Классификация бухгалтерских документов

Поиск Лекций

Классификация бухгалтерских документов

Тема: Документация и инвентаризация,электронный документооборот.

1В. Документация и документооборот.

2В. Понятие об инвентаризации и её виды.

3В. Выявление результатов инвентаризации и порядок отражения их в бухгалтерском учете.

В. Документация и документооборот.

Учетный процесс – это осуществление учетных работ в определенной последовательности, которая представляет собой единую систему сбора и обработки информации.

Учетный процесс можно разделить на определенные ступени и стадии учетного процесса, которые представляют собой совокупность операций, образующих относительно самостоятельный этап учетной работы.

1 этап. Первичный учет – регистрация хозяйственных операций в первичных документах.
2 этап. Текущий бухгалтерский учет- представляет собой две параллельные системы бухгалтерского учета: синтетический и аналитический учет. Текущий учет – на основании первичных документов хозяйственные операции отражаются на счетах синтетического и аналитического учета
Синтетический учет Аналитический учет
3 этап. Сводный учет – на этом этапе обобщают данные синтетического и аналитического учета, посредством составления оборотных ведомостей, на основании которых составляется бухгалтерский баланс и отчетность.

Требования к документированию всех хозяйственных операций изложены в законе «О бухгалтерском учете».

Документация – это способ сплошного и непрерывного отражения хозяйственных операций с целью получения данных, необходимых для ведения бухгалтерского учета.

Первичные документы могут оформляться по унифицированным формам, разработанным Госкомстатом РФ. Если отсутствует унифицированная форма первичных документов, организация вправе самостоятельно разработать и утвердить в приказе «Об учетной политике» форму документа. При этом эти документы должны содержать ряд обязательных реквизитов:

1)Наименование первичного документа;

2)Дата составления;

3)Содержание хозяйственной операции;

4)Сумма;

5)Подписи лиц, составивших документ.

Первичные документы являются письменным распоряжением или подтверждением совершения хозяйственной операции.

В зависимости от стадии учетного процесса, учетная документация делится на две группы:

1. Бухгалтерские документы (первичные и сводные).

2. Учетные регистры – служат для обработки данных бухгалтерских документов и группировки в разрезе синтетических и аналитических счетов.

С помощью бухгалтерской документации обеспечивается контроль за сохранностью имущества организации. При помощи бухгалтерской документации контролируется деятельность материально-ответственных лиц.

Документооборотом называется движение документации с момента её составления до сдачи в архив организации. Первичные документы должны храниться в архиве организации не менее 5 лет! Годовая бухгалтерская отчетность не менее 10 лет.

На предприятии разрабатывается график документооборота. Первичные документы, которые поступают в бухгалтерию, должны подвергаться проверке (проверка правильности оформления документа, проверка законности совершенной операции, проверка арифметических подсчетов).

Если в документе обнаружена ошибка, её необходимо исправить: зачеркивается неправильная сумма, сверху записывается правильная и ставится подпись лица, которое внесло исправление. Исправления в кассовых и банковских документах не допускаются.

В бухгалтерии первичные документы группируют в папке по признаку однородности их содержания (приходные отдельно от расходных и т.д.).

Классификация бухгалтерских документов

Классификация бухгалтерских документов — группировка по определенным признакам бухгалтерских документов с целью их изучения и правильного использования.

Такими признаками являются: назначение, порядок составления, способ отражения хозяйственных операций, место составления, качественные признаки.

1. По назначению:

· Распорядительные документы – содержат приказ, распоряжение на совершение определенных хозяйственных операций. Основное назначение такого документа — передача указаний непосредственным исполнителям.

· Оправдательные документы — удостоверяющие факт совершения хозяйственной операции и являющиеся основанием для ее отражения в счетах бухгалтерского учета. Такими документами являются приходные и расходные ордера, накладные, различные акты, кассовые чеки и др.

