Кадровые документы

Главная / Архив номеров / № 7 (7) 2011 /Статья Обязательные кадровые документы в организации

Обязательные кадровые документы в организации

Что же мы все о недобросовестных работодателях. Да, такие встречаются, но все же большинство работодателей стремиться соблюдать законы и не нарушать права работников. В данном выпуске Советника предпринимателя мы поможем начинающему предпринимателю организовать кадровую работу – расскажем о том, какие кадровые документы должны храниться в любой организации. Надеемся, что данная таблица поможет Вам провести «инвентаризацию» кадровой документации до того, как придут проверяющие органы.

Обязательные кадровые документы (основные)

Наименование документа	Форма	Срок хранения	Чем предусмотрено
Трудовые договоры, дополнительные соглашения к ним	Свободная, унифицированной нет	75 лет	Ст. ст. 16, 56, 57, 67 ТК РФ, срок хранения – ст. 657 Приказа Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558
График отпусков	форма № Т-7 (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1)	Один год	Ст. 123 ТК РФ, срок хранения – ст. 693 Приказа Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558
Трудовые книжки	Утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках»	Невостребованные трудовые книжки хранятся в организации 75 лет	Ст. 66 ТК РФ, срок хранения – ст. 664 Приказа Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558
Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек	Утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках»	75 лет	Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках», срок хранения – ст. 695 Приказа Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558
Табель учета рабочего времени	Формы № Т-12 и № Т-13 (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1)	В течение пяти лет, а при наличии тяжелых, вредных и опасных условий труда – 75 лет	Ст. 91 ТК РФ, срок хранения – ст. 586 Приказа Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558
Личная карточка работника	Формы № Т-2 и № Т-2ГС(МС) – утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1	75 лет	П. п. 12, 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек (утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225), срок хранения – ст. 658 Приказа Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558
Штатное расписание	Форма № Т-3 (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1)	Постоянно	Ст. 15, ч. 2 ст. 57 ТК РФ, срок хранения – ст. 71 Приказа Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558
Правила внутреннего трудового распорядка	Нет утвержденной формы	ПВТР должны храниться в организации в течение одного года после замены новыми	Ст. 189 ТК РФ, срок хранения – ст. 773 Приказа Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558
Положение о персональных данных работников	Нет утвержденной формы	Постоянно	Ст. 87 ТК РФ, срок хранения – ст. 655 Приказа Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558
Приказ об утверждении расчетного листка	Нет утвержденной формы	75 лет	Ч. 2 ст. 136 ТК РФ, Письмо Роструда от 18.03.2010 № 739-6-1, срок хранения – ст. 19 Приказа Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558
Приказ о приеме на работу	Формы № Т-1, № Т-1а (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1)	75 лет	Ст. 68 ТК РФ, срок хранения – ст. 19 Приказа Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558
Приказ о переводе на другую работу	Формы № Т-5, № Т-5а (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1)	75 лет	Ст. 72.1 ТК РФ, срок хранения – ст. 19 Приказа Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558
Приказ о предоставлении отпуска	Формы № Т-6, № Т-6а (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1)	75 лет	Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, срок хранения – ст. 19 Приказа Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558
Приказ об увольнении	Формы № Т-8, № Т-8а (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1)	75 лет	Ч. Обязательная кадровая документация 1 ст. 84.1 ТК РФ, срок хранения – ст. 19 Приказа Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558
Инструкции по охране труда	Нет утвержденной формы	Постоянно	П. 21 ч. 2 ст. 212 ТК РФ
Журналы вводного, повторного, внепланового и целевого инструктажей по охране труда, первичного инструктажа на рабочем месте	Нет утвержденной формы	Постоянно	П. 2.1.3 Порядка обучения по охране труда и проверки знаний требований охраны труда работников организаций, утвержденного Постановлением Минтруда России № 1, Минобразования России № 29 от 13.01.2003
Инструкции, документы о мерах пожарной безопасности, включая журналы ознакомления с документами	Нет утвержденной формы	Постоянно	Правила пожарной безопасности в Российской Федерации (ППБ 01-03), утвержденные Приказом МЧС России от 18.06.2003 № 313
Журнал проверок	Утв. утверждена Приказом Минэкономразвития РФ от 30.04.2009 № 141	Постоянно	Ч. 8 ст. 16 Федерального закона от 26.12.2008 № 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля»

* При подготовке таблицы использованы материалы Путеводителя по кадровым вопросам СПС «КонсультантПлюс».

Конечно, это далеко не весь перечень документов, перечислены лишь основные. В организации с учетом специфики ее деятельности набор документов может меняться, например, если в организации применяется сменная работа, то должен составляться график сменности, если имеется система обучения, то требуется утвердить положение о системе обучения, в образовательных и научных организациях помимо личной карточки работника применяется учетная карточка научного, научно-педагогического работника. В организациях с вредными и опасными условиями труда требуется составлять табели и наряды работников вредных профессий, списки работающих на производстве с вредными условиями труда.

Также при наступлении определенных случаев требуется составление иных документов, например, акта о несчастном случае на производстве, приказа о применении дисциплинарного взыскания и т. д.

