Должностные обязанности секретаря

І. Общие положения

1. Секретарь принадлежит к категории «технические исполнители».

2. Секретарь непосредственно подчиняется генеральному директору/руководителю структурного подразделения.

3. Назначение или освобождение от должности секретаря осуществляется приказом генерального директора.

4. На должность секретаря назначается лицо, имеющее образование не ниже среднего специального, опыт работы на аналогичной должности не менее одного года.

5. В период отсутствия секретаря функциональные обязанности, права, ответственность переходят к иному должностному лицу, о чем сообщается в приказе по организации.

6. Секретарь должен знать:

• организационную структуру;
• нормы делового общения и этикета;
• организацию делопроизводства;
• основы гражданского, трудового законодательства РФ;
• правила эксплуатации организационной и вычислительной техники;
• прикладные программы (Word, Excel и др.);
• машинопись;
• правила охраны труда, техники безопасности, противопожарной защиты.

7. Секретарь в своей деятельности руководствуется:

• Уставом организации;
• законодательством РФ;
• правилами внутреннего трудового распорядка, иными руководящими актами организации;
• приказами и распоряжениями руководства;
• данной должностной инструкцией.

ІІ. Должностные обязанности секретаря

Секретарь выполняет следующие функциональные обязанности:

1. Принимает посетителей.

2. Принимает и передает на подпись руководителю документы и личные заявления.

3. Получает корреспонденцию, поступающую в адрес руководителя на рассмотрение. В соответствии с принятым решением направляет ее в структурные подразделения или конкретным лицам для использования в работе.

4. Проводит коммуникацию с помощью средств связи, регистрирует, передает служебную информацию руководителю.

5. Осуществляет деятельность по техническому, организационному обеспечению работы руководителя.

6. Составляет запросы, письма, иные документы по поручению руководителя.

7. Занимается подготовкой совещаний, заседаний, устраиваемых руководителем. Собирает необходимые сведения, регистрирует, информирует участников о месте, времени проведения встречи, повестке дня. Ведет, оформляет протоколы заседаний, совещаний.

8. Организует командировки руководителя: приобретает билеты, арендует транспорт, помещения.

9. Контролирует выполнение сотрудниками организации распоряжений, приказов руководства.

10. Формирует дела, обеспечивает сохранность документов, передает их в архив в установленные сроки.

11. Выполняет отдельные служебные поручения руководителя.

ІІІ. Права

Секретарь имеет право:

1. Принимать самостоятельные решения в пределах своей компетенции.

2. Не приступать к выполнению своих полномочий при возникновении опасности для жизни или здоровья.

3. Предъявлять к руководству требования о создании нормальных условий для выполнения своих служебных обязанностей, сохранности материальных ценностей, документов.

4. Получать служебную информацию в полном объеме для исполнения своих полномочий.

5. Направлять в адрес руководства рационализаторские предложения для улучшения деятельности организации и собственной работы.

6. Информировать руководителя о выявленных недостатках в деятельности организации, выдвигать предложения по их ликвидации.

7. Получать от работников структурных подразделений необходимые материалы и пояснения причин нарушения сроков и качества выполнения заданий, поручений руководства.

ІV. Ответственность

Секретарь несет ответственность за:

1. Проведение несанкционированного руководством представления интересов организации, встреч.

2. Результаты принимаемых решений, собственных действий.

3. Ненадлежащее выполнение своих должностных обязанностей.

4. Нарушение требований руководящих документов организации.

5. Неправомерное обращение с личной информацией, передачу конфиденциальных сведений, коммерческой тайны.

6. Причинение ущерба организации, ее сотрудникам, контрагентам, государству.

7. Нарушение требований трудовой дисциплины, правил внутреннего трудового распорядка, норм техники безопасности, противопожарной защиты.

8. Нарушение этикета, норм делового общения.