· Комбинированные документы — сочетают в себе признаки двух-трех видов документов: распорядительных и оправдательных, оправдательных и бухгалтерского оформления. Примеры: приходные и расходные кассовые ордера, авансовые отчеты подотчетных лиц, требования на отпуск материалов, лимитно-заборные карты.

Комбинированный документ одновременно подтверждает распоряжение о выполнении данной операции, оправдание (подтверждение) о ее выполнении и одновременно содержит указание о порядке отражения этой операции на счетах бухгалтерского учета.

Классификация бухгалтерских документов

Сочетание в одном документе признаков нескольких видов документов упрощает их учетную обработку, сокращает количество документов и затраты на их приобретение.

Комбинированные документы составляют для уменьшения числа документов по хозяйственным операциям, которые повторяются в организации многократно в течение короткого периода.

· Документы учетного оформления — составляются в бухгалтерии для подготовки и упрощения учетных записей. Такими документами являются распределительные и группировочные ведомости, расчеты, бухгалтерские справки и ордера.

Документы учетного оформления составляются на основании ранее оформленных распорядительных и оправдательных документов, данных бухгалтерского учета, действующих положений и инструктивных указаний.

2. По порядку составления:

· Первичные документы — оправдательные документы, которыми оформляются все хозяйственные операции, проводимые учреждением, на их основании ведется бухгалтерский учет. К первичным документам относятся кассовые приходные и расходные ордера, накладные, приемо-сдаточные акты, наряды, квитанции и т.п.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

а) наименование документа;

б) дату составления документа;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

г) содержание хозяйственной операции;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц.

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.

Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным — непосредственно после ее окончания.

Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы.

Первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и органами внутренних дел на основании их постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.

· Сводные документы — вторичные бухгалтерские документы, составляемые на основе нескольких первичных документов и отражающие различные данные в укрупненном виде. К сводным документам относятся разработочные таблицы, группировочные ведомости, ведомости распределения расходов, отчеты (ведомости) о движении продуктов и материалов и др.

3. В зависимости от порядка отражения хозяйственных операций:

· Разовые документы Документы о хозяйственных, финансовых операциях, составляемые однократно сразу же после завершения операции: приходный и расходный ордера, акты, требования, накладные.

· Накопительные документы сочетают в себе признаки двух-трех видов документов: распорядительных и оправдательных, оправдательных и бухгалтерского оформления.

4. По месту составления:

· Внутренние документы — документы, составленные на данном предприятии;

· Внешние документы — поступают от других предприятий.

5. По качественным признакам:

· Полноценные документы — составлены по установленной форме, имеет все обязательные реквизиты и правильно отражает действительно совершенную и законную хозяйственную операцию;

· Неполноценные документы — не удовлетворяющие вышеперечисленным требованиям.

6.При применении сложной вычислительной техники бухгалтерские документы подразделяются по степени механизации учета на документы, составленные полностью или частично механизированным способом, а также заполняемые вручную.

Данные из первичных документов переносятся в учетные регистры.

Учетные регистры – это таблицы, предназначенные для ведения учетных записей, на основании первичных документов.

©2015-2018 poisk-ru.ru
Все права принадлежать их авторам. Данный сайт не претендует на авторства, а предоставляет бесплатное использование.
Нарушение авторских прав и Нарушение персональных данных

Понятие и виды бухгалтерских документов.

4.3. Понятие и виды бухгалтерских документов

Бухгалтерский документ – письменное свидетельство законности и реальности совершенной хозяйственной операции, являющееся средством ее юридического оформления.

Документ (лат. documentum –доказательство) — основа построения всей системы бухгалтерского учета. Он является объектом анализа при документальной ревизии, аудиторской проверке и судебно-бухгалтерской экспертизе.

Информация, отражаемая в документах на бумажных или машиночитаемых носителях, имеет одинаковую юридическую силу.

Бухгалтерский документ: а) отражает факт совершения хозяйственной информации; б) служит основанием для отражения операций на счетах; в) является средством предупреждения хищений товарно-материальных ценностей.

Виды бухгалтерских документов(по степени обобщения учетной информации):

1. Первичные учетные документы.

В соответствии со ч.1. ст.9 ФЗ №129 на их основании ведется бухгалтерский учет. К ним относятся: накладные, акты приема-передачи, расходные и приходные кассовые ордера; поручения, счета-фактуры, лицевые счета и др.

Первичные учетные документы фиксируют факты совершения хозяйственных операций в той последовательности, в которой они проводятся на различных участках, цехах, складах и т.п. Это обеспечивает сплошной учет всех объектов на основе записей в документах, а также контроль за сохранностью собственности.

Основные требования,предъявляемые к первичным учетным документам:

· должны быть составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации;

· должны содержать все необходимые реквизиты;

· составлены в момент совершения хозяйственной операции, в исключительных случаях – непосредственно после ее окончания;

· исправления, имеющиеся в первичной документации, должны быть подтверждены подписями лиц, подписавших документы, с указанием даты внесения исправлений;

· заполнение первичных документов должно обеспечивать сохранность записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве.

Не допускается внесение поправок в первичные документы, не подтвержденных участниками хозяйственных операций, не допускается. В денежных (банковских и кассовых) документах не должно быть никаких исправлений.

Составляемые первичные документы должны быть составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учётной документации, и иметь для придания им юридической силы соответствующие реквизиты. При создании унифицированной формы документа разрабатывается формуляр-образец – общая модель построения всех документов системы (ГОСТ Р.6.30-2003).

Реквизитами (от лат. requisitum – требуемое, необходимее) являются сведения о хозяйственно-финансовой операции, указанные в бухгалтерском документе. К числу основных и обязательных реквизитов относятся:

— наименование документа (накладная, акт, счёт-фактура, расходный кассовый ордер и т.п.);

— место и дату составления;

— наименование организации, от имени которой составлен документ;

— содержание хозяйственной операции;

— измерители хозяйственной операции (в количественном и стоимостном измерении);

— наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи и их расшифровки.

По мере необходимости в содержание документа могут быть включены дополнительные реквизиты: адрес предприятия, учреждения, основание для совершения хозяйственной операции, зафиксированной документом, печать; печать; эмблема организации, визы, отметка о контроле и другие реквизиты, определяемые характером документируемых хозяйственных операций.

Первичные документы по учету денежных средств могут подписываться только руководителем организации и главным бухгалтером, а также лицами, которым приказом предоставлены такие полномочия.

Исправление в первичных документах должно быть оговорено записью «Исправлено», подтверждено подписью лиц, подписавших документ с указанием даты исправления. Исправления не допускаются: 1) в кассовых документах (приходный, расходный кассовый ордер, журнал регистрации кассовых документов, кассовая книга); 2) в банковских документах (платежное поручение, платежное требование, аккредитив, инкассовое поручение, денежный чек, объявление на взнос наличными).

1. Регистры бухгалтерского учета (сборные документы по типам операций) пред­назначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, для отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтер­ской отчетности. Регистры бухгалтерского учета ведутся в спе­циальных книгах (журналах), ведомостях, на отдельных лис­тах и карточках, в виде машинограмм, полученных с помо­щью вычислительной техники, а также на магнитных лентах, дисках, дискетах и иных машинных носителях.

2. Документы бухгалтерской отчетности — это единая система документальной отчетнос­ти на основе данных бухгалтерского учета по установленным формам (на базе документов двух указанных видов).

Бухгалтерская отчетность как система показателей груп­пируется в определенные формы и характеризует финансо­во-хозяйственную деятельность предприятия за отчетный пе­риод.

