУ 6/01 "Учет основных средств", утвержденном Приказом Минфина России от 30 марта 2001 г. N 26н. Активы, соответствующие всем признакам ОС, стоимость которых не превышает 40 000 руб., могут учитываться в составе МПЗ (п. 5 ПБУ 6/01). Такое право фиксируется в учетной политике для целей бухучета с указанием лимита стоимости объектов со сроком полезного использования более года, которые будут учитываться в качестве МПЗ. Сумма лимита не может превышать 20 000 руб. (п. 5 ПБУ 6/01). Таким образом, ножницы и калькуляторы организация может смело приходовать по дебету счета 10. Для выполнения требования абз. 4 п. 5 ПБУ 6/01 о надлежащем контроле придется организовать учет "за балансом".

 

Карандаши и ручки — в утиль

 

Со складов организации канцелярские товары, как правило, передаются в обособленные подразделения. При этом оформляются типовые формы первичных учетных документов, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. N 71а:
— лимитно-заборная карта (типовая межотраслевая форма N М-8);
— требование-накладная (типовая межотраслевая форма N М-11);
— накладная (типовая межотраслевая форма N М-15).
Отслужившие свой срок материалы списываются актом расхода в том подразделении, которое является их получателем. Документ включает в себя необходимые сведения о списываемых ценностях: наименование, количество, учетную цену и сумму по каждому наименованию, номер (шифр) и (или) наименование заказа (изделия, продукции), для изготовления которого они израсходованы, либо номер (шифр) и (или) наименование затрат, количество и сумму по нормам расхода, количество и сумму расхода сверх норм и их причины; в необходимых случаях указываются количество изготовленной продукции либо объемы выполненных работ (п. 98 Методических указаний по учету материально-производственных запасов, утв. Приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. N 119н).

Порядок составления акта расхода материалов, а также перечень подразделений, для которых он предусмотрен, устанавливаются организацией самостоятельно. Вместо оформления акта можно дополнить требование-накладную по форме N М-11 еще одним реквизитом, который расшифрует назначение использования "канцелярки" и позволит списывать материалы в расход с помощью одного модифицированного документа. Главное, чтобы такая форма требования-накладной была утверждена в учетной политике в качестве документа, подтверждающего расходование материалов.
В бухгалтерском учете списание МПЗ в расходы осуществляется одним из методов, предусмотренных п. 16 ПБУ 5/01: по себестоимости каждой единицы, по средней себестоимости, по себестоимости первых по времени приобретения материально-производственных запасов (способ ФИФО). Выбор применяемого метода отражается в учетной политике для целей бухгалтерского учета (п. 73 Методических указаний).

 

Признать расход

 

Если приобретенные активы используются для производственных целей, то их стоимость относится к расходам по обычным видам деятельности (п. п. 5, 7 ПБУ 10/99 "Расходы организации") и учитывается на счетах учета затрат (20, 23, 25, 26, 44). Признаются данные расходы в бухгалтерском учете в том отчетном периоде, в котором они имели место (п. п. 16, 17, 18 ПБУ 10/99).
При расчете налога на прибыль стоимость канцтоваров учитывается в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (пп. 24 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Часто расходы на заправку картриджа учитываются бухгалтерами в составе расходов на "канцелярку". Однако в Письмах Минфина России от 8 февраля 2007 г. N 03-11-04/2/26, УФНС России по г. Москве от 1 декабря 2004 г. N 21-09/77274 такие затраты предлагается учитывать в составе материальных расходов на основании пп. 2 п. 1 ст. 254 НК РФ.

Пример. В марте 2011 г. организация приобрела канцтовары у ООО "Скрепка+" на сумму 17 700 руб., в том числе НДС — 2700 руб. Материалы поступили в организацию в полном объеме. Получены документы от поставщика: накладная ТОРГ-12, счет-фактура. Материалы оплачены безналичным путем. В этот же период подотчетным лицом в розничном магазине приобретены канцтовары на сумму 1416 руб.

К авансовому отчету приложен товарный чек, в кассовом чеке отдельной строкой выделен НДС в сумме 216 руб. Все приобретенные материалы переданы в эксплуатацию.
Бухгалтер произведет в учете следующие записи:
Дебет 10.9 Кредит 60
— 15 000 руб.

— поступили материалы от ООО "Скрепка+" (документирование: форма N М-4);
Дебет 19 Кредит 60
— 2700 руб. — учтен НДС по приобретенным материалам;
Дебет 60 Кредит 51
— 17 700 руб. — оплачены материалы с расчетного счета (документирование: платежное поручение, выписка банка);
Дебет 68 Кредит 19
— 2700 руб. — входной НДС принят к вычету (документирование: счет-фактура поставщика);
Дебет 60 Кредит 71
— 1416 руб. — получен и обработан авансовый отчет (документирование: а/о);
Дебет 10 Кредит 60
— 1200 руб. — оприходованы материалы (документирование: форма N М-4);
Дебет 19 Кредит 60
— 216 руб. — учтен НДС по приобретенным материалам;
Дебет 68 Кредит 19
— 216 руб. — входной НДС принят к вычету (документирование: чек с выделенной суммой НДС);
Дебет 26 (44) Кредит 10
— 16 200 руб. — канцелярские товары переданы в эксплуатацию (документирование: форма N М-11).
Для целей налогообложения прибыли стоимость канцелярских товаров, переданных в производство, учтена организацией в составе прочих расходов налогоплательщика, связанных с производством и (или) реализацией в соответствии с пп. 24 п. 1 ст. 264 НК РФ.

