Вид документа – это принадлежность письменного документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения. Наименования видов документов сформировались исторически. С начала 18 века известны такие документы, как протокол, рапорт, акт, ведомость. В конце 19 века появилось постановление. В 90-е годы 20 века в делопроизводстве федеральных органов исполнительной власти получило распространение поручение.
Понятие «разновидность» документа уточняет характер применения того или иного вида документа и его принадлежность к той или иной системе документации. Например, вид документа – акт, разновидности – акт сдачи объекта в эксплуатацию, акт о выделении к уничтожению документов с истекшим сроком хранения, акт ликвидации организации и др.
Все многообразие документов, обслуживающих сферу управления, можно классифицировать по различным основаниям.
По происхождению различают документы личные и официальные. Документы личного происхождения включают личную переписку, воспоминания личного характера, дневники. Они создаются вне сферы служебной деятельности человека или выполнения общественных обязанностей. Среди официальных документов, предполагающих обязательное оформление и удостоверение в установленном порядке, выделяют группу личных – удостоверяющих личность (паспорт), специальность, образование (диплом), трудовой стаж (трудовая книжка) и др.
В зависимости от отношения к аппарату управления различают документы:
— входящие (поступившие в организацию);
— исходящие (отправляемые из организации);
— внутренние (создаваемые в данной организации и используемые во внутренних связях). Совокупность этих документов образует документооборот организации.
По количеству затронутых вопросов документы делят на простые и сложные. Простые документы содержат изложение одного вопроса. Примером простых документов является письмо. Сложные документы содержат несколько вопросов. Они могут касаться нескольких должностных, структурных подразделений, учреждений. К таким документам относятся приказы, протоколы, постановления, решения.
По способу изложения текста документы могут быть индивидуальными, трафаретными и типовыми. В индивидуальных документах содержание излагается в виде связанного текста.
Содержание
1.3. Виды документов и их классификация
Составитель индивидуального документа готовит оригинальный текст, посвященный одному или нескольким вопросам для выполнения конкретной управленческой задачи. Эти документы пишутся традиционным литературным текстом.
В трафаретных документах структура изложения текста формализована, в них используются заранее подготовленные стандартные фразы или отдельные части постоянно повторяющегося текста и пропуски для заполнения переменной информации. Наиболее известными видами таких документов являются анкета и справка.
Трафаретные документы, как правило, бывают напечатаны на бланке, содержащем постоянную информацию, а переменная вписывается от руки.
Типовые документы используются для документирования однотипных (повторяющихся) ситуаций, составляются на основе образца (например, типовые письма, типовые инструкции, типовые договоры и др.)
По срокам хранения документы делятся на документы постоянного, долговременного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет) хранения. Сроки хранения документов определяются уполномоченным органом государственной власти РФ в области архивного дела и закрепляются в перечнях документов с указанием сроков хранения.
В зависимости от сферы деятельности официальные документы разделяются на управленческие, научные, технические, производственные и др.
По степени подлинности документы делятся на подлинники (оригиналы), копии и дубликаты.
Подлинник официального документа – это первый (или единичный) экземпляр документа, обладающий юридической силой. Документ, в котором сведения, подтверждающие его достоверность (сведения об авторе, времени и месте создания), считается подлинным. Синонимом подлинника является оригинал. Составленные в нескольких экземплярах оригиналы называются умноженными. Например, договор составляется, как минимум, в двух экземплярах, каждый из которых обладает одинаковой юридической силой. Оформление умноженных оригиналов является распространенной практикой.
Черновой документ отражает работу автора над содержанием документа, может содержать только текст документа и не обладает юридической силой.
Копия документа может быть факсимильной или свободной. Копии могут воспроизводить часть текста документа (выписки) или весь документ. Факсимильная копия полностью воспроизводит содержание документа и его внешние признаки – содержащиеся в подлиннике реквизиты (включая подписи и печать), особенности их расположения. Свободная форма содержит все реквизиты документа, но не обязательно повторяет его форму.
Все официально не заверенные виды копий не имеют юридической силы.
Дубликат – это копия официального документа, имеющая юридическую силу подлинника и сопровождаемая отметкой «дубликат».
Дата публикования: 2015-10-09; Прочитано: 1782 | Нарушение авторского права страницы
Все документы, проходящие по общему делопроизводству, можно разделить на: организационно-правовые, распорядительные, справочно-информационные, справочно-аналитические, по личному составу предприятия и бухгалтерского учета и отчетности.