К числу необязательных документов относятся:

— коллективный договор

— должностные инструкции

— положение о порядке прохождения испытания

— положение о структурном подразделении

Что касается коллективного договора, то он составляется в интересах работника, в нем могут быть только положения, которые улучшают его положение по сравнению с действующим законодательством. Поэтому работодателю лучше про него подзабыть. Бывают такие курьезные случаи, когда руководство, думая, что составление этого документа обязательно, само инициирует сложную процедуру по его заключению, подписывают (естественно с менее выгодными условиями для себя, чем существовали ранее), а потом берутся за голову, когда кто-нибудь им подсказывает, что заключать его было вовсе не обязательно.

А вот должностные инструкции, напротив, выгодны работодателю, хотя и не обязательны по закону. Во-первых, работник должен знать, что ему делать, если это закреплено, то при неисполнении обязанностей его можно привлечь к дисциплинарной ответственности. Во-вторых, перечень обязанностей, конечно, может быть изложен и в трудовом договоре, но если вы захотите изменить или дополнить обязанности работника, сделать это можно будет только с его согласия путем подписания дополнительного соглашения к трудовому договору. А при изменении должностной инструкции требуется лишь ознакомление с ней работника. Поэтому часто в трудовом договоре при описании обязанностей делается только отсылка к должностной инструкции.

Автор: Вербицкая Юлия Олеговна, главный редактор Правовой газеты «Статус», юрист Отдела образования Верх-Исетского района, заведующий Юридической клиникой Института юстиции УрГЮА

Опубликовано: Правовая газета «Статус» № 7 (7) 2011 С. 5

 

Копирование любых материалов с сайта допускается только при указании на источник с активной ссылкой на сайт http://gazeta-status.ru/

1.8. Унифицированные формы кадровых документов

В настоящее время продолжается работа по унификации документов. Унификацию осуществляют в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники. Согласно законодательству унифицированная форма документа – это совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.

Унифицированные системы документации постоянно совершенствуются. В настоящее время созданы системы:

– организационно-распорядительной документации;

– первичной учетной документации;

– банковской документации;

– финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;

– отчетно-статистической документации;

– учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;

– документации по труду;

– документации Пенсионного фонда Российской Федерации;

– внешнеторговой документации.

Перечень унифицированных документов, составляющих эти системы, находится в Общероссийском классификаторе управленческой документации (ОКУД). Однако в ОКУД только лишь перечислены наименования форм, в нем нет образцов унифицированных форм. Образцы унифицированных форм содержатся в соответствующих альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а сами альбомы – Федеральной службе государственный статистики (Росстате), на который постановлением Правительства РФ от 8 июля 1997 г.

Перечень необходимых кадровых документов

№ 835 «О первичных учетных документах» возложена обязанность разрабатывать и утверждать эти альбомы. Организации имеют право приобретать эти альбомы в Госкомстате России на договорной основе.

Рассматривая список кадровой документации, надо отметить, что в настоящее время утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» следующие унифицированные формы:

1) № Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу»;

2) № Т-1а «Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу»;

3) № Т-2 «Личная карточка работника»;

4) № Т-2ГС (МС) «Личная карточка государственного (муниципального) служащего»;

5) № Т-3 «Штатное расписание»;

6) № Т-4 «Учетная карточка научного, научно-педагогического работника»;

7) № Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу»;

8) № Т-5а «Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу»;

9) № Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику»;

10) № Т-6а «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам»;

11) № Т-7 «График отпусков»;

12) № Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)»;

13) № Т-8а «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)»;

14) № Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку»;

15) № Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку», № Т-10 «Командировочное удостоверение»;

16) № Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении»;

17) № Т—11 «Приказ (распоряжение) о поощрении работника»;

18) № Т-11а «Приказ (распоряжение) о поощрении работников»;

19) и другие унифицированные формы.

Главная / Архив номеров / № 7 (7) 2011 /Статья Обязательные кадровые документы в организации

Обязательные кадровые документы в организации

Что же мы все о недобросовестных работодателях. Да, такие встречаются, но все же большинство работодателей стремиться соблюдать законы и не нарушать права работников. В данном выпуске Советника предпринимателя мы поможем начинающему предпринимателю организовать кадровую работу – расскажем о том, какие кадровые документы должны храниться в любой организации. Надеемся, что данная таблица поможет Вам провести «инвентаризацию» кадровой документации до того, как придут проверяющие органы.

Обязательные кадровые документы (основные)

