К документам по личному составу относятся

Документы по личному составу

Введение

Правильно организованное делопроизводство — залог удачного бизнеса, поэтому эффективности этой составляющей всегда уделялось большое внимание.

Трудовые правоотношения работодателя (предприятия) с работником регулируются Трудовым кодексом Российской Федерации. На основании статей Кодекса на предприятии должен быть установлен порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников.

Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников, называется документацией по личному составу (кадрам, персоналу).

Функции документации по личному составу — оформление и закрепление трудовых отношений.

Содержание

Подготовка документов по личному составу к архивному хранению
Виды документов по личному составу
Документы по личному составу
Какие документы не относятся к документам по личному составу?
Что относится к документам по личному составу?
Порядок учета кадров и ведение кадровой документации
Кадровое делопроизводство: персональная документация
Доступ к архивным документам по личному составу и их использование
- Интересные публикации:

Подготовка документов по личному составу к архивному хранению

К документам по личному составу относятся документы, которые составляются службой персонала организации и регламентируют отношения работодателя и сотрудников организации.

Составление и оформление кадровой документации — одна из наиболее важных сторон деятельности кадровой службы любой организации, а вопросы документирования трудовых отношений должны систематически контролироваться руководителем организации с учетом требований законодательства по архивному делу и нормативных документов по оформлению кадровой документации.

Цель данной работы: дать определение понятию документы по личному составу и кратко охарактеризовать основные виды документов.

1. Документы по личному составу: понятие и классификация

В кадровом делопроизводстве особую группу документов составляют документы по личному составу. Они отражают правовую, трудовую и служебную деятельность работников организаций, учреждений. Все этапы трудового цикла от приема на работу нового сотрудника до его увольнения независимо от формы собственности подлежат обязательному документированию.

Совокупность взаимосвязанных документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности работника, способы расчетов по оплате труда и другие особенности, называют документацией по личному составу (персоналу, кадрам).

Документы по личному составу являются наиболее важными документами и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока. В каждой организации должен быть установлен единый порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников.

Обязательное ведение большинства документов предусмотрено Трудовым кодексом РФ, Пенсионным законодательством, инструкцией по ведению трудовых книжек, другими ведомственными актами. Для других предлагаются варианты бланков с разной степенью детализации, например для некоторых кадровых приказов, справок с места работы или учебы.

Всю документацию по личному составу, в том числе организационно-распорядительную, и первичную учетную можно классифицировать на четыре группы в логическом порядке — по этапам трудового цикла работника:

документация, связанная с комплектованием персонала организации;

документация, связанная с процессом движения персонала в период работы в организации;

документация, связанная с отношением работника к трудовому процессу;

документация, связанная с прекращением трудовых отношений работника с организацией, т.е. с увольнением.

Первичная учетная документация по личному составу, в свою очередь, подразделяется на две группы: по учету кадров и по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда.

В общем случае к документам по личному составу относятся:

трудовые договоры, заключенные предприятием с работником;

приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе);

личные документы (трудовая книжка, дипломы, аттестаты);

личные карточки формы Т-2;

личные дела;

лицевые счета по заработной плате;

документы по аттестации сотрудников;

документы по социальному обеспечению (назначению пенсий) и др.

К документации по личному составу условно можно отнести и личные доверенности, которые выдаются от лица сотрудника (доверителя) на получение зарплаты и других выплат, связанных с трудовыми отношениями (пособий, стипендий и т.д.). Такие доверенности в соответствии с Гражданским кодексом РФ нотариального удостоверения не требуют и заверяются и регистрируются работником, ведущим кадровую документацию.

К документации по личному составу следует отнести применительно к офисной деятельности не только пропуска и удостоверения, выдаваемые сотрудникам, но также дипломы и аттестаты, которыми подтверждается квалификация на занятие той или иной должности.

Все документы, за исключением приказов, формируются, создаются и обрабатываются в подразделениях кадровой службы предприятия. Некоторые документы приходится обрабатывать секретарю, например это резюме, CV, анкеты, которые используются при отборе кандидатов на вакансии, а также документы, связанные с командированием сотрудников за пределы предприятия, в частности командировочное удостоверение.

Основная часть документов, оформляющих отношения работников, входит в состав унифицированной системы первичной учетной документации.Часть этих документов регламентирована до уровня единообразных в масштабах всей страны бланков, например: трудовая книжка.

Постановлением Госкомстата России от 5.01.2004 №1 Об утверждении унифицированных ф

Виды документов по личному составу

Документирование трудовой деятельности

Виды документов по личному составу

Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников, называетсядокументацией по личному составу (кадрам, персоналу).

Документы по личному составу

К таким документам относятся:

· трудовые контракты (договоры), заключенные предприятием с работником;

· приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе сотрудника);

· трудовые книжки;

· личные дела;

· лицевые счета по заработной плате;

· личные карточки формы Т-2.

Документы по личному составуявляются наиболее важными и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока. При работе с этими документами необходимо учитывать, что персональные данные (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах трудовой деятельности и личной жизни) граждан относятся к категории конфиденциальной информации.

1.1. Оформление приёма, перевода, увольнения работника

При приеме на постоянную работуоформляется ряд документов и проводится ряд процедур в следующем порядке:

1) заявление;

2) трудовой контракт (договор) с работником;

3) приказ о приеме;

4) запись в трудовой книжке;

5) запись в личной карточке формы Т-2 (личном деле);

6) лицевой счет по заработной плате.

Одним из основных документов, регулирующих правоотношения организации (предприятия) с работником, является трудовой контракт (договор). После подписания контракта (заключения договора) издается приказо приеме сотрудника на работу.

На основании приказа о приеме оформляется личная карточка формы Т-2 (и заводится личное дело), делается запись в трудовой книжке. Копии приказа о приеме поступают в личное дело и в бухгалтерию, где новому работнику присваивается табельный номер и на него заводится лицевой счет по зарплате.

При увольнении работника составляют следующие документы:

1) заявление работника об увольнении;

2) приказ об увольнении;

3) запись в трудовой книжке;

4) запись в личной карточке формы Т-2 (личном деле).

Заявление об увольнении работник пишет за 1 месяц до предполагаемого срока увольнения с работы (в случае увольнения по инициативе работника) и предоставляет на согласование руководителю. Руководитель организации (предприятия) издает приказ по личному составу об увольнении, в соответствии с которым делается запись в трудовой книжке и в личной карточке формы Т-2. Копии приказов поступают в личное дело работника и в бухгалтерию, где на основании приказа производится полный расчет с работником.

При переводе работника на другую должностьв рамках организации (предприятия) порядок оформления документов следующий:

1) заявление (представление);

2) контракт;

3) приказ по личному составу о переводе на другую должность;

4) запись в трудовой книжке;

5) запись в личной карточке формы Т-2 (личном деле);

6) запись в лицевом счете по заработной плате.

Руководитель организации (предприятия) издает приказ по личному составу о переводе работника на другую должность, на основании которого делается соответствующая запись с указанием новой должности в трудовой книжке и в личной карточке формы Т-2 (личном деле). Копии приказа направляют в личное дело и в бухгалтерию и, в случае изменения оклада, производят соответствующее изменение в лицевом счете по заработной плате.

Трудовой контракт

Трудовой контракт (договор)– документ, фиксирующий согласие сторон об установлении трудовых правоотношений и регулирующий их. Сторонами трудового контракта являются организация (предприятие) и работник.

Согласно Трудовому Кодексу Республики Беларусь трудовой контракт заключают сроком от одного до пяти лет с последующим его продлением или перезаключением.

Трудовой контракт должен заключаться в письменной форме. Письменная форма контракта повышает гарантии сторон в реализации достигнутых договоренностей по важнейшим условиям. При заключении контракта рекомендуется указывать:

1) место работы (наименование предприятия, куда принимают работника, его юридический адрес);

2) конкретную работу в соответствии с квалификацией по определенной профессии или должности, которую должен выполнять работник;

3) дату начала работу и ее окончания, если заключается срочный трудовой контракт;

4) оплату труда;

5) обязанности организации (предприятия) по обеспечению охраны труда.

Контракт может содержать и дополнительные условия, конкретизирующие обязанности сторон. К их числу можно отнести:

1) испытательный срок;

2) совмещение профессий (должностей);

3) повышение квалификации;

4) дополнительный отпуск и др.

