Секретарь референт

.

Должностные инструкции

Должностная инструкция секретаря-референта

Открыть в формате WORD

                             1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ        1.1. Секретарь-референт  относится   к   категории   специалистов   предприятия, принимается и увольняется директором. 1.2. Основными     задачами     секретаря-референта      являются   организационные    и   документационное   обеспечение   управленческой   деятельности. 1.3. Секретарь-референт  подчиняется  непосредственно   директору   предприятия. 1.4. В своей деятельности секретарь-референт руководствуется:        — законодательными актами РФ;        — Уставом предприятия;        — Положением о функциональных службах предприятия;        — приказами (указаниями) руководства предприятия;        — нормативно-методическими     материалами     по     организации   делопроизводства;        — настоящей должностной инструкцией. 1.5. На должность секретаря-референта назначаются лица с  высшим,   средним специальным  образованием  и стажем работы не менее 1 года или   без стажа,   но   при   условии   прохождения   обучения   на   курсах   секретарей-референтов. 1.6. Секретарь-референт должен владеть вопросами:        — перспектив  развития  предприятия,  его финансово-хозяйственной   деятельности;        — организации работы с документами, составления документации;        — организации управленческого труда;        — применение средств вычислительной и организационной техники;        — перевода    служебной    документации   на   иностранный   язык   коммерческого партнера;        — культуры труда и служебной этики;        — охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты. 2. ФУНКЦИИ        На секретаря-референта возлагаются следующие функции:        2.1. Информационно-справочное    обслуживание    по    документам   предприятия. 2.2. Методическое   руководство   и   контроль   за  организацией   делопроизводства в структурных подразделениях и филиалах предприятия.

Работа для секретаря референта

2.3. Документирование    деятельности    совещательных    органов   предприятия. 2.4. Оперативно-организационное обслуживание руководства. 2.5. Ведение о оформление кадровой документации и учета (в случае   отсутствия инспектора по персоналу). 3. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ        Секретарь-референт должен:        3.1. Осуществлять подготовку необходимых документов, обеспечивать   финансово-хозяйственную деятельность предприятия. 3.2. Обеспечивать прием,  учет,  регистрацию, контроль исполнения   документов,    информационно-справочное    обслуживание   и   хранение   документной информации. 3.3. Контролировать     качество     подготовки,     правильность   составления,  согласования,  утверждения документов, представляемых на   подпись руководству предприятия. 3.4. Осуществлять  контроль  исполнения  документов  и  поручений   руководства, принимать оперативные меры, направленные на своевременное   и качественное их исполнение. 3.5. Осуществлять  организацию  подготовки,  принятия  решения  и   доведения  их  до  непосредственных  исполнителей. Проводить   анализ   справок   и  докладов,  предоставляемых  руководству,  давать  по  ним   компетентные заключения. 3.6. Осуществлять оперативную связь со  сторонними  организациями   (как коммерческими, так и государственными) и отдельными гражданами по   вопросам текущей деятельности предприятия (телефон, факс и т. п.). 3.7. Вести прием посетителей. 3.8. Выполнять работу по документационному  обеспечению  кадровой   деятельности предприятия:        — оформление приказов по личному составу;        — оформление личных карточек формы Т-2 или личных дел;        — оформление трудовых книжек;        — оформление и ведение трудовых контрактов (договоров);        — оформление командировочных документов;        — оформление листов нетрудоспособности;        — ведение табеля учета рабочего времени;        — выдача справок о трудовом стаже и зарплате. 3.9. Обеспечивать         выполнение        машинописных        и   копировально-множительных работ. 3.10. Использовать     ПЭВМ     как     средство    автоматизации   документационного обеспечения предприятия. 3.11. Проводить  ежегодный  отбор документов на архивное хранение   или на уничтожение. 3.12. Выполнять   отдельные   поручения  руководства  по  профилю   финансово-хозяйственной деятельности предприятия. 4. ПРАВА        Секретарь-референт имеет право:        4.1. Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а   также объяснения  о  причинах  задержки выполнения заданий и поручений   руководства. 4.2. Рассматривать  документы  и  направлять  их  на   исполнение   руководителям и специалистам предприятия. 4.3. Требовать    от    исполнителей    доработки     документов,   подготовленных  с  нарушением  установленных  правил  их составления и   оформления (ГОСТ 6.38-90),  международных правил оформления документов   (ISO). 4.4 Визировать документы  управленческой  деятельности  в  рамках   своей компетенции. 4.5. Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению   документационного      обеспечения      деятельности      предприятия,   совершенствованию форм  и  методов  управленческого  труда  на  основе   применения электронной техники. 4.6. Требовать от руководства  создания  нормальных  условий  для   выполнения  служебных  обязанностей  и  сохранности  всех  документов,   образующихся в деятельности предприятия. 4.7. Работать    с    документами,    имеющих   гриф   "КТ"   или   "Конфиденциально". 4.8. Принимать решения в пределах своей компетенции. 4.9. Взаимодействовать   со   всеми    службами    (сотрудниками)   предприятия по вопросам проверки исполнения документов и представления   необходимой информации руководству. 5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ        Секретарь-референт несет ответственность за:        5.1. Качество документов,  предоставляемых на подпись руководству   предприятия. 5.2. Небрежное,  халатное  отношение  к  регистрации  и   ведению   документов. 5.3. Сохранность документации, разглашение сведений, имеющих гриф   "Конфиденциально" или "КТ". 5.4. Нечеткое   и    несвоевременное    выполнение    должностных   обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией. Генеральный директор                             ________________  __________________________                                 (подпись)          (Фамилия, и.о.)        Юрисконсульт                             ________________  __________________________                                 (подпись)          (Фамилия, и.о.)        "__"_________ 199_ г. КОММЕНТАРИИ:                                ————        Должностная инструкция  —  документ,   в   котором   определяются   функции,  права  и  обязанности  сотрудника  предприятия. Должностная   инструкция  необходима  в  случае  возникновения  споров,  конфликтных   ситуаций   в   трудовых   правоотношениях. На  основании  должностной   инструкции составляется трудовой контракт с работником. Должностная инструкция    разрабатывается    кадровой    службой,   согласовывается   с   юрисконсультом   предприятия   и    утверждается   руководителем  предприятия. Все  существенные изменения в должностную   инструкцию вносятся приказом директора (зам. директора) предприятия.

 

Приложение No. ___ к трудовому договору

«УТВЕРЖДАЮ»
Генеральный директор
ООО ____________
«___» _______________

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
Секретаря-референта

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

  • 1.1. Секретарь-референт относится к категории специалистов предприятия, принимается и увольняется директором.
  • 1.2. Основными задачами секретаря-референта являются организационные и документационное обеспечение управленческой деятельности.
  • 1.3. Секретарь-референт подчиняется непосредственно директору предприятия.
  • 1.4. В своей деятельности секретарь-референт руководствуется:
    • законодательными актами РФ;
    • Уставом предприятия;
    • Положением о функциональных службах предприятия;
    • приказами (указаниями) руководства предприятия;
    • нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства;
    • настоящей должностной инструкцией.
  • 1.5. На должность секретаря-референта назначаются лица с высшим, средним специальным образованием и стажем работы не менее 1 года или без стажа, но при условии прохождения обучения на курсах секретарей-референтов.
  • 1.6. Секретарь-референт должен владеть вопросами:
    • перспектив развития предприятия, его финансово-хозяйственной деятельности;
    • организации работы с документами, составления документации;
    • организации управленческого труда;
    • применение средств вычислительной и организационной техники;
    • перевода служебной документации на иностранный язык коммерческого партнера;
    • культуры труда и служебной этики;
    • охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты.

2.

Секретари-референты

ФУНКЦИИ

    На секретаря-референта возлагаются следующие функции:

  • 2.1. Информационно-справочное обслуживание по документам предприятия.
  • 2.2. Методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в структурных подразделениях и филиалах предприятия.
  • 2.3. Документирование деятельности совещательных органов предприятия.
  • 2.4. Оперативно-организационное обслуживание руководства.
  • 2.5. Ведение о оформление кадровой документации и учета (в случае отсутствия инспектора по персоналу).

3. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

Секретарь-референт должен:

  • 3.1. Осуществлять подготовку необходимых документов, обеспечивать финансово-хозяйственную деятельность предприятия.
  • 3.2. Обеспечивать прием, учет, регистрацию, контроль исполнения документов, информационно-справочное обслуживание и хранение документной информации.
  • 3.3. Контролировать качество подготовки, правильность составления, согласования, утверждения документов, представляемых на подпись руководству предприятия.
  • 3.4. Осуществлять контроль исполнения документов и поручений руководства, принимать оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их исполнение.
  • 3.5. Осуществлять организацию подготовки, принятия решения и доведения их до непосредственных исполнителей. Проводить анализ справок и докладов, предоставляемых руководству, давать по ним компетентные заключения.
  • 3.6. Осуществлять оперативную связь со сторонними организациями (как коммерческими, так и государственными) и отдельными гражданами по вопросам текущей деятельности предприятия (телефон, факс и т. п.).
  • 3.7. Вести прием посетителей.
  • 3.8. Выполнять работу по документационному обеспечению кадровой деятельности предприятия:
    • оформление приказов по личному составу;
    • оформление личных карточек формы Т-2 или личных дел;
    • оформление трудовых книжек;
    • оформление и ведение трудовых контрактов (договоров);
    • оформление командировочных документов;
    • оформление листов нетрудоспособности;
    • ведение табеля учета рабочего времени;
    • выдача справок о трудовом стаже и зарплате.
  • 3.9. Обеспечивать выполнение машинописных и копировально-множительных работ.
  • 3.10. Использовать ПЭВМ как средство автоматизации документационного обеспечения предприятия.
  • 3.11. Проводить ежегодный отбор документов на архивное хранение или на уничтожение.
  • 3.12. Выполнять отдельные поручения руководства по профилю финансово-хозяйственной деятельности предприятия.