Наименование документа	Форма	Срок хранения	Чем предусмотрено
Трудовые договоры, дополнительные соглашения к ним	Свободная, унифицированной нет	75 лет	Ст. ст. 16, 56, 57, 67 ТК РФ, срок хранения – ст. 657 Приказа Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558
График отпусков	форма № Т-7 (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1)	Один год	Ст. 123 ТК РФ, срок хранения – ст. 693 Приказа Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558
Трудовые книжки	Утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках»	Невостребованные трудовые книжки хранятся в организации 75 лет	Ст. 66 ТК РФ, срок хранения – ст. 664 Приказа Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558
Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек	Утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках»	75 лет	Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках», срок хранения – ст. 695 Приказа Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558
Табель учета рабочего времени	Формы № Т-12 и № Т-13 (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1)	В течение пяти лет, а при наличии тяжелых, вредных и опасных условий труда – 75 лет	Ст. 91 ТК РФ, срок хранения – ст. 586 Приказа Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558
Личная карточка работника	Формы № Т-2 и № Т-2ГС(МС) – утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1	75 лет	П. п. 12, 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек (утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225), срок хранения – ст. 658 Приказа Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558
Штатное расписание	Форма № Т-3 (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1)	Постоянно	Ст. 15, ч. 2 ст. 57 ТК РФ, срок хранения – ст. 71 Приказа Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558
Правила внутреннего трудового распорядка	Нет утвержденной формы	ПВТР должны храниться в организации в течение одного года после замены новыми	Ст. 189 ТК РФ, срок хранения – ст. 773 Приказа Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558
Положение о персональных данных работников	Нет утвержденной формы	Постоянно	Ст. 87 ТК РФ, срок хранения – ст. 655 Приказа Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558
Приказ об утверждении расчетного листка	Нет утвержденной формы	75 лет	Ч. 2 ст. 136 ТК РФ, Письмо Роструда от 18.03.2010 № 739-6-1, срок хранения – ст. 19 Приказа Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558
Приказ о приеме на работу	Формы № Т-1, № Т-1а (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1)	75 лет	Ст. 68 ТК РФ, срок хранения – ст. 19 Приказа Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558
Приказ о переводе на другую работу	Формы № Т-5, № Т-5а (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1)	75 лет	Ст. 72.1 ТК РФ, срок хранения – ст. 19 Приказа Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558
Приказ о предоставлении отпуска	Формы № Т-6, № Т-6а (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1)	75 лет	Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, срок хранения – ст. 19 Приказа Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558
Приказ об увольнении	Формы № Т-8, № Т-8а (утв. Состав обязательных и необязательных документов на участке кадровой работы Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1)	75 лет	Ч. 1 ст. 84.1 ТК РФ, срок хранения – ст. 19 Приказа Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558
Инструкции по охране труда	Нет утвержденной формы	Постоянно	П. 21 ч. 2 ст. 212 ТК РФ
Журналы вводного, повторного, внепланового и целевого инструктажей по охране труда, первичного инструктажа на рабочем месте	Нет утвержденной формы	Постоянно	П. 2.1.3 Порядка обучения по охране труда и проверки знаний требований охраны труда работников организаций, утвержденного Постановлением Минтруда России № 1, Минобразования России № 29 от 13.01.2003
Инструкции, документы о мерах пожарной безопасности, включая журналы ознакомления с документами	Нет утвержденной формы	Постоянно	Правила пожарной безопасности в Российской Федерации (ППБ 01-03), утвержденные Приказом МЧС России от 18.06.2003 № 313
Журнал проверок	Утв. утверждена Приказом Минэкономразвития РФ от 30.04.2009 № 141	Постоянно	Ч. 8 ст. 16 Федерального закона от 26.12.2008 № 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля»

* При подготовке таблицы использованы материалы Путеводителя по кадровым вопросам СПС «КонсультантПлюс».

Конечно, это далеко не весь перечень документов, перечислены лишь основные. В организации с учетом специфики ее деятельности набор документов может меняться, например, если в организации применяется сменная работа, то должен составляться график сменности, если имеется система обучения, то требуется утвердить положение о системе обучения, в образовательных и научных организациях помимо личной карточки работника применяется учетная карточка научного, научно-педагогического работника. В организациях с вредными и опасными условиями труда требуется составлять табели и наряды работников вредных профессий, списки работающих на производстве с вредными условиями труда.

Также при наступлении определенных случаев требуется составление иных документов, например, акта о несчастном случае на производстве, приказа о применении дисциплинарного взыскания и т. д.

К числу необязательных документов относятся:

— коллективный договор

— должностные инструкции

— положение о порядке прохождения испытания

— положение о структурном подразделении

Что касается коллективного договора, то он составляется в интересах работника, в нем могут быть только положения, которые улучшают его положение по сравнению с действующим законодательством. Поэтому работодателю лучше про него подзабыть. Бывают такие курьезные случаи, когда руководство, думая, что составление этого документа обязательно, само инициирует сложную процедуру по его заключению, подписывают (естественно с менее выгодными условиями для себя, чем существовали ранее), а потом берутся за голову, когда кто-нибудь им подсказывает, что заключать его было вовсе не обязательно.

А вот должностные инструкции, напротив, выгодны работодателю, хотя и не обязательны по закону. Во-первых, работник должен знать, что ему делать, если это закреплено, то при неисполнении обязанностей его можно привлечь к дисциплинарной ответственности. Во-вторых, перечень обязанностей, конечно, может быть изложен и в трудовом договоре, но если вы захотите изменить или дополнить обязанности работника, сделать это можно будет только с его согласия путем подписания дополнительного соглашения к трудовому договору. А при изменении должностной инструкции требуется лишь ознакомление с ней работника. Поэтому часто в трудовом договоре при описании обязанностей делается только отсылка к должностной инструкции.