В трудовом контракте указывают размер должностного оклада работника, различные надбавки и доплаты стимулирующего и компенсационного характера: за высокую квалификацию; за профессиональное мастерство; за личный трудовой вклад и др. По соглашению сторон эти надбавки могут быть конкретизированы и в отдельных случаях увеличены или уменьшены по сравнению с нормой, предусмотренной в организации (на предприятии). Наряду с доплатами стороны могут договориться об иных видах поощрения, например о дополнительном отпуске, повышенном вознаграждении по итогам работы за год и т.п.

Контракт составляется в двух экземплярах, подписывается руководителем и работником, заверяется печатью. Один экземпляр контракта хранится в организации (на предприятии), второй – у работника.

Дата добавления: 2016-01-20; просмотров: 528;

Документы по личному составу

Введение

Функции документации по личному составу — оформление и закрепление трудовых отношений. К документам по личному составу относятся документы, которые составляются службой персонала организации и регламентируют отношения работодателя и сотрудников организации.

1. Документы по личному составу: понятие и классификация

документация, связанная с комплектованием персонала организации;

документация, связанная с процессом движения персонала в период работы в организации;

документация, связанная с отношением работника к трудовому процессу;

документация, связанная с прекращением трудовых отношений работника с организацией, т.е.

Какие документы не относятся к документам по личному составу?

с увольнением.

В общем случае к документам по личному составу относятся:

трудовые договоры, заключенные предприятием с работником;

приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе);

личные документы (трудовая книжка, дипломы, аттестаты);

личные карточки формы Т-2;

личные дела;

лицевые счета по заработной плате;

документы по аттестации сотрудников;

документы по социальному обеспечению (назначению пенсий) и др.

Постановлением Госкомстата России от 5.01.2004 №1 Об утверждении унифицированных ф

Приказами поличному составу оформляются прием, увольнение и перевод сотрудников организации.

Приказы по личному составу группируются в отдельное дело и имеют самостоятельную нумерацию с добавлением индекса «л/с».

Постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 №26 были утверждены унифицированные формы приказов.

3. Личная карточка (форма Т-2)

Заполняется на работников всех категорий на основании соответствующих документов: паспорта, военного билета, трудовой книжки (для совместителей — копии трудовой книжки, заверенной нотариусом), диплома (свидетельства) по усмотрению организации. Лицо, оформляемое на работу, подписывает личную карточку и проставляет дату заполнения.

4. Личное дело (досье)представляет собой совокупность документов, содержащих сведения о работнике. Личные дела могут заводиться на всех работающих, но чаще всего — на руководителей и ведущих специалистов, а на всех остальных сотрудников фирмы оформляют личные карточки формы Т-2. Предприятие вправе само решать вопрос о том, какие документы, личные карточки или личные дела заводить на сотрудников.

5. Личные дела работников — это не отдельные документы, а совокупность документов. Цель формирования личных дел — сосредоточение и хранение всей информации о работнике в одном месте.

Нормативного документа федерального уровня, регламентирующего состав документов личного дела, не существует. Министерства и ведомства, федеральные органы исполнительной власти сами его определяют.

6. Личный листок по учету кадров или анкета

Личный листок по учету кадров— это перечень вопросов о биографических данных работника, образовании, трудовой деятельности, пребывании за границей, участии в выборных органах, семейном положении и т.д. Личный листок заполняется при поступлении на работу самим работником от руки. На все вопросы работник должен давать полные ответы, без сокращений, прочерков, исправлений и помарок.

7. Автобиография — документ, в котором в хронологической последовательности описаны этапы жизни и трудовой деятельности работника. Автобиография пишется собственноручно, в произвольной форме, без исправлений.

8. Характеристика – это документ, который содержит описание характерных и отличительных черт и качеств работника.

Характеристика — это официальный документ, который выдает администрация учреждения, организации, предприятия своему сотруднику при решении целого ряда вопросов (аттестация на должность, поступление в учебные заведения, судебное разбирательство и т.п.).

9. Резюме— это документ, содержащий сведения биографического характера; представляется лицом при трудоустройстве.

Реквизиты резюме: наименование вида документа, дата, ф., и., о., почтовый адрес претендента, телефон, текст, подпись.

10. Трудовая книжка

Трудовая книжка — один из важнейших личных документов гражданина в нашей стране.

Что относится к документам по личному составу?

С 15 января 1939 г. до настоящего времени трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности рабочих и служащих (ст. 6 ТК РФ) и о трудовом стаже работника.

Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются Правительством Российской Федерации.

Порядок заполнения, ведения и хранения трудовых книжек подробно изложен в Инструкции о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях. Данная Инструкция является основным справочным материалом для сотрудника, работающего с трудовыми книжками.

Дата добавления: 2017-10-25; просмотров: 80; Опубликованный материал нарушает авторские права? | Защита персональных данных |

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском:

Обратная связь

ПОЗНАВАТЕЛЬНОЕ

Сила воли ведет к действию, а позитивные действия формируют позитивное отношение

Как определить диапазон голоса — ваш вокал

Как цель узнает о ваших желаниях прежде, чем вы начнете действовать. Как компании прогнозируют привычки и манипулируют ими

Целительная привычка

Как самому избавиться от обидчивости

Противоречивые взгляды на качества, присущие мужчинам

Тренинг уверенности в себе

Вкуснейший "Салат из свеклы с чесноком"

Натюрморт и его изобразительные возможности

Применение, как принимать мумие? Мумие для волос, лица, при переломах, при кровотечении и т.д.

Как научиться брать на себя ответственность

Зачем нужны границы в отношениях с детьми?

Световозвращающие элементы на детской одежде

Как победить свой возраст? Восемь уникальных способов, которые помогут достичь долголетия

Как слышать голос Бога

Классификация ожирения по ИМТ (ВОЗ)

Глава 3. Завет мужчины с женщиной

Оси и плоскости тела человека — Тело человека состоит из определенных топографических частей и участков, в которых расположены органы, мышцы, сосуды, нервы и т.д.

Отёска стен и прирубка косяков — Когда на доме не достаёт окон и дверей, красивое высокое крыльцо ещё только в воображении, приходится подниматься с улицы в дом по трапу.

Дифференциальные уравнения второго порядка (модель рынка с прогнозируемыми ценами) — В простых моделях рынка спрос и предложение обычно полагают зависящими только от текущей цены на товар.

Порядок учета кадров и ведение кадровой документации

В РУП «Белоруснефть — Минскоблнефетепродукт» в течение года создается около 2700 кадровых Все документы печатаются на одной стороне листа. На двух сторонах допускается печатание только тех документов, срок хранения которых не превышает трех лет. Новую страницу документа нельзя начинать последней неполной строкой абзаца.

Отдел кадров является самостоятельным структурным подразделением предприятия. Состоит из начальника отдела кадров, инженера по подготовке кадров и четырех специалистов отдела кадров.

Отдел кадров РУП «Белоруснефть — Минскоблнефетепродукт» возглавляет начальник отдела кадров.

Функциями начальника отдела кадров являются:

1. осуществление руководства работой по комплектованию предприятия кадрами рабочих и служащих, требуемых профессий.

2. организация проведения аттестации работников предприятия.

3. научно-методическое обеспечение кадровой работы.

4. осуществление контроля за надлежащим оформлением установленной документации.

5. создание здоровых и безопасных условий труда для подчиненных исполнителей.

Для выполнения возложенных на него функций начальник отдела кадров обязан:

· возглавить работу по комплектованию предприятия кадрами рабочих и служащих, требуемых профессий, специальностей и квалификации в соответствии с целями, стратегией и профилем предприятия, изменяющимися внешними и внутренними условиями его деятельности по формированию и ведению банка данных о количественном и качественном составе кадров, их развитии и движении;

· организовывать разработку прогнозов, определение текущей и перспективной потребности в кадрах и источников ее удовлетворения на основе изучения рынка труда, установления прямых связей со службами занятости, контактов с предприятиями аналогичного профиля, информирования работников внутри предприятия об имеющихся вакансиях, использования средств массовой информации для помещения объявлений о найме работников;

· участвовать в разработке кадровой политики и кадровой стратегии предприятия;

· проводить работу по подбору, отбору и расстановке кадров на основе оценки их квалификации, личных и деловых качеств, контролировать правильность использования работников в подразделениях предприятия;

· проводить планомерную работу по созданию резерва для выдвижения на основе таких организационных форм, как планирование деловой карьеры, подготовка кандидатов на выдвижение по индивидуальным планам, ротационное передвижение руководителей и специалистов, обучение на специальных курсах, стажировка на соответствующих должностях.

· организовывать своевременное оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями и приказами руководителя предприятия, учет личного состава, выдачу справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников, хранение и заполнение трудовых книжек и ведение установленной документации по кадрам, а также подготовку материалов для представления персонала к поощрениям и награждениям;

· обеспечивать подготовку документов по пенсионному страхованию, а также документов, необходимых для назначения пенсий работникам предприятия и членам их семей, а также представление их в органы социального обеспечения;

· проводить систематический анализ кадровой работы на предприятии, разрабатывать предложения по ее улучшению;

· организовывать табельный учет, составление и выполнение графиков отпусков, контроль за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях предприятия и соблюдением работниками правил внутреннего трудового распорядка;

· обеспечивать составление установленной отчетности по учету личного состава и работе с кадрами;

· руководить работниками отдела.

Инженер по подготовке кадров выполняет следующие функции:

1. Организует профессиональное обучение рабочих и повышение квалификации руководящих работников и специалистов (подготовку, переподготовку и повышение квалификации рабочих кадров на производстве, в средних профессиональных учебных заведениях, экономическую учебу, практическое обучение учащихся молодых специалистов в период прохождения ими стажировки, а также производственной практики студентов и учащихся);

2. Исходя из потребности предприятия в квалифицированных кадрах и с учетом требований рыночной экономики разрабатывает проекты перспективных и текущих планов подготовки кадров, повышения квалификации и мастерства работающих с необходимыми расчетами и обоснованиями;

3. Устанавливает контакты с учебными заведениями, оформляет договоры на подготовку, переподготовку и повышение квалификации работников предприятия;

4. Осуществляет руководство учебно-методической работой по всем видам и формам подготовки и повышения квалификации кадров на производстве;

5. Подбирает кадры преподавателей и инструкторов из числа специалистов и высококвалифицированных рабочих с последующим утверждением их в установленном порядке, комплектует учебные группы;

6. Подготавливает трудовые договоры (контракты) с преподавателями и инструкторами, составляет сметы затрат на подготовку и повышение квалификации кадров, оплату труда за обучение кадров и руководство производственной практикой, контролирует правильность использования средств на эти цели.

Специалисты отдела кадров выполняют следующие функции:

1. Выполняют работу по комплектованию предприятия кадрами требуемых профессии, специальностей и квалификации;

2. Осуществляют контроль за размещением и расстановкой молодых специалистов и молодых рабочих в соответствии с полученной в учебном заведении профессией и специальностью, проведением их стажировок, принимают участие в работе по адаптации вновь принятых работников к производственной деятельности;

3. Контролируют своевременное оформление приема, перевода и увольнения работников, выдачу справок об их настоящей и прошлой трудовой деятельности;

4. Заполняют, учитывают и хранят трудовые книжки, производят подсчет трудового стажа;

5. Оформляют карточки пенсионного страхования, другие документы, необходимые для назначения пенсий работникам учреждения и их семьям, установления льгот и компенсаций.

6. Осуществляют контроль за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях организации и соблюдением работниками правил внутреннего трудового распорядка.

7. Составляют установленную отчетность .

Основной задачей отдела кадров является правильное и своевременное ведение кадрового делопроизводства на предприятии. Важность кадровой документации подтверждается тем, что любой кадровый документ фиксирует юридически значимые факты, которые возникают в процессе трудовой деятельности работника.

Прием на работу оформляется путем составления гражданином заявления о приеме на работу и подачи документов согласно статье 26 Трудового кодекса Республики Беларусь (паспорт, трудовая книжка, за исключением впервые поступивших и совместителей, диплом или другой документ об образовании, направление в счет брони для отдельных категорий работников, медицинское заключение о состоянии здоровья) . Заявления о приеме на работу регистрируются в журнале регистрации. При положительной резолюции директора специалист по кадрам издает приказ и приеме на работу. Приказы так же регистрируются в журнале регистрации.

На РУП «Белоруснефть — Минскоблнефтепродукт действует контрактная форма найма для всех работников.

Кадровое делопроизводство: персональная документация

Трудовые контракты заключаются сроком на один год и ежегодно продляются.

Трудовые книжки ведутся в соответствии с постановлением Министерства труда и социальной защиты от 09.03.1998г. № 30 “Об утверждении Инструкции о перядке ведения трудовых книжек работников”. Все трудовые книжки храняться в металлическом сейфе в кабинете . Трудовые книжки принимаются от работников в день приема на работу и регистрируются в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Выдача трудовых книжек при увольнении производится в день увольнения.

Специалист по кадрам оформляет личные дела на всех специалистов и исполнительно-технических работников комбината, заполняет личные карточки формы Т-2 (на всех работников).

При увольнении работник (за исключением случаев увольнения работника по инициативе нанимателя) пишет заявление об увольнении, которое также регистрируется в журнале регистрации, передается на подпись директору и, в случае положительной резолюции, оформляется приказ об увольнении. После сдачи работником обходного листа специалист по кадрам выдает работнику трудовую книжку.

Оформление перемещения работников, перевода работников на другую работу, должность, изменения существенных условий труда производится с соблюдением требований действующего трудового законодательства по алгоритму:

— формирование уведомлений нанимателя об изменении существенных условий труда;

— формирование приказов о перемещении, переводе;

— внесение изменений и дополнений в личные дела работников;

— формирование дополнительных соглашений к трудовым договорам (контрактам);

— внесение соответствующих записей в трудовые книжки работников и в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним .

В РУП «Белоруснефть — Минскоблнефтепродукт» печатаются приказы: по основной деятельности (без присвоения индекса), по личному составу (с индексом –Л), кадровые ( с индексом –К), о командировании. Порядковый номер каждого вида приказа ежегодно начинается с первого номера. Как правило, приказов по основной деятельности печатается больше, чем остальных приказов. В связи с отсутствием текучести кадров, приказов по кадрам печатается меньше.

В конце каждого года отдел кадров совместно с руководителями структурных подразделений составляет график отпусков на следующий год. График отпусков окончательно составляется до 5 января и утверждаются директором .

В обязанности специалистов отдела кадров также входит оформление работников на пенсию. Специалист по кадрам собирает необходимый пакет документов (справки о заработной плате, о переименовании предприятий) и не позднее 10 дней до даты рождения предоставляет документы в Управление по труду, социальной защите и занятости населения для начисления пенсии.

Специалист по кадрам так же участвует в разработке локальных документов: должностных инструкций (для руководителей и специалистов) и рабочих инструкций (для рабочих), совместно с ведущим экономистом разрабатывает штатное расписание, разрабатывает правила внутреннего трудового распорядка, положения об оплате труда и премировании работников.

С 1 января 2003г. в соответствии с Законом Республики Беларусь от 06.01.1999г. № 230-3 «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе государственного социального страхования» в РУП «Белоруснефть – Минскоблнефтепродукт» установлена система персонифицированного учета для созданий базы данных о стаже и доходах работников. Это значительно упрощает порядок и ускорение процедуры назначения пенсий, облегчает сбор документов. Данные о заработной плате работников автоматически формируются и передаются в управление по труду для назначения пенсий. Специалист по кадрам составляет формы ПУ-1 (на впервые трудоустроенных и при изменении анкетных данных работников), ежеквартально форму ПУ-2 (о принятых и уволенных работниках), форму ПУ-3 ежегодно сдает бухгалтерия .

Таким образом, проведя анализ организации работы отдела кадров в РУП «Белоруснефть — Минскоблнефтепродукт» можно сделать вывод, что ведение кадрового делопроизводства ведется строго в соответствии с действующим законодательством Республики Беларусь.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Эффективность развития компании зависит от эффективности управленческой структуры, которая основывается на производстве и использовании информации, значительная часть которых сконцентрирована на документах. Нельзя недооценивать значение в деятельности предприятия кадровой документации. Документы по личному составу являются неотъемлемой частью документооборота предприятия, и игнорировать их ведение с нарушением законодательства недопустимо.

Руководитель предприятия, независимо от формы собственности, несет персональную ответственность за весь документооборот предприятия в целом. Своим приказом (распоряжением) он назначает ответственных лиц за ведение делопроизводства. Как правило, это – секретари, делопроизводители, специалисты по кадрам, а иногда и юристы. И от того, насколько компетентны такие специалисты в области делопроизводства и будет зависеть качество и своевременность составленных документов. Неправильное же составление документации влечет за собой нарушение законодательства, привлечение к дисциплинарной, материальной, административной и уголовной ответственности.

Кадровые документы могут быть использованы в спорах между нанимателем и работников, особенно при возникновении трудовых конфликтов, которые могут рассматриваться и в судебном порядке. И от того, насколько правильно и точно будут оформлены документы, может зависеть исход судебного дела. Зачастую именно ошибки в составлении кадровых документов, отсутствие в них отдельных реквизитов или неверное их оформление нередко ведут к неудачам в судебных спорах с работниками.

Можно с уверенностью сказать, что кадровая документация играет значительную роль в жизни каждого человека, служит документальным подтверждением трудового стажа гражданина и права на социальное обеспечение в старости или инвалидности, предоставляется в судебных спорах, сдается на хранение в государственные архивы для дальнейшего использования в справочных целях при обращении граждан.

Проанализировав организацию работы с документами в РУП «Белоруснефть — Минскоблнефтепродукт» можно выделить следующие:

1. Ведение кадровой документации ведется по всем правилам.

2. Практически вся документация на предприятии создается на электронных носителях. Присутствует электронный документооборот, между структурными подразделениями, который облегчает работу отдела кадров между отделами.

Таким образом, можно сделать вывод, что в сфере управления в настоящее время необходимо механизировать работу с документами и автоматизировать обработку информации, содержащейся в документах. Это позволит сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения, а также эффективно организовать систему поиска документа, позволяющую находить документ, обладая минимальной информацией о нём.

Организация обязана хранить документы, касающиеся личного состава.

Доступ к архивным документам по личному составу и их использование

Об этом сказано в ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (далее – Закон № 125-ФЗ). Сроки хранения таких документов устанавливаются федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ, а также перечнями документов, которые предусмотрены ч. 3 ст. 6 и ч. 1 ст. 23 Закона № 125-ФЗ.

Документы по личному составу представляют собой архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем (п. 3 ст. 3 Закона № 125-ФЗ). К ним относится трудовой договор, график отпусков, трудовая книжка, табель учета рабочего времени, личная карточка сотрудника и т.д.

Благодаря поправкам, принятым Федеральным законом от 02.03.2016 № 43-ФЗ и вступившим в силу с 13.03.2016, срок хранения указанных документов изменился.

Теперь по новой статье 22.1 Закона № 125-ФЗ документы по личному составу (за исключением документов, указанных в ч. 3 ст. 22.1), созданные до 2003 года, хранятся:

в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, выступающих источниками комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами, – в течение 75 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;
в государственных и муниципальных архивах, в которые поступают документы по личному составу ликвидированных государственных органов, органов местного самоуправления, государственных, муниципальных и негосударственных организаций, – с даты поступления и до истечения 75 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;
в иных организациях – не менее 75 лет со дня создания.

Если указанные документы созданы начиная с 2003 года, то хранить их необходимо:

в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, выступающих источниками комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами, – в течение 50 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;
в государственных и муниципальных архивах, в которые поступают документы по личному составу ликвидированных государственных органов, органов местного самоуправления, государственных, муниципальных и негосударственных организаций, – с даты поступления и до истечения 50 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;
в иных организациях – не менее 50 лет со дня создания.

Отметим, что ранее положения Закона № 125-ФЗ не связывали срок хранения документов по личному составу с датой их создания. Поэтому срок хранения (независимо от даты создания) составлял 75 лет (пп. "б" п. 4 ст. 22 Закона № 125-ФЗ в предыдущей редакции, п. 19 Перечня, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

<<< Назад