Организационно-правовые документы. Это документы, необходимые для учреждения предприятия и организации его производственно-хозяйственной деятельности.
Часть из них составляет Комплект учредительных документов предприятия. В этот комплект входят;
заявление в регистрационную палату;
протокол № 1 собрания учредителей,
учредительный договор;
устав предприятия;
свидетельство о регистрации предприятия в регистрационной палате;
свидетельства о регистрации в органах статистики, налоговой инспекции, пенсионном и страховых фондах, государственном реестре и т.п. организациях. Эта часть документов выдается или заверяется внешними организациями.
Вторую часть составляет комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих текущую деятельность на предприятии и организацию работы трудового коллектива. Эти документы разрабатывается на предприятии и утверждается его руководством. Сюда входят:
структура предприятия;
штатное расписание;
текущие планы и программы деятельности;
положения о структурных подразделениях;
внутренний распорядок на предприятии;
должностные инструкции сотрудников;
инструкция о ведении делопроизводства и т.п.
Эти документы, а также документы бухгалтерского учета и отчетности, документы планирования, финансирования и кредитования обычно включают в раздел «Организационные документы» в качестве подразделов.
Организационно-распорядительные документы – это разновидность организационных документов, но дополнительно имеющих указание, что, кому и к какому сроку необходимо сделать.
На предприятиях в основном используются распорядительные документы, заверяемые одним лицом: приказ, распоряжение, указание и поручение.
Коллективным распорядительным документом может быть протокол собрания (совещания, заседания и т.п.), если в него по результатам голосования включены поручения конкретным лицам с указанием сроков исполнения.
Справочно-информационные и справочно-аналитические документы. Это документы, содержащие факты, данные, характеристики и другие сведения, необходимые предприятию в его производственно-хозяйственной деятельности. В первую очередь – это служебные письма и телеграммы, отправляемые и получаемые через отделения связи; а также их заменители телетайпы, телексы, телефаксы, письменные и звуковые документы электронной почты, телефонограммы. Сюда же входят: справки, акты, протоколы, докладные, служебные и объяснительные записки, отчеты, прогнозы, аналитические и другие материалы.
Документы по личному составу предприятия. Это документы, характеризующие работников и их трудовые правоотношения с администрацией предприятия и другими сотрудниками. К ним относятся: Личное заявление, Приказ о назначении на должность, Листок по учету кадров, Автобиография, копии свидетельств и аттестатов и др. документы, объединяемые в комплект «Личное дело», а также Трудовая книжка и различные карточки учетно-отчетных картотек.
Все документы, обращающихся в организациях, можно классифицировать по следующим признакам: видам деятельности, наименованию, способу фиксации информации, месту составления, степени сложности, степени гласности (секретности), срокам исполнения, юридической силе, стадиям создания, происхождению, срокам хранения, степени обязательности, степени унификации и характеру содержания.
По видам деятельности (или назначению) документы подразделяются на научно-технические, конструкторские, технологические, проектно-сметные, нормативные, организационно-распорядительные, по личному составу, учебно-методические, плановые и др.
По наименованию существует множество разновидностей документов. Приведем лишь некоторые: научные отчеты, чертежи, схемы, графики, приказы, распоряжения, указания, акты, протоколы, договора, уставы, инструкции, справки, деловые письма, телеграммы, анкеты.
По способу фиксации информации документы бывают: письменные (рукописные, машинописные, типографические, подготовленные на множительных аппаратах, электронные), графические и фото-, фоно-, кинодокументы.
По месту составления документы подразделяются на документы, используемые для решения внешних и внутренних вопросов. Внешняя документация, в свою очередь, делится на входящую и исходящую корреспонденцию.
По степени сложности документы классифицируют на простые и сложные (многоаспектные). Простые – это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных – несколько вопросов.
По степени гласности различают документы открытые (несекретные) и документы с ограниченным доступом (совершенно секретные, секретные, документы для служебного пользования, с грифом «конфиденциально», «лично»).
По юридической силе документы подразделяют на подлинные и подложные. Подлинные в отличие от подложных документы бывают действительные и недействительные. Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом.
По срокам исполнения документы классифицируются на срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроком исполнения, установленным соответствующими правовыми актами, резолюцией руководителя, а также телеграммы и другие документы с грифом «срочно».
По стадиям подготовки документы подразделяются на черновики и подлинники (оригиналы).
Виды документов и их классификация
Подлинники – единственный экземпляр документа, оформленный и подписанный с черновика в соответствии с установленными требованиями.
С подлинника могут быть изготовлены копии, выписки из документа и дубликат подлинника.
Копия – идентичное, заверенное должностным лицом воспроизведение подлинника. Выписка из документа – заверенная часть текста подлинника. Дубликат – второй экземпляр заверенного документа, имеющего одинаковую силу с подлинником.
По происхождению документы классифицируют на служебные (деловые), подготовленные на предприятиях, в организациях, и личные письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб.
По срокам хранения документы делятся на документы постоянного и документы временного хранения.
Документы временного хранения, в свою очередь, подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет.
По степени обязательности документы бывают информационные, содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций, и директивные – обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы.
По степени унификации различают документы индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные (образцовые) и унифицированные в виде анкеты или таблицы.
Индивидуальные документы по содержанию являются специфическими, носящими характер разового документа, излагаемого деловым языком.
Типовыми являются документы, рассчитанные на изложение однородных процессов и явлений: типовой технологический процесс, типовые правила внутреннего распорядка т.п.
Трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении документа в зависимости от конкретной ситуации.
Виды документов. Классификация документов
Вид документа – это принадлежность письменного документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения. Наименования видов документов сформировались исторически. С начала 18 века известны такие документы, как протокол, рапорт, акт, ведомость. В конце 19 века появилось постановление. В 90-е годы 20 века в делопроизводстве федеральных органов исполнительной власти получило распространение поручение.
Понятие «разновидность» документа уточняет характер применения того или иного вида документа и его принадлежность к той или иной системе документации. Например, вид документа – акт, разновидности – акт сдачи объекта в эксплуатацию, акт о выделении к уничтожению документов с истекшим сроком хранения, акт ликвидации организации и др.
Все многообразие документов, обслуживающих сферу управления, можно классифицировать по различным основаниям.
По происхождению различают документы личные и официальные. Документы личного происхождения включают личную переписку, воспоминания личного характера, дневники. Они создаются вне сферы служебной деятельности человека или выполнения общественных обязанностей. Среди официальных документов, предполагающих обязательное оформление и удостоверение в установленном порядке, выделяют группу личных – удостоверяющих личность (паспорт), специальность, образование (диплом), трудовой стаж (трудовая книжка) и др.
В зависимости от отношения к аппарату управления различают документы:
— входящие (поступившие в организацию);
— исходящие (отправляемые из организации);
— внутренние (создаваемые в данной организации и используемые во внутренних связях). Совокупность этих документов образует документооборот организации.
По количеству затронутых вопросов документы делят на простые и сложные. Простые документы содержат изложение одного вопроса. Примером простых документов является письмо. Сложные документы содержат несколько вопросов. Они могут касаться нескольких должностных, структурных подразделений, учреждений. К таким документам относятся приказы, протоколы, постановления, решения.
По способу изложения текста документы могут быть индивидуальными, трафаретными и типовыми. В индивидуальных документах содержание излагается в виде связанного текста. Составитель индивидуального документа готовит оригинальный текст, посвященный одному или нескольким вопросам для выполнения конкретной управленческой задачи. Эти документы пишутся традиционным литературным текстом.
В трафаретных документах структура изложения текста формализована, в них используются заранее подготовленные стандартные фразы или отдельные части постоянно повторяющегося текста и пропуски для заполнения переменной информации. Наиболее известными видами таких документов являются анкета и справка.
Трафаретные документы, как правило, бывают напечатаны на бланке, содержащем постоянную информацию, а переменная вписывается от руки.
Типовые документы используются для документирования однотипных (повторяющихся) ситуаций, составляются на основе образца (например, типовые письма, типовые инструкции, типовые договоры и др.)
По срокам хранения документы делятся на документы постоянного, долговременного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет) хранения. Сроки хранения документов определяются уполномоченным органом государственной власти РФ в области архивного дела и закрепляются в перечнях документов с указанием сроков хранения.
В зависимости от сферы деятельности официальные документы разделяются на управленческие, научные, технические, производственные и др.
По степени подлинности документы делятся на подлинники (оригиналы), копии и дубликаты.
Подлинник официального документа – это первый (или единичный) экземпляр документа, обладающий юридической силой. Документ, в котором сведения, подтверждающие его достоверность (сведения об авторе, времени и месте создания), считается подлинным. Синонимом подлинника является оригинал. Составленные в нескольких экземплярах оригиналы называются умноженными. Например, договор составляется, как минимум, в двух экземплярах, каждый из которых обладает одинаковой юридической силой. Оформление умноженных оригиналов является распространенной практикой.