Автор: Вербицкая Юлия Олеговна, главный редактор Правовой газеты «Статус», юрист Отдела образования Верх-Исетского района, заведующий Юридической клиникой Института юстиции УрГЮА

Опубликовано: Правовая газета «Статус» № 7 (7) 2011 С. 5

 

Копирование любых материалов с сайта допускается только при указании на источник с активной ссылкой на сайт http://gazeta-status.ru/

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ КАДРОВОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Общие положения

"Документация по личному составу" или "кадровая документация" являются обобщающими понятиями, которыми в литературе определяют состав документов, используемый и создаваемый кадровой службой. Документы по личному составу неодинаковы в кадровых службах разнородных организаций, например, документация в кадровой службе научного пи учебного заведения будет отличаться от документа­ми в кадровой службе строительной или торговой организации. В каждом конкретном случае состав документов определяется исходя из задач и функций той или иной кадровой службы. Тем не менее существует ряд документов, которые используются повсеместно.

Традиционной задачей, решаемой кадровой службой, представляется документирование трудовых правоотношений. В процессе возникновения и установления трудовых правоотношений возникает значительный объем разнообразных документов. Работник пишет за­явление, заполняет анкету (личный листок по учету кадров), руководитель организации издает приказ. Кроме того, прием на работу сопровождается заключением трудового договора, составлением работником кадровой службы личной карточки (форма Т-2), внесением записей о приеме в трудовую книжку и др.

Наибольшая часть документов кадровой служб связана с процедурами движения кадров. Документирование движения кадров является неотъемлемой обязанностью любой организации (предприятия, учреждения) независимо от масштабов ее деятельности и организационно-правовой формы. Под движением кад­ров специалисты понимают:

— перевод на другую работу;

— увольнение;

— предоставление отпусков;

— командирование и др.

При оформлении любой из названных процедур работник пишет заявление, начальник структурного подразделения составляет представление (докладную записку), которые будут являться основание: для издания распорядительного документа. Оформление очередных отпусков связано с составлением кадровой службой графика отпусков и издания соответствующего приказа. При совершении работником проступков, связанных с невыполнением или ненадлежащим выполнением своих обязанностей, нарушением трудовой дисциплины, он пишет объяснительную записку, отдел кадров составлением акта фиксирует нарушения, которые могут быть основанием для издания приказа руководителя о наложении взыскания.

Необходимость издания приказов предусмотрена Трудовым кодексом РФ, приказы устанавливают от­ношения работника и работодателя, выполняют пра­вовую и учетную функции. На основе приказов кадро­вая служба ведет все учетные формы, лицевые счета, личные дела, трудовые книжки и ряд других доку­ментов.

Таким образом, простое перечисление видов доку­ментов, создаваемых кадровой службой, свидетельству­ет об их многообразии. Столь же разнообразны правила оформления кадровой документации, часть из кото­рых регламентирована, а часть основана на традиции. Регламентация как состава, так и правил оформления документов по личному составу, как уже отмечалось, осуществлялась в разные годы разными ведомствами. В связи с этим она подвержена периодическим измене­ниям.

Постановлением Госкомстата России от 6 апреля 2001 г. № 26 утвержден и введен в действие "Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты". Формы до­кументов, включенные в Альбом, согласованы с Министерством финансов, Министерством экономического развития и торговли, Министерством труда и социального развития.

Унифицированные формы первичной учетной документации по учету кадров распространяются на юридических лиц всех организационно-правовых форм и форм собственности.Унифицированные формы по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда распространяются на юридических лиц всех организационно-правовых форм и форм собственности, кроме бюджетных уч­реждений.

Приказ по личному составу — это распорядитель­ный документ, издаваемый руководителем организа­ции (учреждения, предприятия, фирмы и др.) по воп­росам регулирования трудовых правоотношений граж­дан с администрацией. Приказами по личному составу документируют такие процедуры движения кадров, как:

— прием на работу (формы Т-1 и Т-1а);

— перевод на другую работу (формы Т-5 и Т-5а);

— увольнение (формы Т-8 и Т-8а);

— предоставление отпусков (формы Т-6 и Т-6а);

— командирование (формы Т-9 и Т-9а);

— поощрение (формы Т-11 и Т-11а).

Все формы приказов подготовлены в двух вариан­тах, так как в практике работы кадровых служб ис­пользуются разные методы документирования. Прика­зы по личному составу по структуре текста подразде­ляют на простые и сложные. Простой приказ оформля­ет одно распорядительное действие, например прием на работу, отпуск, командирование. Такие приказы называют индивидуальными. Многие кадровые службы одним приказом оформляют распорядительные дей­ствия по учету и движению личного состава, касающиеся нескольких работников. Их называют сводными. Исходя из сложившейся практики каждая унифици­рованная форма приказа создана в форме индивиду­ального (одно распорядительное действие на одного работника) или сводного (одно распорядительное дей­ствие на нескольких работников) приказа.

Не унифицированы формы приказов, которые кад­ровые службы издают при оформлении взысканий ра­ботников и в случаях изменения фамилии.

Важно отметить, что постановлением Госкомстата России от 24 марта 2000 г. № 20 утвержден Порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации, в соответствии с которым не допускаетсяудаление каких-либо реквизитов, внесенных в формы. Прежде всего это относится к заполнению зон кодирования информации. В унифицированных формах используются Общероссийские клас­сификаторы предприятий и организаций (ОКПО), классификатор информации о населении (ОКИН), классификатор административно-территориального деления (ОКАТО), специальностей по образованию (ОКСО), профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР).

Коды каждой формы по Общероссийскому класси­фикатору управленческой документации (ОКУД) вне­сены в формы разработчиками.