Бухгалтерскую отчетность экономических субъектов, за ис­ключением отчетности бюджетных организаций, составляют (п.2 ст.13 ФЗ «О бухгалтерском учете»): а) бухгалтерский баланс (форма № 1);отчет о финансовых результатах (форма № 2);отчет о движении капитала (форма № 3);отчет о движении денежных средств (форма № 4); приложение к бухгалтерскому балансу (форма № 5); аудиторское заключение (если организация подлежит обя­зательному аудиту); пояснительная записка.

Сроки предоставления бухгалтерской отчетности определены в ст. 15 ФЗ №129. Организации за исключением бюджетных и общественных организаций, обязаны предоставлять квартальную бухгалтерскую отчетность в течение 30 дней по окончании квартала, а годовую — в течение 90 дней по окончанию года, если иное не предусмотрено законодательством РФ.

Классификация бухгалтерских документов осуществляется по следующим основаниям: 1) экономическому — в зависимости от их роли и значимости в учетном процессе; 2) правовому — в зависимости от качественных характеристик, которые позволяют их использовать при выявлении необоснованных отклонений от документооборота, а также в качестве доказательств при установлении признаков противоправной деятельности.

По первому основанию все применяемые в учете документы классифицируются по: а) назначению; б) отражению и охвату хозяйственных операций; в) количеству учитываемых позиций; г) месту составления; д) способу исполнения.

По назначению различают документы распорядительные, исполнительные (оправдательные), бухгалтерского оформления и комбинированные Распорядительные содержат указание руководящих работников исполнителям хозяйственной операции (приказ, распоряжение, доверенность). Исполнительные документы удостоверяют факт осуществления хозяйственной операции (накладная, акт на списание ценностей, отчет кассира, платежное требование). Для материально-ответственных лиц эти документы служат оправданием выдачи или получения каких-либо материальных ценностей. Документы бухгалтерского оформления составляются в бухгалтерии на основании исполнительных и распорядительных документов, как для их обобщения, так и в целях использования в учетном процессе (группировочные ведомости, мемориальные ордера, справки, расчеты, карточки и т.д.). Комбинированные документы характеризуются тем, что с их помощью осуществляется несколько последовательных операций (кассовые ордера, авансовые отчеты).

По порядку отражения операций документы подразделяются на первичные и сводные. Первичные документы отражают конкретные хозяйственные операции и образуют основу текущего учета (накладные, чеки, кассовые ордера, счета-фактуры). Сводные документы составляются на основе первичных и обобщают их (кассовый отчет, отчет о расходе материалов и т.п.).

По способу охвата операций принято выделять разовые документы, которые отражают выполнение хозяйственной операции за один прием (чеки, платежные требования) и накопительные документы, составляемые в несколько рабочих этапов и отражающих однородные операции за определенный период времени (лимитно-заборная карта, накопительная ведомость, табели учета рабочего времени).

По количеству учитываемых позиций документы подразделяются на однострочные, имеющие одну учетную позицию, и многострочные (расчетно-платежная ведомость).

По месту составления бухгалтерские документы делят на внутренние и внешние. Внутренние документы отражают совершение хозяйственных операций внутри предприятия (накладные, кассовые ордера и т.д.). Внешние документы связаны с взаимоотношением предприятия со своими партнерами по экономической деятельности. Данные документы поступают от сторонней организации (платежное поручение, счет-фактура).

По способу исполнения различают документы, составляемые: а) ручным способом; б) механизированным способом, т.е.

Классификация документов в бухгалтерском учете

исполненные на пишущей машинке или персональном компьютере. Компьютерное оформление бухгалтерских документов в настоящее время получила широкое распространение. В статье 3 ФЗ от 10.01.2002 г. «Об электронной цифровой подписи» закреплено, что «электронный документ – документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме». Из определения следует, что законодатель не ставит разграничений в юридической значимости между обычным (бумажным) и электронным документами.

По второму основанию в юридической практике выделяют доброкачественные (полноценные) и недоброкачественные документы.

Доброкачественными (полноценными) признаются документы, отвечающие требованиям ст.9 ФЗ №129. Для классификации документов по качественным признакам целесообразно использовать следующие критерии доброкачественности документов.

1. Формальный критерий предусматривает составление документа по определенной форме. В России широко используются типовые межведомственные формы различных первичных документов. Экономические субъекты и используют их на различных участках финансово-хозяйственной деятельности, отражая ту или иную операцию на бланках соответствующих первичных документов. В документе должны быть заполнены все реквизиты, начиная с наименования хозяйствующего субъекта и заканчивая подписями лиц, оформлявших и санкционировавших данную хозяйственную операцию.

2. Критерий законности подразумевает, что хозяйственная операция, отраженная в документе, должна быть законна по своему содержанию, и санкционирована уполномоченными должностными лицами. Запрещается принимать к исполнению и оформлению первичные документы по операциям, которые противоречат действующему законодательству. Контроль за соответствием осуществляемых хозяйственных операций законодательству Российской Федерации должен обеспечивать главный бухгалтер.

3. Критерий действительности заключается в необходимости отражения в документе реальной хозяйственной операции, объемов операции, даты, данные лиц, участвующих в ней, и др. Своевременное и реальное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки в бухгалтерию должны обеспечивать лица, оформивших документ.

Бухгалтерские документы, не отвечающие хотя бы одному из перечисленных требований, являются недоброкачественными.

Недоброкачественные документы с учетом нарушенных требований можно разделить на три группы:

— неправильно оформленные: без необходимых реквизитов (без подписи, без даты), с лишними реквизитами (накладная с гербовой печатью и т.п.), с ненадлежащими реквизитами (чек на получение денег, подписанный неправомочным лицом). Подобные документы бухгалтерия не вправе принимать к учету.

— отражающие незаконные операции: составленные на хозяйственные операции, которые по существующим правовым нормам не должны совершаться (акт на списание материалов на капитальный ремонт с завышением их стоимости и т.п.).

— отражающие вымышленные операции, которые в действительности не осуществлялись. С проведением подобных фиктивных хозяйственных операций неразрывно связано понятие «фиктивный документ» (от лат. fictio — вымысел) — это вымышленный первичный документ, подлинного аналога которого не имеется.

Поскольку бухгалтерские документы несут в себе информацию о движении денежных средств и товарно-материальных ценностей, то они могут быть бестоварными или безденежными.

Бестоварными называются содержащие все реквизиты документы (накладная, счет-фактура), по которым в действительности передача товара не осуществлялась.

Безденежным документом является расходный кассовый ордер, деньги по которому в действительности не выдавались получателю.

Дата добавления: 2016-12-16; просмотров: 1052;

Классификация бухгалтерских документов

Для отражения хозяйственных операций используется большое количество разнообразных документов. Для правильного применения документов их принято группировать.

Документы бухгалтерского учета классифицируются по различным признакам:

  • по назначению;
  • по содержанию хозяйственных операций;
  • по порядку составления;
  • по способу отражения;
  • по числу учитываемых операций;
  • по месту составления;
  • по способу заполнения;
  • по основанию носителя.

По назначению:

— распорядительные документы содержат приказ (распоряжение) на совершение хозяйственной операции. Однако они не подтверждают факта ее осуществления, а потому основанием для учетных записей не являются. Например, приказы, платежное поручение банку на перечисление налогов и т.д.

— исполнительные (оправдательные) документыподтверждают факт совершения хозяйственной операции и служат основанием в бухгалтерском учете для отражения хозяйственных операций.

5.3 Классификация бухгалтерских документов

Например, счета, подтверждающие произведенные расходы, акты приемки-передачи основных средств и т.д.

— документы бухгалтерского оформлениясоставляются работниками бухгалтерии в случаях, когда для записи хозяйственной операции других документов нет, или с целью подготовки распорядительных и оправдательных документов для отражения в бухгалтерском учете. Например, накопительные ведомости, калькуляции фактической себестоимости продукции, разные виды справок и расчетов, составленных бухгалтерией, и т.д.

— комбинированные документыодновременно выполняют функции распорядительных и оправдательных, оправдательных и бухгалтерского оформления. Например, накладная на отпуск материальных ценностей содержит распоряжение отпустить материалы со склада в цех, а также оформление фактической выдачи; приходно-кассовый ордер.

По содержанию хозяйственных операций:

— материальные документыотражают движение товарно-материальных ценностей.

— расчетные документыпо оформлению расчетных взаимоотношений с партнерами по возникшим обстоятельствам.

— денежные документыпо оформлению операций с наличными и безналичными денежными средствами.

По порядку составления:

— первичные документы составляются на каждую отдельную операцию в момент ее совершения. Например, приходный кассовый ордер, расходный кассовый ордер, платежные требования, акты на списание основных средств и т.д.

— сводные документыоформляются на основе ранее составленных первичных документов. Их применение облегчает контроль однородных операций. Они могут быть исполнительными, бухгалтерского оформления и комбинированными. Например, авансовые и кассовые отчеты, группировочные и накопительные ведомости. В частности, авансовый отчет, являясь комбинированным, выполняет функции документа оправдательного и бухгалтерского оформления. В нем дается полная характеристика расчетов с подотчетными лицами, а также описание производственных расходов по счетам после проверки и утверждения отчета.

По способу отражения:

— разовые документы применяются лишь однажды для отражения отдельной операции или несколько одновременно совершаемых операций. После оформления разовый документ поступает в бухгалтерию и служит основой для отражения в бухгалтерском учете. Например, приходные и расходные кассовые ордера, расчетно-платежные ведомости и т.д.

— накопительные документы составляются в течение определенного периода для отражения однородных повторяющихся операций, которые записываются в них по мере совершения. В конце периода подсчитываются итоги по показателям, используемым для учетных записей. Накопительные документы отличаются от сводных тем, что сводный документ составляется на основании первичных документов, является их сводкой, а накопительный представляет собой первичный документ, составленный постепенно путем накапливания операций. К накопительным документам относятся лимитно-заборные карты, двухнедельные или месячные наряды и т.д.

По числу учитываемых операций:

— односторонние документысодержат одну учетную позицию.

— многосторонниесодержат две и более учетных позиций.

По месту составления:

— внутренние документы составляются на предприятии для отражения внутренних операций. Например, кассовые приходные и расходные ордера, накладные, акты, расчетно-платежные ведомости и т.д.

— внешние документы заполняются вне пределов данного предприятия, поступают в оформленном виде. Например, счета-фактуры, выписки банка, товарно-транспортные накладные и др.

По способу заполнения:

— документы, составленные ручным путем, заполняются вручную.

— документы, выполняемые с помощью вычислительной техники, автоматически регистрируют информацию о производственных операциях в момент их совершения.

По основанию носителя:бумажный и машинный.

Нормативное регулирование бухгалтерского учета:

1 уровень.Законы РФ и указы Президента РФ (налоговый кодекс; ФЗ №402; положение по введению бухгалтерского учета «бухгалтерской отчетности ‘98»).

2 уровень.Система национальных бухгалтерских стандартов – положений по бухгалтерскому учету (24 стандарта).

3 уровень.Методические указания с учетом отраслевой специфики + план счетов бухгалтерского учета.

4 уровень.Внутренние рабочие документы предприятия (распорядительные документы).

Учетная политика предприятия –приказ, распоряжения руководителя, разрабатывается для целей бухгалтерского учета, налогового учета.

Дата добавления: 2015-11-23; просмотров: 2134 | Нарушение авторских прав

Рекомендуемый контект:


Похожая информация:


Поиск на сайте:


Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *