Срок хранения кассовых документов в организации

Вопрос от Полежаевой Тамиллы: Какие документы относятся к кассовым документам, каков срок хранения кассовых документов?

Ответ: Кассовые документы используются в финансовой деятельности предприятий. К ним относятся ордера кассовые, ведомости платежные, книга кассовая.  Ордера кассовые подразделяются на приходные кассовые ордера (ПКО), по которым проводятся операции поступления денежных средств, и расходные кассовые ордера (РКО) по которым производятся операции выдачи наличных денег.

Книга кассовая служит для регистрации денежных средств, как поступающих, так и выдаваемых из кассы. Введена также книга учета, где вносятся все денежные операции, проводимые между кассирами. Основанием для расчета считаются ведомости платежные, счета, также заявления, все они прилагаются к документам кассовым.

Законодательства как налоговое, так и бухгалтерское устанавливают различные сроки хранения этих кассовых документов. Так налоговое законодательство определяет хранение данных налогового и бухгалтерского учета, документов, отражающих как приход, так и расход денежных средств, в течение 4 лет.

Бухгалтерское законодательство определяет хранение кассовых документов в течение пяти лет. Росархив шестого октября 2000 г. утвердил перечень документов, применяемых в деятельности предприятии, и определил сроки их хранения. Согласно этому перечню срок хранения всех первичных документов кассовых установлен 5 лет. Платежные ведомости, заполняемые на выдачу пособий, гонораров, заработной платы, материальной помощи подлежат хранению 75 лет при отсутствии лицевых счетов.

Ответственность за соблюдение и организацию хранения кассовых документов несет первое лицо организации, т.е. руководитель. В случаях, когда возникают споры, разногласия, судебных и следственных дел кассовые первичные документы подлежат хранению до вынесения решения. Срок хранения отсчитывается  с первого января года, который следует за тем годом , когда этот документ был оформлен.

1. Налогоплательщики обязаны:

8) в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, а также документов, подтверждающих полученные доходы (для организаций — также и произведенные расходы) и уплаченные (удержанные) налоги;

… При наличии у осуществляющих проверку должностных лиц достаточных оснований полагать, что документы, свидетельствующие о совершении правонарушений, могут быть уничтожены, скрыты, изменены или заменены, производится выемка этих документов в порядке, предусмотренном статьей 94 настоящего Кодекса, по акту, составленному этими должностными лицами. В акте о выемке документов должна быть обоснована необходимость выемки и приведен перечень изымаемых документов. Налогоплательщик имеет право при выемке документов делать замечания, которые должны быть по его требованию внесены в акт. Изъятые документы должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью или подписью налогоплательщика (налогового агента, плательщика сбора). В случае отказа налогоплательщика (налогового агента, плательщика сбора) скрепить печатью или подписью изымаемые документы об этом делается специальная отметка. Копия акта о выемке документов передается налогоплательщику (налоговому агенту, плательщику сбора).

1. Выемка документов и предметов производится на основании мотивированного постановления должностного лица налогового органа, осуществляющего выездную налоговую проверку.

Указанное постановление подлежит утверждению руководителем (его заместителем) налогового органа, вынесшего решение о проведении налоговой проверки.

2. Не допускается производство выемки документов и предметов в ночное время.

3. Выемка документов и предметов производится в присутствии понятых и лиц, у которых производится выемка документов и предметов. В необходимых случаях для участия в производстве выемки приглашается специалист.

До начала выемки должностное лицо налогового органа предъявляет постановление о производстве выемки и разъясняет присутствующим лицам их права и обязанности.

4. Должностное лицо налогового органа предлагает лицу, у которого производится выемка документов и предметов, добровольно выдать их, а в случае отказа производит выемку принудительно.

При отказе лица, у которого производится выемка, вскрыть помещения или иные места, где могут находиться подлежащие выемке документы и предметы, должностное лицо налогового органа вправе сделать это самостоятельно, избегая причинения не вызываемых необходимостью повреждений запоров, дверей и других предметов.

5. Не подлежат изъятию документы и предметы, не имеющие отношения к предмету налоговой проверки.

6. О производстве выемки, изъятия документов и предметов составляется протокол с соблюдением требований, предусмотренных статьей 99 настоящего Кодекса и настоящей статьей.

7. Изъятые документы и предметы перечисляются и описываются в протоколе выемки либо в прилагаемых к нему описях с точным указанием наименования, количества и индивидуальных признаков предметов, а по возможности — стоимости предметов.

8. В случаях, если для проведения мероприятий налогового контроля недостаточно копий документов проверяемого лица и у налоговых органов есть достаточные основания полагать, что подлинники документов могут быть уничтожены, сокрыты, исправлены или заменены, должностное лицо налогового органа вправе изъять подлинники документов в порядке, предусмотренном настоящей статьей.

При изъятии таких документов с них изготавливают копии, которые заверяются должностным лицом налогового органа и передаются лицу, у которого они изымаются.

При невозможности изготовить или передать изготовленные копии одновременно с изъятием документов налоговый орган передает их лицу, у которого документы были изъяты, в течение пяти дней после изъятия.

9. Все изымаемые документы и предметы предъявляются понятым и другим лицам, участвующим в производстве выемки, и в случае необходимости упаковываются на месте выемки.

Изъятые документы должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью или подписью налогоплательщика (налогового агента, плательщика сбора).

В случае отказа налогоплательщика (налогового агента, плательщика сбора) скрепить печатью или подписью изымаемые документы об этом в протоколе о выемке делается специальная отметка.

10. Копия протокола о выемке документов и предметов вручается под расписку или высылается лицу, у которого эти документы и предметы были изъяты.