Черновой документ отражает работу автора над содержанием документа, может содержать только текст документа и не обладает юридической силой.
Копия документа может быть факсимильной или свободной. Копии могут воспроизводить часть текста документа (выписки) или весь документ. Факсимильная копия полностью воспроизводит содержание документа и его внешние признаки – содержащиеся в подлиннике реквизиты (включая подписи и печать), особенности их расположения. Свободная форма содержит все реквизиты документа, но не обязательно повторяет его форму.
Все официально не заверенные виды копий не имеют юридической силы.
Дубликат – это копия официального документа, имеющая юридическую силу подлинника и сопровождаемая отметкой «дубликат».
Дата публикования: 2015-10-09; Прочитано: 1782 | Нарушение авторского права страницы
Классификация документов
Классификация бухгалтерских документов — группировка по определенным признакам бухгалтерских документов с целью их изучения и правильного использования. Такими признаками являются: назначение, порядок составления, способ отражения хозяйственных операций, место составления, порядок заполнения.
Первичные документы по назначению можно подразделить на распорядительные, оправдательные (исполнительные), бухгалтерского (учетного) оформления и комбинированные.
Распорядительные — это документы, которые содержат приказ, распоряжение на совершение определенных хозяйственных операций. Они разрешают произвести операцию, но не удостоверяют ее совершение. К ним относятся:
приказы;
доверенности;
накладные на работу;
чек на получение наличных денег с расчетного или валютного счета;
платежное поручение банку на перечисление денежных сумм.
Данные документы не подтверждают факты совершения хозяйственных операций и поэтому не являются основанием для их отражения в системном бухгалтерском учете. Их подписывают работники предприятия, имеющие право давать указания на совершение отраженных в документах операций.
Оправдательные {исполнительные) документы отражают факт совершения операции, служат оправданием записей в бухгалтерском учете, основанием для отражения хозяйственных операций на счетах, свидетельствуя о получении, выдаче, списании денежных и материальных средств. К ним, например, относятся:
приходный (расходный) кассовый ордер на получение (выдачу) наличных денег из кассы предприятия;
приходная (расходная) накладная — накладная на получение (отпуск) товара;
акт приемки, а также акт на списание товарно-материальных ценностей.
Документ бухгалтерского оформленияпредназначен для того, чтобы на основании распорядительных и оправдательных документов подготовить соответствующие учетные записи для обработки с целью дальнейшего использования в учетном процессе. К ним относятся:
· накопительные ведомости;
· ведомости начисления и распределения амортизационных отчислений;
· ведомости распределения общепроизводственных и общехозяйственных расходов;
· расчеты отклонений от нормативной себестоимости;
· калькуляции фактической себестоимости продукции;
· разные виды справок и расчетов, составляемых бухгалтерией.
К документам бухгалтерского оформления относятся различные справки, расчеты, заполняемые бухгалтером.
Принято регистрировать только те хозяйственные операции, действительное совершение которых отражено в оправдательных документах. На практике очень часто распоряжение на совершение операций и их фактическое совершение оформляется одним документом. Комбинированные документы сочетают в себе разрешительный и оправдательный характер (признаки распорядительных, оправдательных и документов бухгалтерского оформления). Примером документа являются авансовый отчет, расчетно-платежная ведомость, требование на отпуск материалов, лимитно-заборная карта и др. Наличие подписи в нем дает распоряжение кассиру выдать деньги из кассы работникам. Применение этого вида документов в учете очень удобно, так как упрощает их обработку, делает ее более наглядной, сокращает количество документов и расходы на изготовление бланков.
2 По порядку составления документы бывают первичными и сводными.
Первичные документы составляются на каждую отдельную операцию в момент ее совершения или сразу же по ее окончании путем ее первоначальной регистрации, удостоверяющей содержание хозяйственного факта и то, что он действительно имел место. К ним относятся документы:
· о поступлении материалов и отпуске их со складов предприятия в цехи (накладные, требования, лимитно-заборные карты);
· об отгрузке продукции покупателям (накладные, счета-фактуры);
· о начислении заработной платы работникам за выработанную продукцию, выполненную работу или оказанные услуги (табель учета рабочего времени);
· о поступлении и выдаче денежных средств (кассовые ордера).
Сводные документы составляются на основе первичных документов. Первичные документы, однородные по характеру операций, экономическому и другим признакам, объединяют в сводных документах, которые называются регистрами бухгалтерского учета. К ним относятся сводные группировочные ведомости, журналы-ордера, машинограммы и т. д. — в зависимости от применяемой формы учета. Применение регистров позволяет обобщать первичные документы, что дает возможность на другом уровне анализировать информацию о хозяйственных операциях.
Регистры бухгалтерского учета предназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, для отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности.
Регистры бухгалтерского учета ведутся в специальных книгах (журналах), на отдельных листах и карточках, в виде машинограмм, полученных при использовании вычислительной техники, а также на магнитных лентах, дисках, дискетах и иных машинных носителях.
Хозяйственные операции должны отражаться в регистре бухгалтерского учета в хронологической последовательности и группироваться по соответствующим счетам бухгалтерского учета.
По содержанию хозяйственных операций документы делятся на материальные, денежные и расчетные.
Материальные документы отражают наличие и движение средств и предметов труда, к которым относятся основные средства, нематериальные активы и другие долгосрочные вложения, производственные запасы и затраты. К материальным документам относятся:
· акты приема-передачи и списания основных средств;
· документы на оприходование и списание материальных ценностей;
· перечень таблиц, справок-расчетов и ведомостей;
· счета-фактуры, накладные и др.
Денежные документы показывают движение денежных средств. С их помощью учитываются кассовые и банковские операции. К ним относятся чеки, выписки банка, кассовые приходные и расходные ордера, квитанции о приеме денег, почтовые и вексельные марки, займы, облигации, сберегательные сертификаты.
Расчетные документы отражают расчеты предприятия с юридическими и физическими лицами. К ним относятся:
· платежные поручения и платежные требования;
· расчетные чеки;
· расчетно-платежные ведомости;
· авансовые отчеты.
2.
ВИДЫ ДОКУМЕНТОВ И ИХ КЛАССИФИКАЦИЯ
По способу отражения хозяйственных операций документы подразделяются на разовые и накопительные.
Разовые документы единовременно фиксируют в документе одну или несколько хозяйственных операций. При соблюдении определенных требований, предъявляемых к документу, информация, содержащаяся в нем, служит основанием для составления бухгалтерской записи в учете -приходные и расходные кассовые ордера, накладные-требования на отпуск материалов.
Накопительные документы фиксируют однородные хозяйственные операции, которые совершаются в течение определенного периода (дня, недели, месяца). В конце периода в этих документах подсчитываются итоги по соответствующим показателям.
3. По месту составления документы бывают внутренними и внешними.
Внутренние документы составляются и обращаются внутри данной организации. Ими оформляются операции, совершенные в пределах данной организации. К ним относятся:
· накладные на внутреннее перемещение товарно-материальных ценностей;
· расчетно-платежные и платежные ведомости на выдачу заработной платы;
· товарные отчеты;
· авансовые отчеты подотчетных лиц.
Внешние документы поступают от других организаций или направляются из данной организации в другие организации:
· товарно-транспортные накладные;
· счета-фактуры на поступившие от поставщиков товары;
· доверенности;
· платежные поручения.
4. По порядку заполнения документы можно классифицировать на составляемые вручную и — при помощи вычислительной техники.
Документы, составляемые ручным путем, заполняются вручную либо на пишущей машинке.
Документы, заполняемые при помощи вычислительной техники,автоматически регистрируют информацию о производственных операциях в момент их совершения.
Документооборот
Документооборот — движение документов в организации по информационным технологическим цепочкам (создание или получение их от других предприятий, принятие к учету, обработка, включая передачу в архив), регламентируемое графиком и дающее возможность проинформировать всех заинтересованных лиц, довести до них принятие решения. Документооборот — процесс последовательного выполнения операций над документами с момента их создания или получения до исполнения или отправки; он складывается из количества входящих, исходящих и внутренних документов.
Отвечает за организацию документооборота главный бухгалтер предприятия. В его обязанности входит разработка правил документооборота и технологии обработки учетной информации, представленного в виде графика документооборота.
2. Документы, составленные в хозяйственных подразделениях предприятия
(управлениях, отделах, цехах, бригадах и т. д.), передаются в бухгалтерию. До записи в учетные регистры они подвергаются бухгалтерской обработке, которая проводится в три этапа:
1. на первом этапе документы проверяются с точки зрения законности и целесообразности хозяйственных операций (по существу), а также сумма данной операции. Здесь может быть использован метод встречной проверки документов;
2. второй этап — производится формальная проверка документа на соблюдение формы документов и наличия в них обязательных реквизитов, проверяется правильность заполнения всех реквизитов, имеются ли предусмотренные подписи должностных лиц, участвовавших в совершении операции и оформлении документов;
3. третий этап — проверенные и принятые документы подвергаются группировке, арифметической проверке (правильности арифметических вычислений и подсчетов), таксировке (расценке) и контировке.
Таким образом, документы проверяются по форме и содержанию, группируются по однородным признакам и служат основанием для записей в учетных регистрах, после чего переплетаются в папки и используются для различных справок, проверок и документальных ревизий.
Группировка представляет собой процесс учетной обработки документов. Характер группировки обусловлен перечнем представленных протаксированных документов. Цель группировки заключается в подготовке сводных данных по движению отдельных видов имущества и обязательств за отчетный период. Тем самым упрощается ведение первичного учета.
Арифметическая проверка позволяет контролировать арифметические подсчеты итогов, правильность отражения количественных и стоимостных показателей.
Таксировка — определение денежной оценки хозяйственных операций, зафиксированных в документах. Многие поступающие в бухгалтерию документы имеют только натуральные показатели. При таксировке в таких документах указывают цены и суммы. Например, если в документе указан трудовой измеритель, выраженный в единицах времени (рабочих днях, часах, минутах), то его величина умножается на стоимость единицы данного времени.
Контировка — бухгалтерская запись в первичном документе, то есть проставление корреспонденции счетов по конкретной хозяйственной операции, вытекающей из содержания документа. Этот этап представляет собой более высокий уровень работы с документами.
3. Система управления документооборотом в организации налаживается следующим образом
· разрабатывается положение о бухгалтерской службе;
· составляются должностные инструкции для работников бухгалтерии и
иных работников организации, имеющих отношение к учету;
· составляется график документооборота в организации;
· создаются технологии обработки учетной информации;
· разрабатываются номенклатура дел и порядок текущего хранения документов;
· проводятся экспертиза документов, с точки зрения их ценности, и подготовка дел к длительному хранению.
Дата добавления: 2016-12-16; просмотров: 1265;
Все документы, проходящие по общему делопроизводству, можно разделить на: организационно-правовые, распорядительные, справочно-информационные, справочно-аналитические, по личному составу предприятия и бухгалтерского учета и отчетности.
Организационно-правовые документы. Это документы, необходимые для учреждения предприятия и организации его производственно-хозяйственной деятельности.
Часть из них составляет Комплект учредительных документов предприятия. В этот комплект входят;
заявление в регистрационную палату;
протокол № 1 собрания учредителей,
учредительный договор;
устав предприятия;
свидетельство о регистрации предприятия в регистрационной палате;
свидетельства о регистрации в органах статистики, налоговой инспекции, пенсионном и страховых фондах, государственном реестре и т.п. организациях. Эта часть документов выдается или заверяется внешними организациями.
Вторую часть составляет комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих текущую деятельность на предприятии и организацию работы трудового коллектива. Эти документы разрабатывается на предприятии и утверждается его руководством.
Сюда входят:
структура предприятия;
штатное расписание;
текущие планы и программы деятельности;
положения о структурных подразделениях;
внутренний распорядок на предприятии;
должностные инструкции сотрудников;
инструкция о ведении делопроизводства и т.п.
Эти документы, а также документы бухгалтерского учета и отчетности, документы планирования, финансирования и кредитования обычно включают в раздел «Организационные документы» в качестве подразделов.
Организационно-распорядительные документы – это разновидность организационных документов, но дополнительно имеющих указание, что, кому и к какому сроку необходимо сделать.
На предприятиях в основном используются распорядительные документы, заверяемые одним лицом: приказ, распоряжение, указание и поручение.
Коллективным распорядительным документом может быть протокол собрания (совещания, заседания и т.п.), если в него по результатам голосования включены поручения конкретным лицам с указанием сроков исполнения.
Справочно-информационные и справочно-аналитические документы. Это документы, содержащие факты, данные, характеристики и другие сведения, необходимые предприятию в его производственно-хозяйственной деятельности. В первую очередь – это служебные письма и телеграммы, отправляемые и получаемые через отделения связи; а также их заменители телетайпы, телексы, телефаксы, письменные и звуковые документы электронной почты, телефонограммы. Сюда же входят: справки, акты, протоколы, докладные, служебные и объяснительные записки, отчеты, прогнозы, аналитические и другие материалы.
Документы по личному составу предприятия. Это документы, характеризующие работников и их трудовые правоотношения с администрацией предприятия и другими сотрудниками. К ним относятся: Личное заявление, Приказ о назначении на должность, Листок по учету кадров, Автобиография, копии свидетельств и аттестатов и др. документы, объединяемые в комплект «Личное дело», а также Трудовая книжка и различные карточки учетно-отчетных картотек.
Все документы, обращающихся в организациях, можно классифицировать по следующим признакам: видам деятельности, наименованию, способу фиксации информации, месту составления, степени сложности, степени гласности (секретности), срокам исполнения, юридической силе, стадиям создания, происхождению, срокам хранения, степени обязательности, степени унификации и характеру содержания.
По видам деятельности (или назначению) документы подразделяются на научно-технические, конструкторские, технологические, проектно-сметные, нормативные, организационно-распорядительные, по личному составу, учебно-методические, плановые и др.
По наименованию существует множество разновидностей документов.
Виды документов в делопроизводстве
Приведем лишь некоторые: научные отчеты, чертежи, схемы, графики, приказы, распоряжения, указания, акты, протоколы, договора, уставы, инструкции, справки, деловые письма, телеграммы, анкеты.
По способу фиксации информации документы бывают: письменные (рукописные, машинописные, типографические, подготовленные на множительных аппаратах, электронные), графические и фото-, фоно-, кинодокументы.
По месту составления документы подразделяются на документы, используемые для решения внешних и внутренних вопросов. Внешняя документация, в свою очередь, делится на входящую и исходящую корреспонденцию.
По степени сложности документы классифицируют на простые и сложные (многоаспектные). Простые – это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных – несколько вопросов.
По степени гласности различают документы открытые (несекретные) и документы с ограниченным доступом (совершенно секретные, секретные, документы для служебного пользования, с грифом «конфиденциально», «лично»).
По юридической силе документы подразделяют на подлинные и подложные. Подлинные в отличие от подложных документы бывают действительные и недействительные. Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом.
По срокам исполнения документы классифицируются на срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроком исполнения, установленным соответствующими правовыми актами, резолюцией руководителя, а также телеграммы и другие документы с грифом «срочно».
По стадиям подготовки документы подразделяются на черновики и подлинники (оригиналы). Подлинники – единственный экземпляр документа, оформленный и подписанный с черновика в соответствии с установленными требованиями.
С подлинника могут быть изготовлены копии, выписки из документа и дубликат подлинника.
Копия – идентичное, заверенное должностным лицом воспроизведение подлинника. Выписка из документа – заверенная часть текста подлинника. Дубликат – второй экземпляр заверенного документа, имеющего одинаковую силу с подлинником.
По происхождению документы классифицируют на служебные (деловые), подготовленные на предприятиях, в организациях, и личные письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб.
По срокам хранения документы делятся на документы постоянного и документы временного хранения.
Документы временного хранения, в свою очередь, подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет.
По степени обязательности документы бывают информационные, содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций, и директивные – обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы.
По степени унификации различают документы индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные (образцовые) и унифицированные в виде анкеты или таблицы.
Индивидуальные документы по содержанию являются специфическими, носящими характер разового документа, излагаемого деловым языком.
Типовыми являются документы, рассчитанные на изложение однородных процессов и явлений: типовой технологический процесс, типовые правила внутреннего распорядка т.п.
Трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении документа в зависимости от конкретной ситуации.
Вся деятельность организации, предприятия, фирмы, так или иначе, связана с документацией. Документация весьма разнообразна по выполняемым ею функциям, по содержанию и назначению, по степени доступности содержащейся в ней информации. Обобщая цели, задачи и условия документирования, специалисты выделяют ряд факторов, позволяющих разделить все документы на отдельные типы и виды.
По фактору адресации документы разделяют на внутреннюю и внешнюю деловую переписку. Внутренняя деловая перепискаведется между должностными лицами, подразделениями одной организации, учреждения. При этом адресант и адресат документа состоят в отношениях должностного соподчинения. Документацию этого типа называют служебной. Внешняя деловая перепискаведется между разными организациями, учреждениями, должностными и частными лицами, не состоящими в прямом подчинении по отношению друг к другу. Документы, которыми обмениваются организации, называют официальными письмами.
По содержанию и назначению выделяют распорядительные, отчетные, справочные, плановыеи другие виды документов, каждый из которых характеризуется общностью требований, предъявляемых к содержанию и языковому оформлению.
В зависимости от того, к какой сфере человеческой деятельности относится документируемая информация, различают управленческие, научные, технические, производственные, финансовыеи другие виды документов. По фактору доступности документируемой информации документы могут быть открытого пользования (доступа), ограниченного доступа и конфиденциального характера.
Документы разделяют по срокам исполнения на срочные, второстепенные, итоговые и периодические,а покритерию первичности происхождения различают оригинал(первый экземпляр) и копию(все остальные экземпляры) документа.
В последнее время выделяют еще один классификационный признак – форма отправления официально-деловой корреспонденции. Так, наряду с традиционной почтовой пересылкой существует электронная деловая корреспонденция и факсовые отправления. Однако электронная почта и телефакс используются, как правило, для решения оперативных вопросов, в то время как письма, имеющие большое юридическое значение (договоры, предложения) высылаются обычными почтовыми отправлениями.
Ядро учрежденской (служебной) документации составляют управленческие документы.Именно они обеспечивают управляемость объектов как в рамках всего государства, так и в отдельной организации. Этот тип документов, в свою очередь, представлен комплексом систем, основными из которых являются: организационно-правовая документация; плановая документация; распорядительная документация и другие системы документации, включая и те, которые отражают основную деятельность учреждения.
Официальные письма.В основе классификации официально-деловой перепискилежат различные классификационные признаки. Так, например, по тематическому признаку официально-деловую корреспонденцию достаточно условно разделяют на деловую и коммерческую.Переписку, с помощью которой оформляют экономические, правовые, финансовые и другие формы деятельности предприятия, принято называть деловой корреспонденцией.Письма, составляемые при заключении и выполнении коммерческих сделок, при решении вопросов сбыта продукции и вопросов снабжения, относят к коммерческойкорреспонденции (письма-запросы, предложения, письма-претензии и ответы на эти виды Писем).
По функциональному признаку различают письма, требующие письма-ответа, и письма, не требующие письма-ответа.Обязательного ответа требуют: письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-рекламация. Не требуют ответа сопроводительные письма, так как выполняют функцию ярлыка, этикетки, прикладываемой к отправляемым документам. Их цель – фиксировать факт отправки. Письма-подтверждения, письма-напоминания, письма-предупреждения констатируют свершившийся факт и поэтому также не требуют ответа.
По особенностям композиции различают одноаспектные и многоаспектныеписьма. Содержание одноаспектного письма посвящено одному вопросу, проблеме, например: выражение гарантии – гарантийное письмо; приглашение принять участие в чем-либо – письмо-приглашение и т.д. Многоаспектным считается письмо, содержащее однотипные и разнотипные аспекты – просьбы, извинения, гарантии. Каждому из существующих аспектов содержания письма соответствуют традиционно сложившиеся языковые модели, содержащие ключевыеслова: гарантируем, приглашаем, сожалеем.
По структурным признакам деловые письма делят на регламентированные(стандартные) и нерегламентированные(нестандартные). Составление регламентированных писем осуществляется по определенному образцу. Это предполагает не только соответствие письма стандартным аспектам содержания, но и использование стандартных языковых и синтаксических конструкций. Жесткие требования предъявляются также к формату бумаги, составу реквизитов, оформлению всех элементов письма.
Нерегламентированное деловое письмо, как правило, отражает какую-либо необычную производственную ситуацию либо свидетельствует об особом значении, которое придает письму составитель.
Какие бывают виды документов?
В связи с этим текстовая структура нерегламентированного письма является менее жесткой, возможен больший выбор речевых и синтаксических средств, в том числе выразительных. Принцип построения текста в них существенно отличается от жесткой структуры обычных официальных писем, приближаясь то к обычному повествованию (история вопроса, изложение сути дела), то к рассуждению (убеждающая часть), то к описанию (технические характеристики, описания конструкций). Однако язык нерегламентированных писем также содержит элементы стандартизации: этикетные фразы, лексическая сочетаемость, терминологичность.
Общим для всех видов и типов служебных бумаг является требование четкого соблюдения правил оформления документов в соответствии с действующими ГОСТами и стандартами.
Дата публикования: 2014-10-25; Прочитано: 4215 | Нарушение авторского права страницы