Справка при увольнении

Трудовой кодекс не содержит четкого указания на то, какие справки выдаются при увольнении работника. Иные федеральные нормативные акты содержат отсылки к различным видам справок, которые могут потребоваться сотруднику при расторжении договора. Во избежание возникновения споров между нанимателем и сотрудником о необходимом последнему списке документов, которые следует получить при расторжении договора, расскажем в статье о том, что нужно выдать при увольнении, приведем образец справки об увольнении и уточним требования.

Какие справки дают при увольнении

Работодатель, кроме выдачи в день ухода трудовой книжки, при увольнении передает сотруднику по его требованию документы, касающиеся трудовой деятельности. Это могут быть следующие документы, которые обычно готовит бухгалтерия:

• справка о зарплате при увольнении выдается в соответствии с формой, утвержденной Приказом Минтруда РФ № 182н. Она информирует о тех выплатах, которые осуществлялись в предыдущие два года, и будет необходима следующему работодателю или ФСС;
• справка о страховых взносах при увольнении выдается в форме выписки из расчета по страховым взносам.

Требования к справке о зарплате

Любая справка с места работы при увольнении заверяется в порядке, установленном в организации, при наличии печати — печатью работодателя. Это необходимо во избежание споров и разбирательств в суде. Существует утвержденная Приказом Минтруда № 182н форма, содержащая информацию о зарплате за последние два года.

Данный документ заполняется на компьютере или в рукописной форме. Заполняя текст от руки, нужно использовать чернила черного или синего цвета.

Документы при увольнении, которые обязан выдать работодатель 2018

Буквы прописываются без возможности двойного толкования прочтения написанного. Исправления недопустимы. Вся нужная информация берется из документов бухгалтерии или официальных отчетов. Если информация, изложенная в официальной бумаге, будет недостоверной, учреждение будет оштрафовано.

Документ понадобится, чтобы установить человеку пособие и гарантированные меры социальной поддержки (выплаты по больничному листу, беременности и родам, по уходу за малышами до полутора лет).

Скачать бланк справки расчета при увольнении с информацией о зарплате

Скачать

Как заполнять справку о зарплате

Сотрудник бухгалтерии заполняет документ индивидуально.

Документ необходимо подписать у руководителя и главного бухгалтера учреждения.

Установленная форма состоит из четырех разделов, которые содержат:

1. Подробную информацию об учреждении.
2. Сведения о сотруднике, который требует бумагу.
3. Информацию о суммах заработной платы, с которых работодатель отчислял взносы в ПФ РФ и ФСС.
4. Информацию о периодах, в течение которых отчисления не производились.

Заполнение первого раздела начинается с указания даты предоставления бумаги, ее номера. Указывается наименование нанимателя (в полной форме), территориального отделения ФСС, куда отчислялись взносы. Нужно также указывать код подчиненности юридического лица, ИНН, КПП, адрес местонахождения.

Заполняя сведения о лице, нужно указать его Ф.И.О., паспортные данные, адрес места проживания, а также номер страхового пенсионного (СНИЛС).

Третий раздел заполняется в порядке возрастания по годам (начиная с года трудоустройства), суммы зарплаты обозначаются цифрами и прописным текстом. В учет принимается сумма, на которую начислялись взносы (за 2017 год лимит — 876 000 руб. по отчислениям в ПФ РФ, 755 000 руб. — по отчислениям в ФСС).

В случае если полный год не отработан, в выписку включается информация только за фактически отработанный срок.

Заключительный раздел содержит сведения о периодах, в которые сотрудник не был трудоспособен, с указанием причины, которая подтверждена в официальном порядке.

Таким образом, в целях осуществления корректного расчета при увольнении сотрудника необходимо правильно предоставить сведения по установленной форме.

Требования к справке о страховых взносах

Используется унифицированный бланк по форме КНД 1151111.

Работнику нужно выдать копию раздела 3. Включить нужно сведения только об увольняемом работнике.

Требования по заполнению не отличаются от предыдущего документа, а подробную инструкцию вы найдете в статье о том, как правильно заполнить новую форму РСВ-1.

Помните, что новый бланк ввели с 01.01.2017. Если требуется предоставить сведения о страховых выплатах за 2016 год и ранее, понадобится подготовить копию раздела 6 старой формы РСВ-1.