4. ПРАВА

    Секретарь-референт имеет право:

  • 4.1. Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства.
  • 4.2. Рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям и специалистам предприятия.
  • 4.3. Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил их составления и оформления (ГОСТ 6.38-90), международных правил оформления документов (ISO).
  • 4.4 Визировать документы управленческой деятельности в рамках своей компетенции.
  • 4.5. Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению документационного обеспечения деятельности предприятия, совершенствованию форм и методов управленческого труда на основе применения электронной техники.
  • 4.6. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в деятельности предприятия.
  • 4.7. Работать с документами, имеющих гриф "КТ" или "Конфиденциально".
  • 4.8. Принимать решения в пределах своей компетенции.
  • 4.9. Взаимодействовать со всеми службами (сотрудниками) предприятия по вопросам проверки исполнения документов и представления необходимой информации руководству.

5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

    Секретарь-референт несет ответственность за:

  • 5.1. Качество документов, предоставляемых на подпись руководству предприятия.
  • 5.2. Небрежное, халатное отношение к регистрации и ведению документов.
  • 5.3. Сохранность документации, разглашение сведений, имеющих гриф "Конфиденциально" или "КТ".
  • 5.4. Нечеткое и несвоевременное выполнение должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией.
  • Генеральный директор  ________________  __________________________

    Юрисконсульт  ________________  __________________________

    С инструкцией ознакомлен  ________________  __________________________

    Добавлено: 3.03.2017 19:53:39

Секретаря называют верным помощником и правой рукой начальника и не зря, ведь в обязанности секретаря руководителя входит обеспечение эффективной управленческой и административной деятельности. Cекретарь руководителя занимается составлением и оформлением деловых бумаг и документов, помогает начальнику в делах, решает многие организационные вопросы.

Должность секретаря-референта также можно считать представительской, так как он является лицом компании — встречает гостей, отвечает на звонки и письма.

Секретарь-референт

Подобная работа требует большой собранности, коммуникабельности и организованности. По этой причине профессия секретаря может сулить большие перспективы — в будущем специалист может стать офис-менеджером, а затем и одним из директоров или топ-менеджеров.

Места работы

Должность секретаря руководителя необходима практически в каждой компании, имеющей офис для клиентов и посетителей. Это могут быть как большие предприятия, так и организации малого бизнеса.

История профессии

Первыми секретарями можно считать писарей и летописцев — они записывали царские указы и распоряжения, вели хронику текущих событий, отвечали за ведение переписки. Со временем полномочия секретаря существенно расширились и сегодня они могут выполнять самые разнообразные функции. Так, возникла необходимость в специалистах узкой специализации, вследствие чего и появилась профессия секретаря-референта, делопроизводителя, секретаря-переводчика и офис-менеджера.

Обязанности секретаря

В должностные обязанности секретаря-референта входит:

  • прием посетителей;
  • прием телефонных звонков;
  • ведение делопроизводства;
  • планирование рабочего дня руководителя;
  • организация совещаний;
  • заказ билетов и бронирование гостиниц для руководителя и других сотрудников во время командировки;
  • заказ канцтоваров для офиса;
  • выполнение просьб руководителя.

Иногда функции секретаря руководителя включают в себя переписку на английском языке.

Требования к секретарю

Требования к секретарю-референту включают в себя:

  • среднее или высшее образование;
  • владение ПК;
  • знание основ делопроизводства;
  • знание английского языка (иногда).

Также должность секретаря предполагает наличие следующих навыков:

  • пунктуальность;
  • умение хорошо выглядеть (презентабельность);
  • организованность.

Образец резюме секретаря

Образец резюме

Как стать секретарем

Как стать секретарем? Это может обладатель любого высшего образования, который прошел курсы секретарей-референтов либо получил обучение непосредственно на рабочем месте. Как правило, работодатели не предъявляют особых требований к полученной специальности соискателя, а акцентируют внимание на том, чтобы претендент обладал необходимыми личностными качествами и смог выполнять обязанности на должном уровне.

Зарплата секретаря

Заработная плата секретаря может быть разной — от 15 до 45 тысяч рублей.

Доход зависит от круга обязанностей сотрудника и региона, в котором он работает. Средняя зарплата секретаря-референта составляет 30 тысяч рублей.

Профессия секретарь

.

.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *