Содержание
- Расчеты с подотчетными лицами
- (Типичные ошибки)
- Отсутствие приказа по подотчетным лицам
- Устаревшая форма авансового отчета
- Несоблюдение предельного размера расчетов с организациями
- Как осуществляется учет расчетов с подотчетными лицами в 2018 году
- Неправильное оформление товарного чека
- Неправильное отражение операций в бухучете
- Ошибки в отчетности
- Без отчета — опять под отчет
- Неправильный учет командировочных
- Учет расчетов с подотчетными лицами
- Расчеты с подотчетными лицами
- (Типичные ошибки)
- Отсутствие приказа по подотчетным лицам
- Устаревшая форма авансового отчета
- Несоблюдение предельного размера расчетов с организациями
- Отражение «Подотчета» В бухгалтерском учете
- Неправильное оформление товарного чека
- Неправильное отражение операций в бухучете
- Ошибки в отчетности
- Без отчета — опять под отчет
- Неправильный учет командировочных
- Расчет командировочных расходов и взаиморасчеты с подотчетным лицом
- Условие задачи по расчету командировочных расходов и взаиморасчетов с подотчетными лицами
- Расчеты с подотчетными лицами
- Решение задачи по расчету командировочных расходов и взаиморасчетов с подотчетными лицами
- Проводки по расчету командировочных расходов и взаиморасчетов с подотчетными лицами
- Задолженность — подотчетное лицо
- Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами
- Подотчетные лица в бухучете это
Расчеты с подотчетными лицами
(Типичные ошибки)
Нередко московские фирмы покупают товар (работы или услуги) за наличные деньги. Но, несмотря на то что к таким расчетам все давно привыкли, ошибки при расчетах с подотчетными лицами — дело типичное. И многие на первый взгляд безобидные ошибки могут дорого обойтись организации.
Напомним, что предприятия имеют право выдавать наличные деньги под отчет (аванс) на хозяйственно-операционные и командировочные расходы, на закупку товаров мелким оптом и некоторые другие операции (п.11 Порядка ведения кассовых операций, утвержденного Решением Совета директоров ЦБ РФ 22 сентября 1993 г. N 40, далее — Порядок). При выездных налоговых проверках авансовые отчеты, как правило, попадают под сплошной контроль инспекторов. Ведь ошибки при их оформлении могут дать солидную "прибавку" к штрафным санкциям.
Мы рассмотрим наиболее типичные и в то же время "дорогие" для фирмы ошибки при расчетах с подотчетниками.
Отсутствие приказа по подотчетным лицам
Приказом по организации должен быть утвержден перечень лиц, которые имеют право на получение средств под отчет. Как правило, в перечень входят водители, кладовщики, офис-менеджеры, секретари, командированные сотрудники и другие.
В приказе должны быть установлены:
- сроки, на которые выдаются подотчетные суммы, и их предельный размер;
- порядок представления авансовых отчетов;
- запрещение выдачи денег работнику под отчет при условии неполного отчета по ранее выданному авансу;
- запрещение передачи подотчетных денежных средств от одного работника другому.
Перечисленных в приказе сотрудников нужно ознакомить с ним в обязательном порядке.
Если такого приказа в организации нет, налоговики посчитают, что срок выдачи подотчетных сумм не установлен. А значит, расчеты по подотчетным суммам должны быть осуществлены в пределах одного рабочего дня.
Устаревшая форма авансового отчета
Бухучет должен вестись на основании правильно оформленных первичных учетных документов (ст.9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете"). Для расчетов с подотчетными лицами предусмотрен унифицированный первичный документ — авансовый отчет.
С 1 января прошлого года Постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. N 55 введена новая форма авансового отчета N АО-1. Если организация не разработала свою форму авансового отчета и при этом по-прежнему оформляет авансовые отчеты по устаревшей форме, то она нарушает Закон о бухучете.
При проверке налоговики наверняка вынесут вердикт, что фирма грубо нарушила правила ведения бухучета (в данном случае — исказила строку бухгалтерского баланса более чем на 10 процентов), используя документы не установленной формы. А значит, есть все основания оштрафовать руководство предприятия по ст.15.11 КоАП РФ на сумму от 2000 до 3000 руб.
Несоблюдение предельного размера расчетов с организациями
Типична также ситуация, когда из подотчетных сумм производятся расчеты с юридическими лицами сверх установленного лимита. Напомним, что на сегодня он составляет 60 000 руб. по одной сделке <*>. Причем следует иметь в виду, что Центробанк и МНС в целях применения указанного лимита уравняли понятия "сделка" и "договор". Об этом сказано в совместном Письме ЦБ РФ от 2 июля 2002 г. N 85-Т и МНС России от 1 июля 2002 г. N 24-2-02/252 "По вопросам осуществления расчетов между юридическими лицами наличными деньгами".
<*> Согласно Указанию ЦБ РФ от 14 ноября 2001 г.
Как осуществляется учет расчетов с подотчетными лицами в 2018 году
N 1050-У "Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в РФ между юридическими лицами по одной сделке".
Так что любую покупку подотчетника от имени фирмы по одному договору свыше 60 000 руб. налоговики однозначно трактуют как превышение лимита.
Предельный размер расчетов "наличкой" между организациями и физическими лицами не установлен. Поэтому некоторые фирмы пытаются использовать это положение и заставляют сотрудников совершать покупки от своего имени и за свой счет. Однако, согласно ст.183 Гражданского кодекса, сделка неуполномоченным лицом будет считаться заключенной от имени юридического лица, если руководство в дальнейшем одобрит данную сделку (подпишет авансовый отчет подотчетного лица). Значит, указанный лимит налоговики применят и при расчетах наличными деньгами с помощью подотчетников.
Если в ходе налоговой проверки будет выявлено данное нарушение, руководителю грозит штраф от 4000 до 5000 руб., а самой фирме — от 40 000 до 50 000 руб. (ст.151 КоАП РФ).
Неправильное оформление товарного чека
Приобретение канцелярских, хозяйственных и других товаров в розничной торговле должно подтверждаться чеком ККМ и товарным чеком, также содержащим отметку об оплате. Товарный чек служит для расшифровки сведений, указанных в кассовом чеке. В нем должно быть подробно описано, что, сколько и за какую цену приобрел подотчетник.
Если в чеке будет просто указано: "хозтовары" или "канцтовары", налоговики к нему обязательно придерутся. Вдруг были приобретены товарно-материальные ценности стоимостью меньше 10 000 руб., но со сроком службы больше 12 месяцев (например, вентилятор или дорогой бухгалтерский калькулятор)? В таком случае они должны быть оприходованы как основные средства в соответствии с ПБУ 6/01 "Учет основных средств".
Если все-таки подотчетник предъявил товарный чек без расшифровки, ситуацию можно спасти. Нужно организовать комиссию из уполномоченных лиц (например, в составе бухгалтера, завскладом или офис-менеджера). Комиссия составит акт, в котором зафиксирует, что конкретно и для каких целей приобретено.
Встречается и обратная ситуация: товарный чек со штампом "оплачено" есть, а кассового чека или приходного ордера нет. Такую ситуацию налоговики однозначно трактуют как отсутствие оправдательных документов на оплату. Кстати, до сих пор арбитражная практика по таким ситуациям неоднозначна. Так, Арбитражный суд г. Москвы Решением от 24 июня 1998 г. N А40-12511/98-80-170а отменил решение по акту документальной проверки, которым налоговики доначислили работникам подоходный налог с подотчетных сумм, списанных по товарным чекам без приложения ККМ. Впрочем, не единичны случаи, когда суд встает на сторону налоговиков.
Встречаются случаи, когда работник фирмы закупает товар за счет своих собственных средств, а уже затем организация возмещает ему расходы. Налоговики рассматривают такую операцию как факт покупки фирмой товара у физического лица и требуют включить выплаченные работнику деньги в расчет налога на доходы физических лиц.
Чтобы не было споров с налоговиками, предлагаем поступить так.
Пример 1. Менеджер ООО "Сириус" 6 января на собственные деньги приобрел термобумагу для факса по очень низкой цене. По просьбе работника на товарном чеке продавцом магазина была сделана запись: "оплачено Ивановым, менеджером ЗАО "Сириус"". 9 января он представил в бухгалтерию организации авансовый отчет, который был утвержден руководителем фирмы 10 января. Расчеты с подотчетным лицом были произведены 14 января.
Бухгалтер "Сириуса" отразил операции следующим образом:
9 января
Дебет 10 Кредит 73
- отражена задолженность перед физическим лицом — сотрудником предприятия;
10 января
Дебет 73 Кредит 71
- возникла задолженность перед физическим лицом по подотчетным суммам на основании утвержденного авансового отчета;
14 января
Дебет 71 Кредит 50
- погашена задолженность перед подотчетным лицом.
Однако директор фирмы может посчитать, что сотрудник проявил излишнюю самостоятельность, и откажется утверждать авансовый отчет. А приобретенные ценности уже оприходованы и переданы в эксплуатацию. В таком случае необходимо заключить с работником договор купли-продажи и исчислить НДФЛ с полученного им дохода.
Неправильное отражение операций в бухучете
Типичная бухгалтерская ошибка — списание материальных ценностей на счета затрат (20, 23, 25, 26, 29, 44) без оприходования.
Пример 2. Секретарь ООО "Лотос" как подотчетное лицо приобрела степлеры стоимостью 1000 руб. На основании товарного и кассового чеков бухгалтер "Лотоса" сделала запись:
Дебет 26 Кредит 71
- 1000 руб. — приобретены канцелярские принадлежности.
При этом факты оприходования и передачи степлеров в эксплуатацию в бухучете фирмы подтверждены не были. Значит, включение стоимости степлеров в состав расходов было необоснованным.
В данном случае следовало сделать записи:
Дебет 10 Кредит 71
- 1000 руб. — оприходованы степлеры, приобретенные подотчетным лицом;
Дебет 26 Кредит 10
- 1000 руб. — переданы в эксплуатацию степлеры.
Напоминаем, что неправильное отражение на счетах бухучета и в отчетности хозяйственных операций, денежных средств, материальных ценностей грозит фирме штрафом от 5000 до 15 000 руб. в зависимости от того, в скольких налоговых периодах допускалось нарушение (ст.120 НК РФ).
Ошибки в отчетности
Счет 71 — активно-пассивный и может иметь в аналитическом учете одновременно как дебетовое, так и кредитовое сальдо. Например, выданные под отчет Иванову суммы отражаются по дебету счета 71, а задолженность предприятия по авансовому отчету Петрова фиксируется по кредиту счета 71. В бухгалтерском балансе дебиторскую задолженность по расчетам с подотчетниками нужно учесть по строке 246, а кредиторскую — по строке 628.
Если бухгалтер это правило не соблюдает, последствия будут такие же, как и в предыдущей ситуации.
Без отчета — опять под отчет
Распространенной ошибкой является выдача денег под отчет сотрудникам, еще не отчитавшимся по предыдущему отчету. При этом нарушается п.11 Порядка. Налоговики предпочитают трактовать эту ситуацию так.
Пример 3. 20 ноября 2002 г. офис-менеджер ООО "Сайдинг" получил под отчет 10 000 руб. на покупку канцелярских принадлежностей. Приказом по предприятию установлен срок представления авансовых отчетов — последнее календарное число месяца. Подотчетник не вернул выданные деньги ни в ноябре, ни в декабре.
Ставка рефинансирования ЦБ РФ на дату выдачи подотчетных сумм — 21 процент.
При проверке налоговики не возвращенную вовремя сумму трактовали как беспроцентный заем и рассчитали материальную выгоду, включаемую в налогооблагаемый доход работника в соответствии с п.1 ст.212 Налогового кодекса:
10 000 руб. x 21% x 3/4 : 365 дн. x 31 день = 134 руб.
Сумма налога с материальной выгоды составит 47 руб. (134 руб. x 35%).
По нашему мнению, налоговики неправы. В соответствии со ст.808 ГК РФ между заимодавцем и заемщиком должен быть заключен письменный договор. Нет договора — нет займа.
Кроме того, при правильной организации аналитического учета по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" работники являются должниками фирмы до полного погашения сумм, выданных им под отчет. Поэтому наличие дебетового сальдо на этом счете не может классифицироваться как полученный подотчетным лицом доход. Кстати, это мнение подтверждено Постановлением ВАС от 16 декабря 1997 г. N 905/97.
Неправильный учет командировочных
Работнику возмещаются только расходы на проезд до места командировки и обратно. Расходы на пользование внутригородским транспортом должны покрываться суточными. Но очень часто в авансовые отчеты включают расходы на проезд в автобусе или троллейбусе с приложением талонов. Кроме того, за счет суточных должны покрываться также затраты на пользование мини-баром, питание, стоимость конфет и печенья к чаю при обслуживании в гостиницах.
При командировках за границу часто встречается ошибка, когда работник тратит выданную под отчет валюту на иные цели, например на проведение платежей по внешнеэкономическим сделкам или покупку материальных ценностей. Налоговики будут трактовать эти затраты как использование валюты на личные нужды.
Обращаем внимание на то, что для правильного отражения расчетов с сотрудниками, отправленными в командировку, прежде всего нужно учитывать цель командировки. Ведь расходы на непроизводственные командировки (например, поездки, связанные с лечением сотрудников, обслуживанием и передачей объектов непроизводственного назначения) относятся к прочим и не учитываются при исчислении налога на прибыль.
Подробнее о том, как правильно оформлять и учитывать командировочные расходы, мы писали в октябрьском номере нашего журнала за прошлый год.
О.Курилова
Подотчетными лицами являются работники организации, получившие авансом наличные суммы денежных средств на предстоящие административно-хозяйственные и командировочные расходы. Список подотчетных лиц, регулярно получающих денежные средства под отчет на административно-хозяйственные расходы, оформляется приказом по организации.
Коммерческие организации или ассоциации, занимающиеся вопросами, упомянутыми в пункте 1 выше, могут стать Членами, связанными с Организацией, при условии, что их заявка на членство будет представлена в письменной форме Генеральному секретарю и поддержана государством, под юрисдикцией которого Штаб-квартира заявителя находится. Такие кандидатуры утверждаются Ассамблеей большинством в две трети голосов присутствующих и участвующих в голосовании полноправных членов при условии, что такое большинство составляет большинство действующих членов Организации.
Служебная командировка — это поездка работника по распоряжению руководителя организации для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. За время нахождения в командировке работнику сохраняется заработная плата по месту постоянной работы. Работника направляет в командировку руководитель, что оформляется выдачей командировочного удостоверения. По усмотрению руководителя организации наряду с командировочным удостоверением может оформляться приказ. При направлении в командировку подотчетное лицо также получает служебное задание, форма которого утверждена Госкомстатом России.
Пример заполнения авансового отчета
Может быть учрежден Комитет аффилированных Членов, который устанавливает свои собственные правила процедуры при условии одобрения Ассамблеей. Комитет может быть представлен на заседаниях Организации. Вы можете запросить, чтобы пункты были включены в повестку дня этих совещаний. Он также может выносить рекомендации на таких встречах.
Присоединившиеся члены могут участвовать, индивидуально или в качестве группы в рамках Комитета-члена, в деятельности Организации. Органами Организации являются. Заседания Ассамблеи и Совета проводятся в месте пребывания Организации, если соответствующие органы не примут иного решения.
Размер аванса, выдаваемого подотчетному лицу, определяется заданием (что купить, оплатить) и условиями командировки (пункт назначения, виды транспорта, продолжительность командировки).
Выдача наличных денег под отчет оформляется расходным кассовым ордером после расчета бухгалтерией причитающихся сумм.
Подотчетное лицо обязано в трехдневный срок (после использования средств или возвращения из командировки) составить и сдать в бухгалтерию авансовый отчет. К авансовому отчету прилагаются оправдательные документы (квитанции, чеки, проездные билеты, счета и Др.). командировочное удостоверение. Целесообразность расходов подтверждает руководитель отдела, в котором работает сотрудник. Бухгалтерия проверяет расходы, представленные в авансовом отчете, а руководитель организации утверждает отчет. Затем авансовый отчет принимается к учету.
Ассамблея является высшим органом Организации; состоит из делегатов, представляющих фактических членов. Члены Ассамблеи могут быть представлены не более чем пятью делегатами на любой сессии Ассамблеи, причем один член будет назначен главой делегации этого государства-члена.
Комитет аффилированных членов может назначить до трех наблюдателей, и каждый член-член может назначить наблюдателя для участия в работе Ассамблеи. Ассамблея собирается на очередную сессию каждые два года, а также на внеочередной сессии, когда этого требуют обстоятельства. Внеочередные сессии могут быть созваны по просьбе Совета или большинства эффективных членов Организации.
Командировочные расходы включаются в себестоимость продукции (работ, услуг).
Хозяйственные расходы подтверждаются квитанциями почтовых отделений, счетами и чеками магазинов, оптовых и транспортных организаций и др.
Остаток неиспользованных сумм сдается подотчетным лицом в кассу по приходному кассовому ордеру, а перерасход выдается из кассы по расходному кассовому ордеру в день сдачи авансового отчета.
Ассамблея принимает свои собственные правила процедуры. Ассамблея может рассмотреть любой вопрос и вынести рекомендации по любому вопросу, входящему в компетенцию Организации. В дополнение к тем, которые по другим причинам объясняются настоящим Уставом, его атрибуты заключаются в следующем.
Ассамблея избирает своего Председателя и своих заместителей Председателя в начале каждой сессии. Председатель председательствует на Ассамблее и выполняет возложенные на нее задачи. Президент несет ответственность перед Ассамблеей в ходе ее заседаний. Президент представляет Организацию на весь период своего мандата во всех проявлениях, когда такое представительство становится необходимым.
Денежные средства, полученные под отчет, расходуются строго по назначению. Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается. Наличные деньги выдаются под отчет при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. У лиц, не представивших отчеты и оправдательные документы о расходовании подотчетных сумм в установленные сроки или не возвративших в кассу организации остатки неиспользованных сумм авансов, бухгалтерия вправе удержать из начисленной заработной платы задолженность в порядке, предусмотренном действующим I законодательством.
Совет состоит из членов, избираемых Ассамблеей пропорционально одному члену на каждые пять полноправных членов в соответствии с правилами, установленными Ассамблеей в целях обеспечения справедливого и справедливого географического распределения. Ассоциированный член, назначенный ассоциированными членами Организации, может участвовать в работе Совета без права голоса.
Представитель Комитета членов может участвовать в работе Совета без права голоса. Срок полномочий избранных членов Совета составляет четыре года, за исключением половины членов первого Совета, назначенного на судьбу, который должен составлять два года. Выборы половины членов Совета проводятся каждые два года.
Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Это активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц организации или сумму невозмещенного перерасхода. По дебету счета записываются суммы, выданные под отчет и в возмещение перерасхода, по кредиту — суммы, использованные согласно авансовым отчетам и неиспользованные и сданные по приходным кассовым ордерам. Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». В дальнейшем эти суммы списываются в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) и 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет 2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника).
Совет собирается не реже двух раз в год. Совет избирает Председателя и заместителей Председателя из числа своих избранных членов на срок полномочий одного года.
Учет расчетов с подотчетными лицами
Совет принимает свои собственные правила процедуры. Функции Совета, помимо тех, которые были приписаны ему по другим причинам в соответствии с настоящим Уставом, заключаются в следующем.
Кто является подотчетным лицом
В промежутке между сессиями Ассамблеи и при отсутствии каких-либо положений об обратном в настоящем Уставе Совет принимает такие административные и технические решения, какие могут потребоваться в рамках задач Организации и финансовых ресурсов, и готовит доклад о принятых решений, для утверждения следующей сессии Ассамблеи.
Синтетический и аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведется в ведомости по каждой сумме, выданной под отчет. В регистре отражаются выдача денежных средств по отчет в разрезе корреспондирующих счетов и списание задолженности при представлении авансовых отчетов с отнесением расходов на счета затрат, запасов и др. Бухгалтерские записи по учету расчетов с подотчетными лицами представлены в табл. 10.1.
Секретариат состоит из Генерального секретаря и персонала, необходимого для Организации. По рекомендации Совета Генеральный секретарь назначается на четырехлетний срок большинством в две трети голосов всех полноправных членов, присутствующих и участвующих в голосовании в Ассамблее.
Генеральный секретарь несет ответственность перед Ассамблеей и Советом. Генеральный секретарь несет ответственность за осуществление директив Ассамблеи и Совета. Он представляет Совету доклады о деятельности Организации, управленческих счетах и проекте общей программы работы, а также о бюджетных предложениях Организации.
Таблица 10.1
Корреспонденция счетов по учету расчетов с подотчетными лицами
| № | Содержание факта хозяйственной деятельности | Корреспонденция счетов | |
| Дебет | Кредит | ||
| 1 | Отражается выдача денежных средств подотчетным лицам | 71 | 50,51 |
| 2 | Отражается выдача денежных документов подотчетным лицам | 71 | 50 |
| 3 | Отражается выдача денежных средств под отчет подразделениям организации, выделенным на отдельный баланс | 71 | 79 |
| 4 | Отражается оплата подотчетными лицами разных расходов, связанных с приобретением оборудования, материалов, их доставкой и хранением | 07, 08, 10, 15 | 71 |
| 5 | Отражается НДС по материальным ценностям, работам, услугам | 19 | 71 |
| 6 | Отражается сумма расходов, осуществленных подотчетными лицами и связанных с производством продукции, выполнением работ, оказанием услуг | 20, 23, 25,26 | 71 |
| 7 | Отражается сумма расходов, осуществленных подотчетными лицами и связанных с исправлением брака | 28 | 71 |
| 8 | Отражается сумма расходов, осуществленных подотчетными лицами и связанных с продажей продукции | 44,45 | 71 |
| 9 | Отражается возврат работниками в кассу неизрасходованных подотчетных сумм | 50 | 71 |
| 10 | Приняты к учету денежные документы, оплаченные из подотчетных сумм | 50 | 71 |
| 11 | Отражается возврат работниками организации на расчетный, валютный или специальные счета организации неизрасходованных сумм, ранее выданных под отчет | 51,52, | 71 |
| 12 | Отражается стоимость приобретенных подотчетным лицом ценных бумаг | 58 | 71 |
| 13 | Отражается оплата подотчетными лицами расходов, возмещаемых контрагентами в соответствии с условиями договоров | 62,76 | 71 |
| 14 | Отражаются суммы, удержанные из оплаты труда работника (с согласия работника) в связи с наличием у него неизрасходованных подотчетных сумм | 70 | 71 |
| 15 | Отражается задолженность работника по своевременно не возвращенным подотчетным суммам | 73 | 71 |
| 16 | Отражается оплата подотчетными лицами работ (услуг), выполненных (оказанных) для подразделения, выделенного на отдельный баланс | 79 | 71 |
| 17 | Отражается оплата подотчетными лицами прочих расходов | 91 | 71 |
| 18 | Отражаются подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки или незаконно израсходованные | 94 | 71 |
сотрудник предприятия, получающий “под отчет” деньги для производства разных расходов на надобности предприятия; деньги эти называются подотчетными суммами.
Генеральный секретарь обеспечивает юридическое представительство Организации. Генеральный секретарь назначает персонал Секретариата в соответствии с положениями о персонале, утвержденными Ассамблеей. Персонал Организации подотчетен Генеральному секретарю.
Главным соображением при наборе и установлении условий найма персонала должна быть необходимость предоставлять Организации услуги лиц, обладающих наивысшими качествами эффективности, технической компетентности и добросовестности. В соответствии с этим соображением должным образом учитывается важность вербовки по широкой географической базе.
Отличное определение
Неполное определение ↓
ЛИЦО, ПОДОТЧЕТНОЕ
работник предприятия, получивший авансом наличные денежные суммы на предстоящие расходы, связанные с хозяйственной деятельностью. Список подотчетных должностных лиц оформляется приказом руководителя предприятия. П.л. должно предоставить в установленные сроки авансовые отчеты о расходе подотчетных лиц. Для учета расчетов с подотчетными лицами используется счет "Расчеты с подотчетными лицами".На выданные под отчет суммы счет "Расчеты с подотчетными лицами" дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет "Расчеты с подотчетными лицами" кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов. Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведется в журнале-ордере, контокоррентных карточках в зависимости от применяемых на предприятии учетных регистров. Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета "Расчеты с подотчетными лицами" и дебету счета "Недостачи и потери от порчи ценностей". В дальнейшем эти суммы списываются со счета "Недостачи и потери от порчи ценностей" в дебет счета "Расчеты с персоналом по оплате труда", если они могут быть удержаны из заработной платы работника, а если не могут быть удержаны — в дебет счета "Расчеты с персоналом по прочим операциям".
При исполнении своих обязанностей Генеральный секретарь и персонал не должны ни искать, ни принимать указания от какого-либо правительства или органа, которые являются внешними по отношению к Организации. Они должны воздерживаться от любых действий, несовместимых с их положением в качестве международных должностных лиц, и несут исключительную ответственность перед Организацией.
Бюджет Организации, охватывающий ее административную деятельность и общую программу работы, финансируется за счет взносов фактических, ассоциированных и связанных с ними Членов в соответствии с шкалой оценки, принятой Ассамблеей, а также любым другим источником дохода Организации в в соответствии с положениями правил финансирования, прилагаемых к настоящему Уставу.
Расчеты с подотчетными лицами
(Типичные ошибки)
Нередко московские фирмы покупают товар (работы или услуги) за наличные деньги. Но, несмотря на то что к таким расчетам все давно привыкли, ошибки при расчетах с подотчетными лицами — дело типичное. И многие на первый взгляд безобидные ошибки могут дорого обойтись организации.
Напомним, что предприятия имеют право выдавать наличные деньги под отчет (аванс) на хозяйственно-операционные и командировочные расходы, на закупку товаров мелким оптом и некоторые другие операции (п.11 Порядка ведения кассовых операций, утвержденного Решением Совета директоров ЦБ РФ 22 сентября 1993 г. N 40, далее — Порядок). При выездных налоговых проверках авансовые отчеты, как правило, попадают под сплошной контроль инспекторов. Ведь ошибки при их оформлении могут дать солидную "прибавку" к штрафным санкциям.
Мы рассмотрим наиболее типичные и в то же время "дорогие" для фирмы ошибки при расчетах с подотчетниками.
Отсутствие приказа по подотчетным лицам
Приказом по организации должен быть утвержден перечень лиц, которые имеют право на получение средств под отчет. Как правило, в перечень входят водители, кладовщики, офис-менеджеры, секретари, командированные сотрудники и другие.
В приказе должны быть установлены:
- сроки, на которые выдаются подотчетные суммы, и их предельный размер;
- порядок представления авансовых отчетов;
- запрещение выдачи денег работнику под отчет при условии неполного отчета по ранее выданному авансу;
- запрещение передачи подотчетных денежных средств от одного работника другому.
Перечисленных в приказе сотрудников нужно ознакомить с ним в обязательном порядке.
Если такого приказа в организации нет, налоговики посчитают, что срок выдачи подотчетных сумм не установлен. А значит, расчеты по подотчетным суммам должны быть осуществлены в пределах одного рабочего дня.
Устаревшая форма авансового отчета
Бухучет должен вестись на основании правильно оформленных первичных учетных документов (ст.9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете"). Для расчетов с подотчетными лицами предусмотрен унифицированный первичный документ — авансовый отчет.
С 1 января прошлого года Постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. N 55 введена новая форма авансового отчета N АО-1. Если организация не разработала свою форму авансового отчета и при этом по-прежнему оформляет авансовые отчеты по устаревшей форме, то она нарушает Закон о бухучете.
При проверке налоговики наверняка вынесут вердикт, что фирма грубо нарушила правила ведения бухучета (в данном случае — исказила строку бухгалтерского баланса более чем на 10 процентов), используя документы не установленной формы. А значит, есть все основания оштрафовать руководство предприятия по ст.15.11 КоАП РФ на сумму от 2000 до 3000 руб.
Несоблюдение предельного размера расчетов с организациями
Типична также ситуация, когда из подотчетных сумм производятся расчеты с юридическими лицами сверх установленного лимита. Напомним, что на сегодня он составляет 60 000 руб. по одной сделке <*>. Причем следует иметь в виду, что Центробанк и МНС в целях применения указанного лимита уравняли понятия "сделка" и "договор". Об этом сказано в совместном Письме ЦБ РФ от 2 июля 2002 г. N 85-Т и МНС России от 1 июля 2002 г. N 24-2-02/252 "По вопросам осуществления расчетов между юридическими лицами наличными деньгами".
<*> Согласно Указанию ЦБ РФ от 14 ноября 2001 г. N 1050-У "Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в РФ между юридическими лицами по одной сделке".
Так что любую покупку подотчетника от имени фирмы по одному договору свыше 60 000 руб.
Отражение «Подотчета» В бухгалтерском учете
налоговики однозначно трактуют как превышение лимита.
Предельный размер расчетов "наличкой" между организациями и физическими лицами не установлен. Поэтому некоторые фирмы пытаются использовать это положение и заставляют сотрудников совершать покупки от своего имени и за свой счет. Однако, согласно ст.183 Гражданского кодекса, сделка неуполномоченным лицом будет считаться заключенной от имени юридического лица, если руководство в дальнейшем одобрит данную сделку (подпишет авансовый отчет подотчетного лица). Значит, указанный лимит налоговики применят и при расчетах наличными деньгами с помощью подотчетников.
Если в ходе налоговой проверки будет выявлено данное нарушение, руководителю грозит штраф от 4000 до 5000 руб., а самой фирме — от 40 000 до 50 000 руб. (ст.151 КоАП РФ).
Неправильное оформление товарного чека
Приобретение канцелярских, хозяйственных и других товаров в розничной торговле должно подтверждаться чеком ККМ и товарным чеком, также содержащим отметку об оплате. Товарный чек служит для расшифровки сведений, указанных в кассовом чеке. В нем должно быть подробно описано, что, сколько и за какую цену приобрел подотчетник.
Если в чеке будет просто указано: "хозтовары" или "канцтовары", налоговики к нему обязательно придерутся. Вдруг были приобретены товарно-материальные ценности стоимостью меньше 10 000 руб., но со сроком службы больше 12 месяцев (например, вентилятор или дорогой бухгалтерский калькулятор)? В таком случае они должны быть оприходованы как основные средства в соответствии с ПБУ 6/01 "Учет основных средств".
Если все-таки подотчетник предъявил товарный чек без расшифровки, ситуацию можно спасти. Нужно организовать комиссию из уполномоченных лиц (например, в составе бухгалтера, завскладом или офис-менеджера). Комиссия составит акт, в котором зафиксирует, что конкретно и для каких целей приобретено.
Встречается и обратная ситуация: товарный чек со штампом "оплачено" есть, а кассового чека или приходного ордера нет. Такую ситуацию налоговики однозначно трактуют как отсутствие оправдательных документов на оплату. Кстати, до сих пор арбитражная практика по таким ситуациям неоднозначна. Так, Арбитражный суд г. Москвы Решением от 24 июня 1998 г. N А40-12511/98-80-170а отменил решение по акту документальной проверки, которым налоговики доначислили работникам подоходный налог с подотчетных сумм, списанных по товарным чекам без приложения ККМ. Впрочем, не единичны случаи, когда суд встает на сторону налоговиков.
Встречаются случаи, когда работник фирмы закупает товар за счет своих собственных средств, а уже затем организация возмещает ему расходы. Налоговики рассматривают такую операцию как факт покупки фирмой товара у физического лица и требуют включить выплаченные работнику деньги в расчет налога на доходы физических лиц.
Чтобы не было споров с налоговиками, предлагаем поступить так.
Пример 1. Менеджер ООО "Сириус" 6 января на собственные деньги приобрел термобумагу для факса по очень низкой цене. По просьбе работника на товарном чеке продавцом магазина была сделана запись: "оплачено Ивановым, менеджером ЗАО "Сириус"". 9 января он представил в бухгалтерию организации авансовый отчет, который был утвержден руководителем фирмы 10 января. Расчеты с подотчетным лицом были произведены 14 января.
Бухгалтер "Сириуса" отразил операции следующим образом:
9 января
Дебет 10 Кредит 73
- отражена задолженность перед физическим лицом — сотрудником предприятия;
10 января
Дебет 73 Кредит 71
- возникла задолженность перед физическим лицом по подотчетным суммам на основании утвержденного авансового отчета;
14 января
Дебет 71 Кредит 50
- погашена задолженность перед подотчетным лицом.
Однако директор фирмы может посчитать, что сотрудник проявил излишнюю самостоятельность, и откажется утверждать авансовый отчет. А приобретенные ценности уже оприходованы и переданы в эксплуатацию. В таком случае необходимо заключить с работником договор купли-продажи и исчислить НДФЛ с полученного им дохода.
Неправильное отражение операций в бухучете
Типичная бухгалтерская ошибка — списание материальных ценностей на счета затрат (20, 23, 25, 26, 29, 44) без оприходования.
Пример 2. Секретарь ООО "Лотос" как подотчетное лицо приобрела степлеры стоимостью 1000 руб. На основании товарного и кассового чеков бухгалтер "Лотоса" сделала запись:
Дебет 26 Кредит 71
- 1000 руб. — приобретены канцелярские принадлежности.
При этом факты оприходования и передачи степлеров в эксплуатацию в бухучете фирмы подтверждены не были. Значит, включение стоимости степлеров в состав расходов было необоснованным.
В данном случае следовало сделать записи:
Дебет 10 Кредит 71
- 1000 руб. — оприходованы степлеры, приобретенные подотчетным лицом;
Дебет 26 Кредит 10
- 1000 руб. — переданы в эксплуатацию степлеры.
Напоминаем, что неправильное отражение на счетах бухучета и в отчетности хозяйственных операций, денежных средств, материальных ценностей грозит фирме штрафом от 5000 до 15 000 руб. в зависимости от того, в скольких налоговых периодах допускалось нарушение (ст.120 НК РФ).
Ошибки в отчетности
Счет 71 — активно-пассивный и может иметь в аналитическом учете одновременно как дебетовое, так и кредитовое сальдо. Например, выданные под отчет Иванову суммы отражаются по дебету счета 71, а задолженность предприятия по авансовому отчету Петрова фиксируется по кредиту счета 71. В бухгалтерском балансе дебиторскую задолженность по расчетам с подотчетниками нужно учесть по строке 246, а кредиторскую — по строке 628.
Если бухгалтер это правило не соблюдает, последствия будут такие же, как и в предыдущей ситуации.
Без отчета — опять под отчет
Распространенной ошибкой является выдача денег под отчет сотрудникам, еще не отчитавшимся по предыдущему отчету. При этом нарушается п.11 Порядка. Налоговики предпочитают трактовать эту ситуацию так.
Пример 3. 20 ноября 2002 г. офис-менеджер ООО "Сайдинг" получил под отчет 10 000 руб. на покупку канцелярских принадлежностей. Приказом по предприятию установлен срок представления авансовых отчетов — последнее календарное число месяца. Подотчетник не вернул выданные деньги ни в ноябре, ни в декабре.
Ставка рефинансирования ЦБ РФ на дату выдачи подотчетных сумм — 21 процент.
При проверке налоговики не возвращенную вовремя сумму трактовали как беспроцентный заем и рассчитали материальную выгоду, включаемую в налогооблагаемый доход работника в соответствии с п.1 ст.212 Налогового кодекса:
10 000 руб. x 21% x 3/4 : 365 дн. x 31 день = 134 руб.
Сумма налога с материальной выгоды составит 47 руб. (134 руб. x 35%).
По нашему мнению, налоговики неправы. В соответствии со ст.808 ГК РФ между заимодавцем и заемщиком должен быть заключен письменный договор. Нет договора — нет займа.
Кроме того, при правильной организации аналитического учета по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" работники являются должниками фирмы до полного погашения сумм, выданных им под отчет. Поэтому наличие дебетового сальдо на этом счете не может классифицироваться как полученный подотчетным лицом доход. Кстати, это мнение подтверждено Постановлением ВАС от 16 декабря 1997 г. N 905/97.
Неправильный учет командировочных
Работнику возмещаются только расходы на проезд до места командировки и обратно. Расходы на пользование внутригородским транспортом должны покрываться суточными. Но очень часто в авансовые отчеты включают расходы на проезд в автобусе или троллейбусе с приложением талонов. Кроме того, за счет суточных должны покрываться также затраты на пользование мини-баром, питание, стоимость конфет и печенья к чаю при обслуживании в гостиницах.
При командировках за границу часто встречается ошибка, когда работник тратит выданную под отчет валюту на иные цели, например на проведение платежей по внешнеэкономическим сделкам или покупку материальных ценностей. Налоговики будут трактовать эти затраты как использование валюты на личные нужды.
Обращаем внимание на то, что для правильного отражения расчетов с сотрудниками, отправленными в командировку, прежде всего нужно учитывать цель командировки. Ведь расходы на непроизводственные командировки (например, поездки, связанные с лечением сотрудников, обслуживанием и передачей объектов непроизводственного назначения) относятся к прочим и не учитываются при исчислении налога на прибыль.
Подробнее о том, как правильно оформлять и учитывать командировочные расходы, мы писали в октябрьском номере нашего журнала за прошлый год.
О.Курилова
Расчет командировочных расходов и взаиморасчеты с подотчетным лицом
Операции по учету командировочных расходов и взаиморасчетов с подотчетными лицами обычно включают в себя:
- учет командировочных расходов;
- учет расходов на проезд;
- учет расходов на проживание;
- выдачу денежных средств под отчет, проведение взаиморасчетов с подотчетным лицом, возврат неиспользованного остатка подотчетных сумм и т.д.
Условие задачи по расчету командировочных расходов и взаиморасчетов с подотчетными лицами
Из кассы выданы в подотчет денежные средства на командировочные расходы сотруднику предприятия в размере 10 000 руб.
Продолжительность командировки 5 дней.
Продолжительность проживания в гостинице 5 дней. Стоимость проживания в гостинице 3 540 руб. в сутки в т.ч. НДС.
Расходы на проезд в обе стороны 5 900 руб. в т.ч.
Расчеты с подотчетными лицами
НДС.
Сотрудником по окончании командировки представлен авансовый отчет за командировку в связи с общехозяйственными целями.
Решение задачи по расчету командировочных расходов и взаиморасчетов с подотчетными лицами
Оплата суточных
За каждый день нахождения в командировке (в том числе и за время нахождения в пути) сотруднику выплачиваются суточные. Днем начала командировки считаются полные календарные сутки (до 24 часов включительно), в течение которых отправляется поезд, самолет, автобус или другой транспорт из места постоянной работы командированного, а днем приезда — календарные сутки (также от 0 до 24 часов включительно), в течение которых транспортное средство прибывает назад. Если командировка длится один день, суточные не выплачиваются. Такой же порядок применяется, если командированный имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего постоянного жительства.
Выплата суточных освобождена и от обложения налогом на доходы физических лиц — НДФЛ в пределах нормативов: 700 рублей за каждый день нахождения в командировке внутри страны и 2500 рублей — за пределами страны. Если организация установила размер суточных свыше этих сумм, то с превышения сотруднику необходимо уплачивать НДФЛ.
Таким образом, суточные по командировке составят 5 х 700 = 3 500 руб.
Расходы на проживание в командировке
Расходы по найму жилого помещения оплачиваются сотруднику в полном размере при наличии подтверждающих документов. Суммы расходов на проживание не относятся к доходам сотрудника, поэтому налог на доходы НДФЛ с них не начисляется. С этих выплат не начисляются страховые взносы (в Пенсионный фонд, ФСС, ФОМС).
Если по каким-то причинам сотрудник не смог документально подтвердить свои расходы на проживание, тогда они возмещаются ему по нормативам. В этом случае нормативные значения также не облагаются налогом.
Расходы на проживании в гостинице по условию задачи составят 5 х 3 540 = 17 700 руб. В том числе НДС 2 700 руб.
Транспортные расходы
Расходы на проезд к месту командировки и обратно возмещаются сотруднику работнику в размере стоимости проезда воздушным, железнодорожным, водным, автомобильным транспортом общего назначения (кроме такси), включая страховые платежи, по государственному обязательному страхованию пассажиров, услуги предварительного бронирования, оплату постельных принадлежностей.
В случае утери проездных документов расходы возмещаются работнику по минимальной стоимости.
Транспортные расходы по условию задачи составляют 5 900 руб., в том числе НДС 900 руб.
Авансовый отчёт
При помощи авансового отчета подотчетные лица подтверждают для бухгалтерии израсходованные суммы, выданные им ранее авансом.
Бланк авансового отчета представляет собой двухстороннюю унифицированную форму № АО-1 и подлежит заполнению в одном экземпляре, как подотчетным лицом, так и работником бухгалтерии. Заполненный сотрудником авансовый отчет вместе с подтверждающими документами (билетами, чеками, документами из гостиницы и т.д.) сдается в бухгалтерию. Бухгалтер, после проверки правильности оформления документов заполняет на оборотной стороне суммы расходов, принятых к учету с указанием бухгалтерских счетов, которые дебетуются на суммы расходов.
После утверждения документа бухгалтерия формирует проводки по списанию подотчетных средств и проводит окончательный расчет с подотчетным лицом. Если аванс, полученный сотрудником, использован не полностью, то остаток сдается им в кассу предприятия. И, наоборот, перерасходованная сумма должна быть выплачена сотруднику бухгалтерией.
Итоговый расчет по расходам на командировку приведен в таблице ниже.
| Вид расхода | Расходы, руб. в сутки | Cутки | Расходы, руб. |
| Суточные | 700 | 5 | 3 500 |
| Проживание в гостинице | 3 540 | 5 | 17 700 в т.ч. НДС 2 700 |
| Проезд | 5 900 в т. ч. НДС 900 |
||
| ИТОГО | 27 100 |
Проводки по расчету командировочных расходов и взаиморасчетов с подотчетными лицами
Бухгалтерская проводка: из кассы выданы в подотчет денежные средства на командировочные расходы сотруднику предприятия в размере 10 000 руб.
Дт71 "Расчеты с подотчетными лицами" 10 000 руб.
Кт50 "Касса" 10 000 руб.
Бухгалтерская проводка: по авансовому отчету начислены суточные.
Дт26 "Общехозяйственные расходы" 3 500 руб.
Кт71 "Расчеты с подотчетными лицами" 3 500 руб.
Бухгалтерская проводка: по авансовому отчету учтены расходы на проживание.
Дт26 "Общехозяйственные расходы" 15 000 руб.
Дт19 "НДС к возмещению по приобретенным ценностям" 2 700 руб.
Кт71 "Расчеты с подотчетными лицами" 17 700 руб.
Бухгалтерская проводка: по авансовому отчету учтены транспортные расходы.
Дт26 "Общехозяйственные расходы" 5 000 руб.
Дт19 "НДС к возмещению по приобретенным ценностям" 900 руб.
Кт71 "Расчеты с подотчетными лицами" 5 900 руб.
Произведен расчет с подотчетным лицом
Как вы уже знаете, для учета расчетов с подотчетными лицами используется бухгалтерский счет учета 71 "Расчеты с подотчетными лицами". После выполнения приведенных выше бухгалтерских проводок данные по этому счету выглядят следующим образом.
| 71 "Расчеты с подотчетными лицами" | |
| 10 000 | |
| 3 500 | |
| 17 700 | |
| 5 900 | |
| 10 000 | 27 100 |
| 17 100 | |
Как видно из рисунка по счету 71, сотрудник потратил и отчитался за большую сумму, чем ему было выдано. Бухгалтерская проводка по расчетам с подотчетным лицом в этом случае будет выглядеть следующим образом:
Дт71 "Расчеты с подотчетными лицами" 17 100 руб.
Кт50 "Касса" 17 100 руб.
Если расчет произведен полностью, то остатка по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" быть не должно.
| 71 "Расчеты с подотчетными лицами" | |
| 10 000 | |
| 3 500 | |
| 17 700 | |
| 5 900 | |
| 17 100 | |
| 27 100 | 27 100 |
| 0 | |
Задолженность — подотчетное лицо
Cтраница 1
Задолженность подотчетных лиц подлежит ежемесячной переоценке в связи с изменением курса рубля по отношению к иностранным валютам в общеустановленном порядке. Порядок списания курсовых разниц определяется принятой в организации учетной политикой.
Задолженность подотчетных лиц подлежит ежемесячной переоценке в связи с изменением курса рубля по отношению к иностранным валютам в общеустановленном порядке. Порядок списания курсовых разниц определяется принятой на предприятии учетной политикой в части курсовых разниц.
Задолженность подотчетных лиц предприятию и предприятия подотчетным лицам должна быть показана в регистрах учета развернуто.
Погашение задолженности подотчетного лица перед предприятием показывается с помощью соответствующей проводки в кредите счета 71 с отнесением суммы в пределах установленных нормативов в дебет соответствующего затратного счета.
Дебиторская задолженность включает задолженность подотчетных лиц, поставщиков по истечении срока оплаты, налоговых органов при переплате налогов и других обязательных платежей, вносимых в виде аванса. Она включает также дебиторов по претензиям и спорным долгам.
Сальдо дебетовое показывает задолженность подотчетных лиц предприятию. Деньги в подотчет выдаются из кассы.
При установлении фактов списания задолженности подотчетных лиц без представления соответствующих оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, подотчетные суммы, необоснованно списанные с работников без удержания из заработной платы, на основании статей 2 и 7 Закона Российской Федерации О подоходном налоге с физических лиц подлежат включению в совокупный налогооблагаемой доход этих работников того календарного года, в котором суммы были ими получены.
Дебетовое сальдо счета 71 означает задолженность подотчетных лиц по полученным авансам.
Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами
Сальдо счета 71 отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму не возмещенного перерасхода.
Сальдо этого счета отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму не возмещенного перерасхода.
В первом случае имеют в виду задолженность подотчетных лиц по выданным им авансам на командировки и операционные расходы в пределах сроков, установленных для сдачи отчетов, а также поставщиков и подрядчиков по оплате товаров. Просроченная дебиторская задолженность в условиях инфляции подвержена обесценению, поскольку воплощает требования на фиксированную сумму денег. Если не учитывать этого явления, то скрытые убытки могут исказить фактическое финансовое состояние предприятия с ликвидными средствами.
По статье Расчеты с подотчетными лицами показывается задолженность подотчетных лиц перед предприятием за полученный аванс.
Расчеты с подотчетными лицами — видно, что задолженность подотчетных лиц составляет 100 руб., то из него мы не можем знать, за кем именно числится эта задолженность, с кого требовать отчет в израсходовании 100 руб. или возврата денег, выданных под отчет.
Это — активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц организации или сумму невозмещенного перерасхода.
В итоговой части оборотно-сальдовой ведомости развернутое сальдо позволяет видеть по дебету задолженности подотчетных лиц, по кредиту — задолженности предприятия перед подотчетными лицами. Свернутое сальдо представляет собой результат окончательных взаиморасчетов между предприятием и подотчетными лицами — в нашем примере это кредитовое сальдо 269000 рублей. Это именно та сумма, которая необходима для окончательных расчетов с подотчетными лицами при условии, что дебиторская задолженность со стороны подотчетных лиц полностью погашена.
Страницы: 1 2
Подотчетные лица работники организации, получившие авансом наличные денежные средства на предстоящие расходы (хозяйственные и по служебным командировкам).
Подотчетное лицо — это физическое лицо (как правило, сотрудник предприятия), которому поручено проведение какой-либо хозяйственной операции, выполнение задания (командировка, приобретение и оплата товарно-материальных ценностей, услуг) и которое обязано отчитаться перед предприятием (физическим лицом-работодателем) о выполненном поручении.
Прежде всего, подотчетными являются лица, состоящие в трудовых отношениях с предприятием или физическим лицом-субъектом предпринимательской деятельности. Сотрудник, принятый на работу по любому трудовому договору (на постоянную, сезонную, временную работу, на работу по совместительству), является подотчетным лицом по отношению к своему работодателю.
Список лиц, имеющих право на получение подотчетных сумм, утверждается руководителем организации. Правила выдачи подотчетных сумм регулируются Порядком ведения кассовых операций и иными документами.
Новый аванс выдается только после полного расчета по ранее выданному. Размер аванса на предстоящие хозяйственные расходы и его сроки определяются руководителем организации. Выдача под отчет наличных денежных средств на расходы, связанные с деловыми поездками, включая служебные командировки, осуществляется в пределах сумм, причитающихся подотчетным лицам на эти цели.
Полученный аванс подотчетные лица могут расходовать только по целевому назначению. Передача подотчетных сумм одним подотчетным лицом другому запрещается.
Подотчетное лицо должно представить руководителю организации отчет об использовании полученных денежных средств с приложением оправдательных документов (проездных билетов, счетов гостиниц, товарных чеков и др.). По авансам на хозяйственные расходы отчеты должны быть представлены в сроки, устанавливаемые руководителем организации.
Подотчетные лица в бухучете это
Сроки составления авансовых отчетов о расходах на служебные командировки предусмотрены соответствующими нормативными документами.
Остаток неизрасходованных сумм подотчетное лицо сдает в кассу организации одновременно с представлением авансового отчета. Перерасход подотчетных сумм выдают подотчетному лицу из кассы. Авансовые отчеты после проверки бухгалтерией утверждаются руководителем организации.