Скачать пример расчета по страховым взносам

Скачать

Что еще может запросить работник

Помимо перечисленных, сотрудник может сделать запрос на получение иных документов:

• приказ об увольнении или назначении;
• информацию об имеющемся стаже (представляет собой выписку из формы СЗВ-СТАЖ);
• форму 2-НДФЛ;
• информацию о среднем заработке (при сокращении, если работник намерен обратиться в службу занятости за пособием);
• сведения о персонифицированном учете (включает индивидуальную информацию за месяц увольнения в отношении сотрудника).

Любой из названных документов может понадобиться работнику в связи с увольнением и должен быть выдан ему на руки нанимателем в последний день трудовой деятельности.

Главная — Документы

Справки, выдаваемые работодателем увольняющемуся работнику

Законодательством предусмотрена обязанность работодателя выдавать работнику при увольнении определенные справки. Одни справки выдаются обязательно, другие — по запросу работника.

Порядок выдачи документов (их копий), связанных с работой, регулируется ст. 62 ТК РФ. По правилам данной статьи работник должен представить работодателю письменное заявление, содержащее запрос на получение соответствующих справок, документов или их копий. В свою очередь, работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи такого заявления выдать работнику:

• копии документов, связанных с работой (приказов о приеме на работу, переводе на другую работу, увольнении);
• выписки из трудовой книжки;
• справки о заработной плате, начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, периоде работы у данного работодателя и др.

Документы по запросу работника оформляются разными службами организации: справки по форме 2-НДФЛ, о заработной плате, начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование выдает бухгалтерия, а справку о периоде работы у данного работодателя — отдел кадров.

Приведем образец заполнения письменного запроса о выдаче справок.

Рассмотрим детально порядок выдачи отдельных справок.

Справка о сумме заработка за два календарных года, предшествующие году прекращения работы

Согласно п. 3 ч. 2 ст. 4.1 Федерального закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ "Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством" работодатель обязан выдавать застрахованному лицу в день прекращения работы справку о сумме заработка за два календарных года, предшествующих году прекращения работы (службы, иной деятельности) или году обращения за справкой о сумме заработка, и текущий календарный год, на которую были начислены страховые взносы, и количестве календарных дней, приходящихся в указанном периоде на периоды временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком, период освобождения работника от работы с полным или частичным сохранением заработной платы в соответствии с законодательством РФ, если на сохраняемую заработную плату за этот период страховые взносы в ФСС не начислялись.

Справка о сумме заработка за два календарных года, предшествующие году прекращения работы (службы, иной деятельности), составляется по форме, утвержденной Приказом Минтруда России от 30.04.2013 N 182н.

Сведения о начисленных и уплаченных страховых взносах

Согласно абз. 3 п. 4 ст. 11 Федерального закона N 27-ФЗ в день увольнения застрахованного лица или в день прекращения договора гражданско-правового характера, на вознаграждение по которому в соответствии с законодательством РФ начисляются страховые взносы, страхователь обязан передать застрахованному лицу сведения, предусмотренные абз. 1 данного пункта, и получить от него письменное подтверждение передачи ему этих сведений.

Необходимая информация содержится в разд. 6 "Сведения о сумме выплат и иных вознаграждений и страховом стаже застрахованного лица" расчета по форме РСВ-1 ПФР (утв. Постановлением Правления ПФР от 16.01.2014 N 2п). В этом разделе указываются сведения о работнике за отчетный период, в котором тот уволился: с начала текущего года по дату увольнения.

При представлении сведений следует руководствоваться Инструкцией о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах, утвержденной Приказом Минздравсоцразвития России от 14.12.2009 N 987н (далее — Инструкция N 987н).

Для выполнения требования абз. 3 п. 4 ст. 11 Федерального закона N 27-ФЗ и п. 35 Инструкции N 987н (получить от работника письменное подтверждение того, что ему передали сведения) можно предусмотреть подпись работника на экземпляре разд. 6 расчета по форме РСВ-1 ПФР, который остается в организации. Зафиксировать передачу работнику сведений можно также в журнале учета выданных справок.

Справка о среднем заработке

Справка о среднем заработке за последние три месяца по последнему месту работы необходима бывшему работнику в том случае, если после увольнения он не может трудоустроиться. В такой ситуации гражданин имеет право встать на учет в центре занятости (п. 2 ст. 3 Закона РФ N 1032-1). Указанная справка нужна для определения размера пособия по безработице (п. 1 ст. 33 Закона РФ N 1032-1).