В то же время любая кадровая служба для удобства пользования имеет право по своему усмотрению вно­сить в унифицированные формы три вида изменений.

1. В формы документов могут быть внесены дополнительные реквизиты, например должности и фамилии лиц, визирующих документ.

2. Графы и строки в табличных формах могут быть расширены или сужены с учетом количества знаков переменной информации, которая в них вносится.

3. Рекомендуемые форматы могут заменяться на более удобные.

Заголовочная часть каждого приказа имеет одинако­вый состав реквизитов: наименование организации, ее код по ОКПО, наименование вида документа (фор­мы) и ее код по ОКУД, номер и дата документа.

Состав документов кадровой службы в реальности значительно шире. Так, общение с любой сторонней организацией непременно оформляется письмами. Про­ведение аттестации персонала сопровождается запол­нением целого ряда документов — протокола заседа­ния аттестационной комиссии, аттестационного лис­та, заключений руководителей структурных подразделений. Кроме того, в деятельности кадровой службы значительную роль играют и такие организационные документы, как положение об отделе кадров, должно­стные инструкции ее сотрудникам. Исходя из анализа законодательных, нормативно-правовых и норматив­но-методических документов, регламентирующих до­кументирование работы с кадрами, все документы можно разделить на несколько групп:

— организационные документы:положение о кад­ровой службе, правила внутреннего трудового распорядка, должностные инструкции работни­кам кадровой службы, штатное расписание, структура и штатная численность, график от­пусков;

— распорядительные документы:приказы (распоря­жения) руководителя организации по личному составу, издаваемые в случаях приема на работу, перевода на другую работу, увольнения с рабо­ты, командирования, предоставления отпуска, по­ощрения, взыскания, изменения фамилии;

— учетные документы:личная карточка Т-2, личная карточка научного, педагогического работника Т-4, журналы принимаемых и увольняемых работников, трудовые книжки работников;

— информационно-справочные документы: заявления,докладные и объяснительные записки, протоколы заседаний квалификационных и аттестационных комиссий, акты, справки, переписка кадровой службы со сторонними организациями.

Каждый документ, входящий в систему кадровой документации, должен быть оформлен с соблюдением установленных правил. Это не только повышает куль­туру документирования, но и способствует ускорению его создания и обработки за счет формирования у ра­ботников кадровых служб четких представлений о внеш­нем виде документа. Однако главное в соблюдении требований к установленным правилам оформления — это закрепление юридической силы документа.

..Юридическая сила документа — это свойство, со­общаемое ему действующим законодательством компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

Из этого определения следует, что орган управле­ния или должностное лицо, выпускающие документ обязаны:

— соблюдать при его подготовке действующие мы законодательства;

— издавать документы только в пределах своей компетенции;

— соблюдать действующие в определенное время общегосударственные правила составления и оформления документов.

Для придания различным документам юридичес­кой силы используются различные элементы (рекви­зиты). Так, заявление должно быть адресовано долж­ностному лицу, содержать слово "заявление", текст (предмет или причина составления заявления), дату и подпись работника. Для составления штатно­го расписания организации необходимо использо­вать установленную форму, которая включает подпись руководителя подразделения, подготовивше­го документ, гриф утверждения руководителя орга­низации, заверенный печатью.

Приказ руководителя по личному составу должен быть составлен с использованием установленной формы или на бланке организации, содержать указание на вид документа "приказ", текст, передающий распорядительные действия, визы согласования, регистра­ционный индекс, дату и подпись. Кроме того, в прика­зах и других документах по личному составу часто ис­пользуется виза ознакомления работника, которая яв­ляется доказательством того, что работник с докумен­том ознакомлен. Однако отказ работника удостоверить своей подписью факт предъявления ему того или иного документа (приказа, должностной инструкции, уведом­ления об увольнении и др.) не имеет юридического значения.

Кадровое делопроизводство и документы

В таких случаях практикуется оформление визы ознакомления работником кадровой службы с указа­нием факта "от подписи отказался (лась)", личной подписи, должности и подписями присутствующих сви­детелей.

Практически для каждого вида документов в дей­ствующих правилах оформления разработаны требова­ния к реквизитам, удостоверяющим их юридическую силу. Минимальный обязательный состав реквизитов, который обеспечивает их применение в управленчес­кой деятельности, включает указание: автора доку­мента (наименование организации, учреждения, предприятия с указанием ведомственной принадлежности или организационно-правовой формы), вида докумен­та (приказ, положение и т. д.), даты создания документа, регистрационного индекса, текста (содержание), подписи.

Копия документа может быть факсимильной или свободной. Факсимильная копия полностью воспроиз­водит содержание документа и все его внешние при­знаки — содержащиеся в подлиннике реквизиты (вклю­чая подпись и печать) или часть их, особенности их расположения. Факсимильная копия изготавливается на копировальной технике, с использованием фотографии, аппаратов факсимильной связи. Свободная копия создается на пишущих машинах, содержит все реквизиты документа, но не обязательно повторяет его форму.

Заверение копий выполняется работником, отвеча­ющим за документы, в кадровых службах — инспекто­ром по кадрам. Оформляется заверение копий простав­лением ниже реквизита "подпись" слова "Верно", ука­занием должности, фамилии и личной подписи и даты.

Например:

Верно

Инспектор канцелярии (личная подпись) М.Ю. Машина

В ряде организаций устанавливается более жесткий порядок заверения, при котором верность копии удо­стоверяется, кроме того, проставлением печати. Если документ представляется в другие организации, на копиях документов (выписках из них) обязательно проставление печати.

Трудовой кодекс РФ предусматривает обязанность работодателя выдать работнику копии документов, связанные с работой в данной организации (ст. 62). Такие копии обязательно должны быть заверены пе­чатью.

Дубликат — повторный экземпляр официального документа, имеющий юридическую силу подлинника.

Дата добавления: 2015-07-18; просмотров: 482 | Нарушение авторских прав

Читайте в этой же книге:ВВЕДЕНИЕ | ЗАКОНОДАТЕЛЬНАЯ И НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКАЯ РЕГЛАМЕНТАЦИЯ КАДРОВОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ | Должностной и численный состав кадровой службы | Функции кадровой службы | Положение о кадровой службе | Должностная инструкция | Комплекс документов по установлению трудовых отношений | Приказ об отпуске | Приказ о поощрении | Приказ о наложении дисциплинарного взыскания |mybiblioteka.su — 2015-2018 год. (0.009 сек.)

Основные виды кадровой документации и процедура их составления

Функция кадровой документации (по личному составу) — оформление и закрепление трудовых отношений.

Трудовые правоотношения организации с работником регулируются Трудовым кодексом Российской Федерации, инструкциями Министерства по труду и социальным вопросам и Федеральной архивной службы, пенсионным законодательством.

Задачи управления трудовым коллективом, формирования и качественного улучшения его состава можно решать только при наличии совершенной системы информационного обеспечения работы с кадрами, которая включает многочисленные информационные показатели и постоянно совершенствуется и обновляется на основе применения современных информационных технологий.

Информационные показатели, используемые в кадровых службах, включены в общероссийские классификаторы технико-экономической информации, позволяющие кодировать анкетно-биографические данные о работниках, сведения об их образовании, занимаемой должности и др. Так, Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) (принят постановлением Госстандарта РФ от 26 декабря 1994 г.

Обязательные кадровые документы в организации

№367) (с изменениями №1/96, №2/99, №3/2002), введенный в действие Постановлением Госстандарта России от 26 декабря 1994 г. №367 с 1 января 1996 г., предназначен для решения задач, связанных с оценкой численности рабочих и служащих, учетом состава и распределением кадров по категориям персонала, уровню квалификации, степени механизации и условиям труда, вопросам обеспечения занятости, организации заработной платы рабочих и служащих, начисления пенсий, определения дополнительной потребности в кадрах и др.

Информационные показатели, характеризующие работу с кадрами, отражаются в комплексах документов, создаваемых и обрабатываемых в кадровых службах. Под обобщающими понятиями «кадровая документация» или «документация по личному составу» подразумевают широкий круг документов, содержащих сведения о работниках предприятия и деятельности самой кадровой службы: персональные и учетные документы, плановые и отчетно-статистические, организационно-распорядительные.

Разновидности документов по функциям и задачам управления кадрами включены в Общероссийский классификатор управленческой документации (документы по приему, переводу и увольнению работников, по оформлению отпусков, поощрений, дисциплинарных взысканий и др.) Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93 (ОКУД) (утв. и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 30 декабря 1993 г. N 299).

В организации должен быть установлен единый порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников. Документы по личному составу являются социально значимыми документами и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, учете и хранении в течение длительного срока. Основная часть документов, оформляющих трудовые отношения, вошла в состав унифицированной системы первичной учетной документации в разделе учета труда и его оплаты.

Между разработчиками унифицированных систем состав курируемых комплексов разграничен, но иногда документы дублируются, например: приказы о приеме на работу, о переводе на другую работу, об увольнении представлены в системах организационно-распорядительной и отчетно-статистической документации. Поэтому приведенный перечень документов дополняется более ранними по выпуску формами из унифицированной системы организационно-распорядительной документации.

Наиболее многочисленную по видам и разновидностям группу кадровых документов составляет организационно-распорядительная документация, охватывающая вопросы организационно-правового обеспечения деятельности кадровой службы и ее сотрудников, документирования движения кадров, аттестации персонала, соблюдения трудовой дисциплины и многие другие.

К организационно-распорядительным документам, оформляемым или используемым в кадровой службе относятся:

— организационные документы: положение о кадровой службе, должностные инструкции работников этой службы, правила внутреннего трудового распорядка, положение о персонале, штатное расписание;

— распорядительные документы: приказы, распоряжения и указания по вопросам совершенствования работы с кадрами (распорядительные документы, относящиеся к основной деятельности предприятия) и приказы (распоряжения) по личному составу, отражающие конкретные управленческие ситуации процессов движения кадров, их учета, оценки и т.д.;

— информационно-справочные документы: протоколы заседаний аттестационных и квалификационных комиссий, акты о нарушении трудовой дисциплины, переписка по вопросам работы с кадрами, докладные и объяснительные записки, заявления, графики отпусков и т.п.

Кроме того, к документам по личному составу относятся:

— документы по аттестации сотрудников;

— личные документы (трудовая книжка, дипломы, аттестаты и их копии);

— документы по социальному обеспечению, т. е. назначению пенсий.

В некоторых формах документов заметна социальная ориентация: для служащих или для промышленных рабочих, другие более универсальны.

Из учетных документов следует выделить личную карточку Т-2, заполняемую на всех работников и служащую для подтверждения трудового стажа, а также личный листок по учету кадров и дополнение к нему или анкету и дополнение к ней, входящие в состав личного дела работника.

Для каждого работающего особенно важное значение имеют его персональные документы: трудовая книжка, справка с места работы, характеристика, рекомендательное письмо и др.

Одновременно, в организациях с небольшой текучкой сотрудников, не ведущих компьютерной базы данных, вполне успешно применяются традиционные формы документов «докомпьютерной» эпохи.

Обязательное ведение большинства кадровых документов предусмотрено Трудовым кодексом Российской Федерации, инструкцией по ведению трудовых книжек, другими ведомственными актами.

Часть этих документов регламентирована до уровня единообразных в масштабах всей страны бланков, например, трудовая книжка, листок по учету кадров, график отпусков и др. Для части документов предлагаются варианты бланков с разной степенью детализации, например, часть кадровых приказов, справок с места работы или учебы. Третьим даны только названия и перечислен состав информации, которой должен быть наполнен подобный документ, напримерзаявления, докладные и объяснительные записки.

Заявление правовых отношений введет к обновлению содержания традиционных кадровых документов (анкета, трудовой договор и др.) и к внедрению новых документов, не применявшихся ранее, например, резюме.

Резюме приобретают все большую популярность в условиях поиска возможностей трудоустройства. Особенностью данного документа является изложение сведений о своем образовании и трудовой деятельности в обратном порядке, начиная с настоящего момента. В резюме могут быть указаны любые дополнительные сведения о своих профессиональных навыках и дополнительных специальностях. Необычно для отечественной системы документационного обеспечения и использование этого документа-саморекламы. Резюме предназначены для рассылки по адресам нескольких фирм, в которых Вам бы хотелось получить работу, рассылки по Интернету, в газетной рекламе.

К документации по личному составу условно можно отнести и личные доверенности, которые выдаются от лица сотрудника (доверителя) на получение зарплаты и других выплат, не полученных при увольнении трудовых книжек и др., связанных с трудовыми отношениями. Такие доверенности в соответствии с Гражданским кодексом РФ нотариального удостоверения не требуют и заверяются работником, ведущим кадровую документацию.

Такие доверенности выдаются, как правило, на срок проведения действий, указанных в ней. Если срок действия в доверенности не указан, она сохраняет силу в течение года со дня ее выдачи. Доверенность считается недействительной, если в ней отсутствует дата выдачи (ст. 186 Гражданского кодекса РФ).

К документации по личному составу следует отнести применительно к офисной деятельности не только пропуска и удостоверения, выдаваемые сотрудникам, а также дипломы и аттестаты, которыми подтверждается квалификация и претензии на занятие той или иной должности. Копии дипломов и аттестатов также по законодательству заверяются работником, ведущим в офисе кадровую документацию, и хранятся вместе с другими документами о сотрудниках организации.

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом (общем, непрерывном и специальном) стаже работы (ст. 66 Трудового кодекса РФ) Трудовой кодекс Российской Федерации. Трудовые книжки на работников ведутся во всех организациях независимо от формы собственности. Законом запрещается иметь несколько трудовых книжек.

Порядок ведения трудовых книжек установлен специальной инструкцией еще в 1974 г. Так, работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего в организации свыше 5 дней, в случае, если работа в этой организации является для работника основной. При приеме на новую (очередную) работу трудовую книжку обязательно представляют лицу, ведущему документацию по личному составу, и регистрируют в журнале движения трудовых книжек. Записи в трудовой книжке начинаются с внесения наименования предприятия, которое оформляет трудовые отношения с ее владельцем. Если предприятие изменило свое название, то об этом делается обязательная запись под очередным номером. Все записи производятся в точном соответствии с приказами (распоряжениями) без зачеркиваний и помарок, все исправления оговариваются и заверяются подписью должностного лица и печатью. Возвращается при увольнении или выдается временно, например, для оформления загранпаспорта трудовая книжка строго под расписку.

По желанию работника в трудовую книжку вносятся сведения и о работе по совместительству, конечно по предъявлении документов, подтверждающих работу по совместительству.

При уходе сотрудников на пенсию с помощью работников кадровой службы и бухгалтерии оформляются необходимые для ее назначения органами социального обеспечения документы, обычно называемые в совокупности «пенсионным делом».

При работе с документами по личному составу необходимо учитывать, что персональные данные (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах трудовой деятельности и личной жизни) граждан Закон РФ «Об информации, информатизации и защите информации» относит к категории конфиденциальной информации.



АрКаДа-Центр                                                                         АРХИВНОЕ И КАДРОВОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО                                                                                                 Бесплатная консультация: +7 (499) 938-42-57

ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ И УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ 1. Документы по управлению персоналом 1.1. Локальные нормативные акты 1.1.1. Документы, обязательного характера (предусмотренные ТК РФ) 1.1.1.1. Документы, обязательные для всех организаций · Штатное расписание (форма Т-3, Т-3а); · Положение об оплате труда; · Правила внутреннего трудового распорядка; · График отпусков (форма Т-7); · Документы, устанавливающие порядок обработки персональных данных: — Положение о защите персональных данных работников; · Обязательство о неразглашении персональных данных работников. 1.1.1.2. Документы, создаваемые с учетом специфики организации · Положение о премировании, надбавках, материальном стимулировании · График сменности · Перечень должностей и профессий с ненормированным рабочим днем · Положение о нормировании труда · Положение о нормах выработки 1.1.2. Документы рекомендательного характера (не предусмотренные ТК РФ) 1.1.2.1. Документы, необходимые для управления персоналом · Положение о персонале; · Положение о подборе и отборе персонала; · Положение об адаптации персонала; · Положение об управлении карьерой; · Положение о повышении квалификации, подготовке и переподготовке кадров; · Положение о комиссии по трудовым спорам; · Положение об аттестации (оценке) персонала; · График проведения аттестации; · Представление на аттестацию; · Аттестационный лист; · Положение о структурном подразделении; · Должностная инструкция; · План работы кадровой службы; · План (прогноз) потребности в кадрах; · Программа развития персонала. 1.1.2.2. Документы, необходимые для организации кадрового делопроизводства · Инструкция по ведению кадрового делопроизводства; · Табель форм документов по работе с персоналом; · Альбом форм документов по работе с персоналом; · График документооборота кадровой службы; · Регистрационная книга: Книга регистрации трудовых договоров; · Книга ознакомления с правилами внутреннего трудового распорядка; · Книга регистрации приказов; · Книга регистрации протоколов; · Книга регистрации актов; · Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним; · Книга регистрации личных дел; · Книга регистрации карточки Т-2; · Журналы учета. 1.2. Документы, создаваемые при оформлении трудовых отношений 1.2.1. Документы — основания к приказам по личному составу 1.2.1.1. Трудовой договор. 1.2.1.2. Договор о полной индивидуальной материальной ответственности. 1.2.1.3. Договор о полной коллективной (бригадной) материальной ответственности. 1.2.1.4. Письмо о переводе. 1.2.1.5. Заявление. 1.2.1.6. Докладная записка. 1.2.1.7. Объяснительная записка. 1.2.1.8. Протокол. 1.2.1.9. Представление: Представление о переводе; Представление о поощрении; Представление об увольнении. 1.2.1.10. Акты 1.2.2. Приказы по личному составу 1.2.2.1. Унифицированные формы · Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма Т-1); · Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу (форма Т-1а); · Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма Т-5); · Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу (форма Т-5а); · Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма Т-6); · Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (форма Т-6а); · Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора с работником (форма Т-8); · Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора с работниками (форма Т-8а); · Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма Т-9); · Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (форма Т-9а); · Командировочное удостоверение работника (форма Т-10); · Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении · Приказ (распоряжение) о поощрении работника (форма Т-11); · Приказ (распоряжение) о поощрении работников (форма Т-11а). 1.2.2.2. Приказы, имеющие произвольную форму · О вынесении взысканий; · об изменении анкетно-биографических данных; · об установлении профессии; · о присвоении разряда; · о совмещении профессий (должностей); · об установлении надбавки; · о замещении временно отсутствующего работника; · о дежурстве; · о привлечении к сверхурочным работам; · об изменении режима работы. 1.2.3. Первичные учетные документы 1.2.3.1. Личная карточка работника (форма Т-2). 1.2.3.2. Личная карточка государственного служащего (форма Т-2ГС). 1.2.3.3. Учетная карточка научного, научно-педагогического работника (форма Т-4). 1.2.3.4. Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма Т-12). 1.2.3.5. Табель учета использования рабочего времени (форма Т-13). 1.2.3.6. Расчетно-платежная ведомость (форма Т-49). 1.2.3.7. Расчетная ведомость (форма Т-51). 1.2.3.8. Платежная ведомость (форма Т-53). 1.2.3.9. Журнал регистрации платежных ведомостей (форма Т-53а). 1.2.3.10. Лицевой счет (форма Т-54). 1.2.3.11. Лицевой счет (СВТ) (форма Т-54а). 1.2.3.12. Записка — расчет о предоставлении отпуска работнику (форма Т-60). 1.2.3.13. Записка — расчет при прекращении действия трудового договора с работником (форма Т-61). 1.2.3.14. Акт о приеме работ (форма Т-73).

Что нужно знать бухгалтеру о кадровой документации

1.2.4. Личные документы
1.2.4.1. Трудовая книжка.
1.2.4.2. Документы личного дела.
· Личный листок по учету кадров;
· Анкета поступающего на работу;
· Дополнение к личному листку по учету кадров;
· Копии документов об образовании;
· Автобиография;
1.2.4.3. Характеристика.
1.2.4.4. Рекомендательное письмо.

1.2.5. Информационно-справочные документы
1.2.5.1. Извещение:
· Извещение о начале ежегодного оплачиваемого отпуска (схема).
1.2.5.2. Уведомление:
· Уведомление об увольнении (схема);
· Уведомление о сокращении штата (схема);
· Уведомление о праве отказаться от привлечения к сверхурочной работе (схема);
· Уведомление о праве отказаться от работы в ночное время (схема);
· Уведомление о получении трудовой книжки (схема);
1.2.5.3. Справка с места работы.