 

Калькуляторы — "упрощенцам"

 

Компании и ИП, применяющие упрощенную систему налогообложения, освобождены от обязанности вести бухгалтерский учет (п. 3 ст. 4 Закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ), за исключением учета основных средств и нематериальных активов. Поэтому приобретение и списание в производство канцелярских товаров не отражаются на счетах бухгалтерского учета. Для целей исчисления единого налога расходами налогоплательщика признаются затраты после их фактической оплаты (п. 2 ст. 346.17 НК РФ). Затраты на приобретение МПЗ "упрощенцами" на сегодняшний день признаются на день оплаты независимо от факта их списания в производство.
Расходы, уменьшающие доходы при УСН, учитываются в соответствии с закрытым перечнем, приведенным в п.

1 ст. 346.16 НК РФ. Расходы на канцелярские товары упомянуты в п. 17 указанного перечня. Согласно п. 2 ст. 346.16 НК РФ состав некоторых из них определяется в соответствии со ст. 254 НК РФ. При этом в п. 5 ст. 254 НК РФ говорится, что сумма материальных расходов текущего месяца уменьшается на стоимость сырья и материалов, не использованных в производстве.
Минфин России в Письме от 27 октября 2010 г. N 03-11-11/284 "О порядке списания сырья и материалов в производство" разрешил "упрощенцам" учитывать расходы на сырье и материалы в момент погашения задолженности путем списания денег с расчетного счета налогоплательщика, выплаты из кассы либо в момент погашения долга иным способом. Тем самым значительно упрощается процедура отражения в расходах затрат на ручки и карандаши для этой категории налогоплательщиков, ведь для отражения расходов на приобретение сырья и материалов не требуется передавать их в производство.

Примечание. Проблема ручек, ластиков, линеек
Оприходование и списание мелочей в виде ручек, ластиков и писчей бумаги, если соблюдать все требования действующего законодательства, превращаются в рутинный труд. Бухгалтеры считают эту работу ненужной и часто применяют методику учета, отличную от предложенной в законе. Чем это может обернуться, выяснила Наталья Семенова, бухгалтер компании "Альтаир".
Искажения в учете
Одни специалисты предлагают учитывать канцелярские товары, разделив их на однородные группы. Другие предлагают всю поступившую партию разноименных товаров приходовать как одну единицу и одновременно списывать в эксплуатацию без разделения по наименованиям. Говорят, что, закрепив в учетной политике такой способ учета "мелочевки" и используя в качестве расшифровки формы М-4 накладную поставщика, можно избежать претензий со стороны налоговых органов.
Есть вариант, когда канцелярские товары по накладной поставщика приходуются "по штукам". Тогда в приходном ордере М-4 указывают: "Канцтовары в количестве 30 штук".
Предлагают бухгалтеры и вариант, при котором "канцелярка" учитывается, минуя счет учета материальных ценностей, и сразу передается в эксплуатацию. При этом в учете формируется запись по дебету учета затрат (26, 44) и кредиту счета расчетов (60, 76). Ни один из предложенных способов не позволит выполнить требования ПБУ 5/01, ведь все предприятия в учете должны сформировать полную и достоверную информацию о запасах канцтоваров и обеспечить контроль за их наличием и движением.
Более того, нарушение методологии учета приведет к нареканиям со стороны налоговых органов, ведь вычет по НДС в отношении приобретенных материалов можно получить только после принятия их к учету.
Из всех перечисленных видов отражения в бухучете купленной "канцелярки" наиболее приемлем тот, при котором материалы делят на однородные группы, ведь согласно п.

3 ПБУ 5/01 "в зависимости от характера материально-производственных запасов, порядка их приобретения и использования единицей МПЗ может быть номенклатурный номер, партия, однородная группа и т.п. ".
Чековая ошибка
Коснемся еще одной проблемы. Часто в товарных чеках, которые прилагает подотчетное лицо в качестве оправдания своих трат, отсутствует расшифровка приобретенных канцтоваров по наименованиям. Бухгалтеры принимают такой документ к учету, забыв о требованиях ПБУ 5/01. Эта ошибка приводит к тому, что расходы на "канцелярку" не признают налоговые органы и пересчитывают компании сумму налога на прибыль с учетом исключенных расходов. На первый взгляд мелочь. Однако именно эта мелочь приводит к возникновению недоимки и начислению пеней. Поэтому рекомендуем требовать от подотчетных лиц соблюдать правило: в товарном чеке должен содержаться полный перечень приобретенных в розничной торговле ценностей.
Можно порекомендовать требовать от поставщика (розничного магазина) оформления счета-фактуры, ведь без этого документа можно столкнуться с нежеланием налоговых органов признать право компании на вычет НДС, даже если в кассовом чеке сумма НДС выделена отдельной строкой.
Если номенклатура приобретаемых вами канцелярских товаров велика, хочется пожелать бухгалтеру соблюдать требования закона и выполнять рутинную работу со знанием дела. Это поможет избежать претензий со стороны инспекторов налоговой службы и сохранить "честь мундира".

Учет канцелярских товаров

Все учреждения без исключения при осуществлении своей деятельности используют канцелярские принадлежности. В представленной статье рассмотрим учет канцелярских товаров в бюджетных и автономных учреждениях, в том числе порядок их приобретения и списания, а также порядок отражения операций в тех или иных случаях.

Материальные запасы или основные средства?

В основном канцелярские принадлежности относятся к материальным запасам и учитываются в их составе на счете 0 105 06 000 "Прочие материальные запасы" в соответствии с п.

Как правильно составить акт на списание канцтоваров: образец

118 Инструкции N 157н <1>. Напомним, что к материальным запасам относятся предметы, используемые в деятельности учреждения в течение периода, не превышающего 12 месяцев, независимо от их стоимости (п. 99 Инструкции N 157н). Закономерно возникает вопрос: относятся ли к материальным запасам канцелярские товары, срок службы которых больше одного года (например, дыроколы, ножницы, папки, степлеры)?

<1> Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н.

В соответствии с п. 38 Инструкции N 157н материальные объекты имущества независимо от их стоимости со сроком полезного использования более 12 месяцев, предназначенные для неоднократного или постоянного использования в процессе деятельности учреждения при выполнении им работ, оказании услуг, для осуществления государственных полномочий (функций) либо для управленческих нужд учреждения, находящиеся в эксплуатации, принимаются к учету в качестве основных средств. Следовательно, канцелярские товары, срок эксплуатации которых будет больше одного года, должны быть отнесены к основным средствам.

По мнению автора, учреждение вправе самостоятельно определить, как учитывать канцелярские товары, закрепив данный порядок в учетной политике. Например, дорогие канцелярские товары, срок службы которых превышает 12 месяцев, можно отнести к основным средствам и учитывать на счете 0 101 08 000 "Прочие основные средства". При этом если их стоимость не превышает 3000 руб., то при выдаче в эксплуатацию производится списание на забалансовый счет 21 "Основные средства стоимостью до 3000 рублей включительно в эксплуатации". Либо, наоборот, учреждение может закрепить в учетной политике конкретный перечень товаров, которые относятся к материальным запасам.

Приобретение и списание канцтоваров

Канцелярские товары принимаются к учету по их первоначальной стоимости, которая формируется исходя из фактических затрат, с учетом сумм НДС (кроме их приобретения, сооружения и изготовления в рамках деятельности, облагаемой НДС) (п. 23 Инструкции N 157н).

Объекты нефинансовых активов, в том числе и канцелярские принадлежности, могут поступать в учреждение:

• путем приобретения за плату;
• по договору дарения;
• посредством безвозмездной внутриведомственной или межведомственной передачи.

Как правило, канцелярские принадлежности учреждения приобретают за плату: либо по безналичному расчету, либо за наличные денежные средства через подотчетное лицо.

Приобретение по безналичному расчету. В этом случае учреждение заключает договор поставки с поставщиком (продавцом).

Последний обязуется в обусловленный срок передать покупателю товары (ст. 506 ГК РФ).

Приобретение за наличные денежные средства. Подотчетное лицо получает денежные средства на покупку канцелярских товаров из кассы учреждения или осуществляет покупку через банковскую карточку. Для выдачи подотчетному лицу на нужды учреждения денежных средств из кассы применяется Ведомость на выдачу денег из кассы подотчетным лицам (ф. 0504501).

Согласно п. 4.4 Положения N 373-П <2> подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, представить Авансовый отчет (ф. 0504049) с прилагаемыми подтверждающими документами.

<2> Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории РФ, утв. Банком России 12.10.2011 N 373-П.

Поступление канцелярских товаров отражается на основании документов, полученных от поставщика (товарные или кассовые чеки, товарно-транспортные накладные, счета-фактуры). Передача материалов на склад производится на основании Акта о приемке материала (ф. 0315004) или Требования-накладной (ф. 0315006).

Если канцелярские товары учитываются в составе основных средств, то их передача должна отражаться Актом о приеме-передаче основных средств (кроме зданий, сооружений) (ф. 0306001) или Актом о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений) (ф. 0306031).

Выдача сотрудникам канцелярских товаров осуществляется на основании Ведомости выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210) (далее — Ведомость).

Выбытие канцелярских товаров, учитываемых в составе материальных запасов, происходит по фактической стоимости каждой единицы либо по средней стоимости. Выбранный способ закрепляется в учетной политике и применяется в течение финансового года.

Основанием для списания канцтоваров служат Акт о списании материальных запасов (ф. 0504230), Акт о списании групп объектов основных средств (кроме автотранспортных средств) (ф. 0306033). Акт составляется комиссией учреждения по поступлению и выбытию активов и утверждается руководителем, к указанному акту прилагается Ведомость.

Для учета операций по выбытию и перемещению материальных запасов предназначен Журнал операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов (ф. 0504071).

Бухгалтерский учет. В соответствии с Указаниями о порядке применения бюджетной классификации РФ, утвержденными Приказом Минфина России от 21.12.2011 N 180н, расходы на приобретение канцелярских товаров, учитываемых в составе материалов, относятся на статьи 340 "Увеличение стоимости материальных запасов", 310 "Увеличение стоимости основных средств".

Приобретение канцелярских товаров бюджетными и автономными учреждениями отражается в соответствии с Инструкциями N 174н <3>, N 183н <4> следующей корреспонденцией счетов:

Содержание операции	Дебет	Кредит	Пункт Инструкции N 174н	Пункт Инструкции N 183н
Принятие к учету канцелярских товаров: — в составе материальных запасов	0 105 36 000 (340)	0 208 34 000 (660) 0 302 34 000 (730)	34	34
— в составе основных средств	0 101 38 000 (310)	0 106 31 000	53	53
Перемещение канцелярских товаров между материально ответственными лицами	0 105 36 000 (340)	0 105 36 000 (340)	35	35
Выдача в эксплуатацию канцелярских товаров, учитываемых в составе основных средств стоимостью до 3000 руб.	0 401 20 271 0 109 60 (70, 80, 90) 271, забалансовый счет 21	0 101 38 000 (410)	10	10
Списание канцелярских товаров, учитываемых в составе материальных запасов	0 401 20 271 0 109 60 (70, 80, 90) 271	0 105 36 000 (440)	37	37

<3> Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утв. Приказом Минфина России от 16.12.2010 N 174н.
<4> Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений, утв. Приказом Минфина России от 23.12.2010 N 183н.

Налог на прибыль. В целях налогообложения прибыли налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (п. 1 ст. 252 НК РФ). В данном случае расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты. Таким образом, документально подтвержденные затраты на канцелярские товары, приобретенные за счет предпринимательской деятельности, учитываются в составе прочих расходов (пп. 24 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Далее предлагаем рассмотреть операции по учету канцелярских товаров на примерах.

Пример 1. Автономное учреждение через подотчетное лицо приобрело за наличный расчет канцелярские товары (ручки, папки, блокноты) на общую сумму 5900 руб., в том числе НДС — 900 руб. Данные расходы произведены за счет собственных средств учреждения и учитываются в составе общехозяйственных расходов (в рамках деятельности, не подлежащей обложению НДС).

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.	Документ-основание
Выдача работнику под отчет наличных денежных средств из кассы	2 208 34 000	2 201 34 000	5900	Расходный кассовый ордер (ф. 0310002)
Принятие к учету канцелярских товаров, приобретенных подотчетным лицом	2 105 36 000	2 208 34 000	5900	Товарный чек, кассовый чек
Списание стоимости канцелярских товаров, выданных работникам учреждения	2 109 80 272	2 105 36 000	5900	Ведомость, акт о списании материальных запасов

Пример 2. В июле бюджетное учреждение за счет средств, полученных от приносящей доход деятельности, приобрело по договору поставки канцелярские товары на общую сумму 12 390 руб. (НДС поставщиком не предъявлен). В том же месяце канцелярские товары были выданы работникам.

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.	Документ-основание
Получены канцелярские товары от поставщика	2 105 36 340	2 302 34 730	12 390	Товарно- транспортная накладная
Погашена задолженность перед поставщиком	2 302 34 830	2 201 11 610, забалансовый счет 18	12 390	Выписка с лицевого счета
Списана стоимость канцелярских товаров, выданных работникам учреждения <*>	2 109 80 272	2 105 36 440	12 390	Ведомость, акт о списании материальных запасов

<*> В учреждении установлен порядок списания канцтоваров при выдаче их со склада работникам (материально ответственным лицам структурных подразделений). Дальнейший учет осуществляется этими лицами непосредственно в подразделениях.

Пример 3. Бюджетное учреждение за счет полученных субсидий на выполнение государственного задания приобрело 3 дырокола на общую сумму 4248 руб. (НДС поставщиком не предъявлен). В соответствии с положениями учетной политики учреждения канцелярские товары, срок службы которых превышает 12 мес., а стоимость — 1000 руб., подлежат учету в составе основных средств.

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.	Документ-основание
Получены канцелярские товары (дыроколы) от поставщика	4 106 31 310	4 302 31 730	4248	Товарно- транспортная накладная
Приняты к учету канцелярские товары, в том числе НДС	4 101 38 310	4 106 31 410	4248	Акт о приеме- передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений)
Выданы в эксплуатацию канцелярские товары, учитываемые в составе основных средств стоимостью до 3000 руб.	4 401 20 271, забалансовый счет 21	4 101 38 410	4248

Согласно п. 373 Инструкции N 157н передача дыроколов работникам отражается на забалансовом счете 21 "Основные средства стоимостью до 3000 рублей включительно в эксплуатации" на основании оправдательных первичных документов (Ведомость) путем изменения материально ответственного лица.

М.Волкова

Эксперт журнала

"Учреждения физической культуры и спорта:

бухгалтерский учет и налогообложение"

Списание — инструмент

Cтраница 1

Списание инструмента и расход его за этот период является основанием для определения номенклатуры применяемого инструмента.  [1]

Списание инструмента и материалов, задействованных в ремонтах, осуществляется по лимитно-заборным картам. Списание расходных и смазочных материалов — тосола, масла — осуществляется по актам. Заказы и, соответственно, списание запчастей происходят на те конкретные транспортные средства, на которые предполагается их установка.  [2]

Применяется для оформления списания инструментов ( приспособлений), пришедших в негодность, и обмена их на годные на тех предприятиях, где учет производится по методу обменного ( оборотного) фонда. Негодный инструмент по акту сдается в кладовую для утиля. Акт визируется начальником инструментального или планового отдела и представляется в центральный инструментальный склад ( ЦИС), который выдает цеху инструменты ( приспособления) того же наименования, марки и размера по акту без выписки требований и лимитных карт. После выдачи складом инструментов ( приспособлений) акт передается в бухгалтерию, где согласно этим актам производится списание инструментов ( приспособлений) со склада, не отражая их движения по раздаточным кладовым цехов. Выданный складом инструмент ( приспособление) в порядке обмена по актам в карточках учета раздаточных кладовых не отражается.  [3]

Применяется для оформления списания инструментов ( приспособлений), пришедших в негодность, и обмена их на годные на тех предприятиях, где учет производится по методу обменного ( оборотного) фонда. Негодный инструмент по акту сдается в кладовую для утиля. Акт визируется начальником инструментального или планового отдела и представляется в-центральный инструментальный склад ( ЦИС), который выдает цеху инструменты ( приспособления) того же наименования, марки и размера по акту без выписки требований и лимитных карт. После выдачи складом инструментов ( приспособлений) акт передается в бухгалтерию, где согласно этим актам производится списание инструментов ( приспособлений) со склада, не отражая их движения по раздаточным кладовым цехов. Выданный складом инструмент ( приспособление) в порядке обмена по актам в карточках учета раздаточных кладовых не отражается.

 [4]

Для сокращения работ по учету и списанию инструмента новый инструмент может выдаваться ИРК по системе обмена штука за штуку, что должно отмечаться на всех приходно-расходных документах. Только по вновь вводимой номенклатуре выданное впервые количество инструментов вносится в документы, учитывающие оборотный фонд ИРК.  [5]

Ведомость составляется на бухгалтерской или фактурной машине по актам на списание инструментов, в которых указаны шифры — виновников и причин, табельные номера и фамилии конкретных виновников и суммы к удержанию. Для удобства разноски в ведомость удержаний за выбывший инструмент акты в пределах каждого цеха рассортировываются по табельным номерам виновников. Ведомости на удержания за выбывший инструмент с виновников передают в расчетную часть бухгалтерии для удержания сумм из заработной платы работников, по вине которых инструмент пришел в негодность.  [6]

Ведомость составляется на бухгалтерской машине под копирку в трех экземплярах по актам на списание инструмента, рассортированным в пределах цеха по шифрам виновников и причин. Один экземпляр ведомости передается начальнику соответствующего цеха, один — главному инженеру и один в технический отдел.  [7]

Учет выдачи инструмента по методу обменного ( оборотного) фонда производится на основании акта на списание инструментов ( приспособлений) и обмен их на годные.  [8]

На окончательно забракованный или утерянный инструмент выписывается акт на поломку и утерю инструмента в одном экземпляре, который передается ИР К для последующего списания инструмента.

 [9]

В случаях окончательного ( преждевременного или естественного) износа инструмента обмен у рабочего места ( независимо от типа производства) должен производиться с документальным оформлением износа с целью списания инструмента в расход.  [10]

Раздел Затраты за месяц заполняется на основании отчетов цехов об использовании материалов, ведомостей распределения сырья, материалов, топлива, заработной платы, расходов по содержанию и эксплуатации оборудования, цеховых и общезаводских расходов, списания инструментов и приспособлений целевого назначения, потерь от брака, справок о произведенных расходах. При полуфабрикатном варианте отражаются стоимость полуфабрикатов, полученных от других цехов, и собственные затраты цеха, а при бесполуфабрикатном варианте — только собственные затраты данного цеха.  [11]

Для технико-экономического анализа расхода инструмента и выявления основных мероприятий по его снижению на расходных документах и актах должны указываться шифры причин износа или утраты инструментов. В табл. 36 приведена рекомендуемая классификация причин списания инструмента и их шифры.  [12]

Акт МБ-5 визируется начальником инструменталь-ш ллановдго видела, и представлЯРТСЯ в центральный инструментальный склад ( ЦИС), который выдает цеху инструменты ( приспособления) того же наименования, марки и размера по акту без выписки накладных-требований на отпуск формы М-11 и лимитно-заборных карт. После выдачи складом инструментов акт передается в бухгалтерию, где, согласно этим актам, производится списание инструментов со склада, не отражая их движения по раздаточным кладовым цехов. Выданный складом инструмент в порядке обмена по актам в карточках учета раздаточных кладовых не отражается.  [13]

Применяется для оформления списания инструментов ( приспособлений), пришедших в негодность, и обмена их на годные на тех предприятиях, где учет производится по методу обменного ( оборотного) фонда. Негодный инструмент по акту сдается в кладовую для утиля. Акт визируется начальником инструментального или планового отдела и представляется в центральный инструментальный склад ( ЦИС), который выдает цеху инструменты ( приспособления) того же наименования, марки и размера по акту без выписки требований и лимитных карт.

Акт списания материальных ценностей (образец)

После выдачи складом инструментов ( приспособлений) акт передается в бухгалтерию, где согласно этим актам производится списание инструментов ( приспособлений) со склада, не отражая их движения по раздаточным кладовым цехов. Выданный складом инструмент ( приспособление) в порядке обмена по актам в карточках учета раздаточных кладовых не отражается.  [14]

Применяется для оформления списания инструментов ( приспособлений), пришедших в негодность, и обмена их на годные на тех предприятиях, где учет производится по методу обменного ( оборотного) фонда. Негодный инструмент по акту сдается в кладовую для утиля. Акт визируется начальником инструментального или планового отдела и представляется в-центральный инструментальный склад ( ЦИС), который выдает цеху инструменты ( приспособления) того же наименования, марки и размера по акту без выписки требований и лимитных карт.

После выдачи складом инструментов ( приспособлений) акт передается в бухгалтерию, где согласно этим актам производится списание инструментов ( приспособлений) со склада, не отражая их движения по раздаточным кладовым цехов. Выданный складом инструмент ( приспособление) в порядке обмена по актам в карточках учета раздаточных кладовых не отражается.  [15]

Страницы:      1    2

Бухгалтерский учет: Приобрели канцелярские товары? Отразим их в учете правильно

ПРИОБРЕЛИ КАНЦЕЛЯРСКИЕ ТОВАРЫ? ОТРАЗИМ ИХ В УЧЕТЕ ПРАВИЛЬНО

Канцелярские товары (далее — канцтовары) постоянно приобретают все субъекты хозяйствования. А поскольку стоимость их подчас весьма значительна, от отражения их в учете зависит правильность определения финансового результата организации и налогообложения.

В данной публикации мы разъясним:

1) что относится к канцтоварам;

2) каков порядок отражения в учете приобретения и списания канцтоваров;

3) какими первичными документами оформляется поступление и списание канцтоваров.

1. Канцелярия (от лат. cancelarius — письмоводитель) — подразделение, отдел учреждения, организации, ведающий делопроизводством, служебной перепиской, оформлением документации. Таким образом, канцтовары — это имущество субъекта(ов) хозяйствования (организаций и индивидуальных предпринимателей), предназначенное для осуществления их деятельности, т.е. для оформления документации, ведения делопроизводства у субъектов хозяйствования.

По способу своего потребления в производственной деятельности предприятия данное имущество может быть отнесено к основным средствам или к предметам труда.

В тех случаях, когда данное имущество не относится к основным средствам, а является, первое, предметами труда, потребляемыми в момент передачи в эксплуатацию, или, второе, предметами, служащими менее одного года, независимо от их стоимости, или, третье, предметами, многократно используемыми в хозяйственной деятельности организации, сохраняющими свою натурально-вещественную форму, стоимость единицы которых на момент приобретения не превышает величину, установленную учетной политикой организации в пределах лимита, определяемого Минфином РБ, — это имущество и будет предметом нашего рассмотрения.

За рамками нашей статьи остается и учет канцтоваров как товарно-материальных ценностей, приобретенных в качестве товаров для реализации.

2. Для обобщения информации о наличии и движении принадлежащих предприятию сырья, материалов, топлива, запасных частей, тары и тому подобных ценностей, в т.ч. канцтоваров, Инструкцией по применению Типового плана счетов бухгалтерского учета, утвержденной Постановлением Минфина РБ от 30.05.2003 № 89, предназначен счет 10 «Материалы». К данному счету могут быть открыты субсчета: 10-9 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности» и др.

Материалы (канцтовары) учитываются на счете 10 «Материалы» по фактической себестоимости их приобретения (заготовления) или учетным ценам.

Фактическая себестоимость приобретения (заготовления) материалов (канцтоваров) складывается из стоимости по ценам приобретения (заготовления) и расходов по заготовке и доставке этих ценностей на предприятие. Перечень расходов, включаемых в состав расходов по заготовке и доставке материалов на предприятие, регулируется соответствующими нормативными актами.

Оприходование материалов (канцтоваров) отражается записью по дебету счета 10 «Материалы» и кредиту счетов 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 20 «Основное производство», 23 «Вспомогательные производства», 71 «Расчеты с подотчетными лицами», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» и т.п. в зависимости от того, откуда поступили те или иные ценности, и от характера расходов по заготовке и доставке материалов на предприятие. При этом материалы (канцтовары), поступающие от поставщиков, приходуются независимо от того, когда они поступили — до или после получения расчетных документов поставщика.

В соответствии с постановлением Минфина РБ от 23.03.2004 № 41 «Об установлении лимита отнесения имущества к отдельным предметам в составе оборотных средств» стоимость предметов, указанных в подп.13.7 п.13 Положения о порядке начисления амортизации основных средств и нематериальных активов, утвержденного постановлением Минэкономики РБ, Минфина РБ, Минстата РБ и Минстройархитектуры РБ от 23.11.2001 № 187/110/96/18, к которым относятся и канцтовары, должна учитываться на соответствующих субсчетах счета 10 «Материалы» и переносится на затраты по производству и реализации продукции, работ, услуг, расходы на реализацию товаров в следующем порядке:

— в размере 50 % стоимости предметов — при передаче их со складов в эксплуатацию и 50 % стоимости (за вычетом стоимости этих предметов по цене возможного использования) — при выбытии их за непригодностью; или в размере 100 % — при выбытии их за непригодностью;

— по предметам до 1 базовой величины списываться единовременно на затраты по производству и реализации продукции, работ, услуг, расходы на реализацию товаров по мере передачи их в эксплуатацию.

Организации могут учитывать предметы в эксплуатации по первоначальной стоимости с отражением суммы начисленного износа на отдельном субсчете «Износ предметов» к счету 10 «Материалы». Остаточная стоимость предметов в эксплуатации или начисленная сумма износа на предметы с 2004 г. относится на счета учета затрат (расходы на реализацию товаров) в порядке, установленном учетной политикой организации в соответствии с законодательством. Данная норма установлена Правилами перехода на Типовой план счетов бухгалтерского учета, утвержденными постановлением Минфина РБ от 16.12.2003 № 174.

Примеры проводок по списанию канцтоваров и бумаги + образец акта

Расход канцтоваров в производстве или для других хозяйственных целей отражается по кредиту счета 10 «Материалы» в корреспонденции со счетами учета затрат на производство (издержек обращения) или другими соответствующими счетами.

Типичные бухгалтерские проводки по поступлению и списанию канцтоваров могут быть следующие (данные условные):

№ п/п	Содержание хозяйственной операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
1. Отражение приобретения канцтоваров в составе предметов в обороте
1.1	Получены от поставщика:
калькулятор	10-91	60, 71	100 000
бумага, ручки, скрепки, скобы и т.п.	10-9	60, 71	20 000
1.2	На сумму НДС по приобретенным ценностям, предъявленного поставщиком	18	60, 71	21 600
1.3	Произведена оплата поставщику	60, 71	51, 50	141 600
1.4	Принят к вычету НДС по канцтоварам	68	18	21 600
2. Если учет предметов ведется по первоначальной стоимости с открытием субсчета по износу
2.1	Выдан со склада в подотчет калькулятор	10-92	10-91	100 000
2.2	Начислен износ в размере 50 % при передаче предметов в эксплуатацию	20, 44, 25, 26 и др.	10-93	50 000
2.3	При списании предметов, пришедших в негодность, списаны на себестоимость оставшиеся 50 % стоимости предметов	20, 44, 25, 26 и др.	10-93	50 000
2.4	Отражено списание предметов в обороте при выбытии калькулятора	10-93	10-92	100 000
3. Если учет предметов ведется по остаточной стоимости
3.1	Выдан со склада в подотчет калькулятор	10-92	10-91	100 000
3.2	Начислен износ в размере 50 % при передаче предметов в эксплуатацию	20, 44, 25, 26 и др.	10-92	50 000
3.3	При списании предметов, пришедших в негодность, списаны на себестоимость оставшиеся 50 % стоимости предметов	20, 44, 25, 26 и др.	10-92	50 000
4. Списание стоимости предметов единовременно по мере передачи их в эксплуатацию
4.1	Выданы бумага, ручки, скрепки, скобы и т.п.	20, 44, 25, 26 и др.	10-9	20 000

3. Учет канцтоваров должен быть организован в соответствии с Инструкцией о порядке бухгалтерского учета материалов, утвержденной постановлением Минфина РБ от 17.07.2007 № 114 (далее — Инструкция № 114), которая является основным общеотраслевым документом по учету материалов. Она устанавливает порядок бухгалтерского учета сырья и материалов, покупных полуфабрикатов и комплектующих изделий, топлива, тары и тарных материалов, запасных частей, инвентаря и хозяйственных принадлежностей, специальной оснастки и специальной одежды организаций.

Инструкцией № 114 предписано использовать в работе типовые формы документов. В частности, при поступлении канцтоваров должны применяться:

журнал учета поступающих грузов (форма М-1);

приходный ордер (форма М-4);

акт о приемке материалов (форма М-7).

При необходимости канцтовары могут непосредственно направляться в подразделение организации, минуя склад. В этом случае они отражаются в учете как поступившие на склад и переданные в подразделение организации. При этом в приходных и расходных документах склада и приходных документах подразделения организации делается отметка о том, что канцтовары получены от поставщика и выданы подразделению без завоза их на склад, и тогда канцтовары числятся в подотчете подразделения.

Данный порядок должен быть прописан либо отдельным приказом, либо закреплен в учетной политике предприятия.

Первичными учетными документами по отпуску канцтоваров, как и других материалов, со складов организации в подразделения организации являются лимитно-заборная карта (типовая форма М-8), требование-накладная (типовая форма М-11), накладная (типовая форма М-15).

В случае, когда канцтовары потребляются, минуя склад, документы на отпуск не составляются. На фактически израсходованные материалы подразделение — получатель материалов составляет соответствующий документ. В нашем случае таким документом, как правило, является акт списания товарно-материальных ценностей (канцтоваров), в котором указываются наименование, количество, учетная цена и сумма по каждому наименованию канцтоваров. На основании акта расхода производится списание материалов с подотчета соответствующего подразделения организации и отнесение их стоимости на затраты производства (в зависимости от того, на какие цели израсходованы материалы).

Порядок составления акта расхода материалов (в т.ч. его форма), а также перечень подразделений, для которых он предусмотрен, устанавливаются организацией.

Исходя из конкретных условий деятельности организация может применять самостоятельно разработанные формы первичных учетных документов по движению материалов.

При отсутствии утвержденных типовых форм (форм) или недостатке содержащейся в них информации организация принимает к учету самостоятельно разработанные и утвержденные первичные учетные документы, которые должны содержать следующие обязательные реквизиты (ст.9 Закона РБ от 18.10.1994 № 3321-XII «О бухгалтерском учете и отчетности»):

наименование, номер документа, дату и место его составления;

содержание и основание совершения хозяйственной операции, ее измерение и оценку в натуральных, количественных и денежных показателях;

должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, их фамилии, инициалы и личные подписи.

В зависимости от характера хозяйственных операций и системы обработки данных в первичные учетные документы могут включаться дополнительные реквизиты.

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, должен быть согласован с главным бухгалтером и утвержден руководителем организации.

Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным — непосредственно после ее совершения.

Лица, составившие и подписавшие первичные учетные документы, обеспечивают своевременное и качественное оформление этих документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных.

В соответствии с п.34 Инструкции № 114 при списании канцтоваров их оценка производится организацией одним из следующих способов:

по себестоимости каждой единицы;

по средней себестоимости;

по способу ЛИФО.

Применение одного из перечисленных способов по группе однородных канцтоваров производится в течение отчетного года и отражается в учетной политике организации исходя из допущения последовательности применения учетной политики.

Наибольшую сложность при учете канцтоваров у бухгалтеров вызывает трудоемкость операций по вводу данных и подготовке первичных документов. Это обусловлено, в частности, большой номенклатурой поступающих канцтоваров. Оптимальным решением данной проблемы представляется использование методики деления на группы однородных канцтоваров. То есть формировать номенклатуру по каждой накладной, в которой, например, указаны карандаши, фломастеры, авторучки, записные книжки, разная бумага, клей, скрепки и т.д.

Пример

В организации разработана методика распределения групп однородных канцтоваров. На основании товарной накладной формы ТН-2 произведено оприходование канцтоваров по следующей номенклатуре:

номенклатурный номер 1 «Ручки» — по этой номенклатуре фактическая себестоимость будет складываться из себестоимости всех карандашей, фломастеров, авторучек по данной накладной;

номенклатурный номер 2 «Блокноты» — по этой номенклатуре общая стоимость будет складываться из стоимости всех записных книжек, еженедельников, блокнотов, тетрадей по этой накладной.

Цена за единицу — средняя (общую сумму по номенклатуре делим на количество штук по ней). Единицей учета в этом случае будет штука.

Обратите внимание, что такой вариант, принимая во внимание принцип рациональности учета, можно использовать и в случае, когда канцтовары списываются не в день принятия на учет. Данная методика организации учета логично сочетается с оценкой при списании канцтоваров по средней себестоимости.

23.07.2008 г.

Анатолий Путицкий, аудитор

Журнал «Главный Бухгалтер. Учет ТМЦ» № 1, 2008 г.