Постановлением Правительства РФ от 07.09.2012 N 891 были утверждены Правила регистрации граждан в целях поиска подходящей работы, а также Правила регистрации безработных граждан.

Справка о среднем заработке за последние три месяца включена в пакет документов, необходимых при постановке гражданина на регистрационный учет, а также для выплаты ему пособия по безработице (п. п. 4, 7 Правил регистрации граждан в целях поиска подходящей работы, п. 4 Правил регистрации безработных граждан).

Для получения справки работнику нужно подать заявление. Причем он может обратиться за данной справкой уже после увольнения. Приведем образец такого заявления.

Что касается формы справки, на законодательном уровне она не утверждена.

Какие справки выдаются при увольнении работника

Составляя ее в произвольной форме, работодатели не всегда указывают всю необходимую центру занятости информацию.

Для обеспечения единых подходов при постановке граждан на регистрационный учет в целях поиска подходящей работы Минтруд Письмом от 15.08.2016 N 16-5/В-421 направил для использования в работе рекомендованную форму справки о среднем заработке за последние три месяца по последнему месту работы.

Итак, специалисты ведомства рекомендовали форму справки, в которую включены следующие реквизиты:

• наименование организации (ИНН, код ОКВЭД);
• средний заработок за последние три месяца цифрами и прописью;
• продолжительность оплачиваемой работы за последние 12 месяцев, а также сведения об условиях работы (полном или неполном рабочем дне);
• информация о наличии в течение 12 месяцев, предшествовавших увольнению, периодов, не включенных во время оплачиваемой работы (отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста полутора или трех лет, отпуска без сохранения заработной платы, времени простоя, времени вынужденного прогула по вине работника, временной нетрудоспособности, в том числе отпуска по беременности и родам, и других периодов, когда заработная плата не выплачивалась);
• основание для выдачи справки (лицевые счета, платежные документы);
• подписи руководителя и главного бухгалтера организации, печати организации.

Рекомендовано составлять данную справку на фирменном бланке компании или проставлять в верхнем левом углу штамп организации с указанием юридического адреса.

На что следует обратить внимание при заполнении справки в ситуации, когда сотрудник работал в организации на условиях неполного рабочего времени? В рекомендованной Минтрудом форме справки содержится специальное поле для указания информации о работе на условиях неполного рабочего дня (недели). При этом следует отразить:

• количество рабочих часов в день и количество рабочих дней;
• период привлечения к работе на таких условиях;
• статью ТК РФ, на основании которой установлен неполный рабочий день (неделя).

Если работодатель будет оформлять справку не по рекомендованной форме, соответствующую информацию также надо указать.

Если справка оформляется по форме, утвержденной в регионе, возможно, потребуется информация о периодах работы на условиях неполного рабочего времени с пересчетом на полный рабочий день (неделю). Например, если сотрудник работал на условиях неполного рабочего времени четыре часа в день (20 часов в неделю при нормальной продолжительности рабочей недели 40 часов), в результате пересчета получится 1/2 недели.

Когда нужно выдать справку о среднем заработке, если работник представил заявление в день увольнения? По правилу, установленному ст. 62 ТК РФ, на основании письменного заявления работника работодатель обязан выдать ему копии документов, связанных с работой (в том числе справки о заработке), в течение трех рабочих дней. Однако согласно ст.

84.1 ТК РФ, которой руководствуются при оформлении прекращения трудовых отношений, в день расторжения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку, произвести с ним расчет, а также по его письменному заявлению выдать заверенные надлежащим образом копии документов, связанных с работой. Поскольку к таким документам относится и справка о заработке, при наличии заявления работника выдать ее надо в день увольнения.

Предоставление работнику справки о полученных доходах по форме 2-НДФЛ

Согласно п. 3 ст. 230 НК РФ налоговые агенты выдают физическим лицам по их заявлениям справки о полученных доходах и удержанных суммах налога по форме, утвержденной федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов. В настоящее время действует форма справки 2-НДФЛ, утвержденная Приказом ФНС России от 30.10.2015 N ММВ-7-11/485@.

Как видим, НК РФ установлена обязанность работодателя выдавать справку по форме 2-НДФЛ только по заявлению работника.

В Письме от 21.06.2016 N 03-04-05/36096 Минфин уточнил, что НК РФ не предусмотрена ответственность налогового агента за невыдачу указанной справки.

Вместе с тем чиновники финансового ведомства отметили, что обязанность предоставления документов, связанных с работой (в том числе справки о полученных доходах и удержанных суммах НДФЛ), установлена в ст. 62 ТК РФ.

Вывод о том, что вопрос предоставления налоговым агентом физическому лицу справки по форме 2-НДФЛ относится к правоотношениям между работодателем и работником, содержится и в Письме Минфина России от 26.08.2016 N 03-04-05/50030.

Финансисты обратили внимание, что установление срока выдачи налоговым агентом физическим лицам справок о полученных доходах не относится к предмету правового регулирования НК РФ.

Увольняющемуся работнику справку 2-НДФЛ нужно выдать в последний день работы (ст. 84.1 ТК РФ).

* * *

В заключение перечислим основные правила предоставления увольняющемуся работнику справок:

• документы, связанные с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику бесплатно;
• в обязательном порядке при увольнении работнику выдаются справка о сумме заработка за два календарных года, предшествующие году прекращения работы, и сведения о начисленных и уплаченных страховых взносах;
• работодатель должен получить от увольняющегося работника письменное подтверждение передачи ему сведений о начисленных и уплаченных страховых взносах;
• справка по форме 2-НДФЛ, справка для службы занятости о среднем заработке и другие справки выдаются по письменному запросу работника;
• все справки необходимо выдать работнику в день увольнения.

Январь 2017 г.

Учитывая, что претензии по правильности и соблюдению процедуры увольнения работодателями сотрудники предъявляют работодателям довольно часто, передача кадровых документов при увольнении должна осуществляться с особой тщательностью.

 

О том, какие документы забрать при увольнении, а также о том, какие документы, выдаваемые при увольнении, может дополнительно затребовать сотрудник, часто задают вопросы и работодатели, и работники. Ответим на наиболее часто встречающиеся из них.

 

Какие документы выдаются при увольнении?

Подробный перечень изложен в отдельных статьях Трудового и Налогового кодексов, а также законодательных актах, регулирующих вопросы исчисления и уплаты страховых взносов в ПФР и ФСС. О том, какие документы отдают при увольнении кадровые службы, описано в статье 84.1 ТК РФ. Среди них – трудовая книжка, справка о сумме начисленной за текущий и два предыдущих года заработной платы (требуется при начислении больничных и пособий по уходу за ребенком). Согласно Законам № 255-ФЗ и № 27-ФЗ, Инструкции Минздравсоцразвития № 987н, работнику выдается информация о дополнительных страховых взносах, уплаченных работодателем на накопительную часть пенсии (при их уплате). Также работнику передаются копии индивидуальных сведений, не представленных в ПФР страхователем, и сведения о страховых взносах, перечисленных в счет застрахованного лица. Документы от работодателя при увольнении выдаются в день увольнения.

 

Какие документы подписывают при увольнении? Работник в обязательном порядке должен быть ознакомлен с приказом об увольнении. Также он должен расписаться в получении трудовой книжки и сведений, предоставляемых в Пенсионный фонд. Если по какой-либо причине работник в день увольнения отсутствует на рабочем месте, указанные документы направляются ему по почте ценным письмом. Таким образом работодатель обезопасит себя от возможных претензий в будущем, поскольку законодательством предусмотрена ответственность за несвоевременную выдачу документов при увольнении. Помимо административного штрафа, с работодателя в пользу бывшего работника может быть взыскана сумма заработной платы, начисленная за дни задержки выдачи документов.

 

Помимо вышеперечисленных, какие документы требовать при увольнении от бывшего работодателя может работник? К таким документам относятся копии приказов об увольнении, о премировании и других видах поощрений, а также копии других документов, изданных работодателем и касающихся его работы. Указанные документы выдаются работнику по его письменному заявлению. О том, какие документы запросить при увольнении, работник решает исходя из необходимости предоставления им в дальнейшем этих документов для конкретных целей. Кадровым и бухгалтерским службам следует иметь в виду, что копии вышеперечисленных документов работник имеет право запросить не только в день увольнения, но и более поздние сроки.