Получить высокооплачиваемое место работы мечтают многие девушки, особенно, если это место – в тёплом офисе и дружном коллективе. Такие вакансии, как секретарь или офис-менеджер очень востребованы. Когда вас приглашают на работу по одной из специальностей, вы должны чётко понимать, чем они отличаются и в чём будут заключаться обязанности.

Особенности работы секретаря

Секретарь может решать довольно широкий круг задач, а может иметь узкую специализацию. Человека, который совершает звонки, занимается документацией, работает с клиентами, распределяет обязанности между сотрудниками, сопровождает босса на деловых встречах, называют именно так. Однако сотрудницу, которая занимается ведением и организацией дел офиса, правильно будет охарактеризовать понятием «офис-менеджер».

Секретари же, как правило, решают более узкий круг задач, и от этого делятся на несколько видов.

• секретарь-референт,
• ассистент руководителя,
• секретарь-ресепшионист (receptionist) и пр.

Секретарь-референт сопровождает деловые встречи с партнёрами или совещания внутри фирмы. Он составляет протоколы переговоров и иногда выполняет функции переводчкика.

Должностная инструкция секретаря

Помимо этого, он следит за всем документооборотом, за правильностью составления документов и их исполнением, анализирует всю документацию с доведением до сведения руководства, принимает посетителей.

Ассистент руководителя – это его «правая рука». Он помогает строить планы на день, напоминает о важных делах и встречах, занимается организацией различных мероприятий. Особенность работы секретаря-ассистента в том, что он ведёт тайм-менеджмент для своего начальника. Помимо этого, он устраивает деловые командировки, выбирает даты поездок, покупает билеты на самолёт и выполняет множество других мелких, но важных задач.

Ассистент (его ещё называют личным помощником) также ведёт корреспонденцию своего начальника. В данной профессии огромное значение приобретают личностные качества, поскольку приходится мириться с плохим настроением босса, угадывать его, быть преданным и работать, скорее, за идею, чем за деньги. Навыки организатора и крепкие нервы тоже играют немаловажную роль.

Секретарь-ресепшионист принимает звонки и сопровождает клиентов, указывает путь по офису, консультирует их.

Что делает офис-менеджер

Он управляет делами офиса. Его труд оплачивается, как правило, более высоко, чем услуги секретаря, но и ответственность здесь выше. Офис-менеджер – организатор, который является связующим звеном между персоналом, начальником, клиентами и пр. Чем крупнее фирма, тем больше задач ложится на его плечи.

Он следит за тем, чтобы все распоряжения руководства доходили до адресатов и выполнялись сотрудниками, смотрит за документацией и исполнением приказов. Все поступающие жалобы и предложения от работников и клиентов обрабатывает именно офис-менеджер, и при необходимости он доводит их до сведения руководителя.

Претендент на вакансию офис-менеджера должен быть быстрым и пунктуальным (поскольку приходится часто выполнять срочные поручения), а также иметь хорошую память и концентрацию внимания. Общительность и доброжелательность даже к капризным людям – тоже важная черта.

Как видно, делает офис-менеджер очень многое, у него гораздо больше задач, чем у секретарей разных типов. Такие люди очень востребованы, но найти ценного сотрудника, который бы в идеале обладал набором всех перечисленных качеств, довольно сложно.

Таким образом, мы рассмотрели обязанности офис-менеджера и секретаря. Теперь вы можете решить для себя, что вам лучше подходит. Все вышеперечисленные специальности иногда сочетают с услугой интимного сопровождения руководителя, и они, как правило, оплачиваются гораздо выше. При этом обеспечивается абсолютная анонимность. В нашем кадровом агентстве есть подобные вакансии.

Примерная должностная инструкция секретаря-администратора (офис-менеджера)

1. Общие положения

1.1. Настоящая инструкция разработана в соответствии с приказом директора предприятия от 00.00.0000 N 000 (либо иным соответствующим решением — указать конкретно).

1.2. Администратор относится к категории специалистов.

1.3. Квалификационные требования: среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.

1.4. Администратор назначается на должность и освобождается от должности распоряжением заместителя директора по управлению по представлению аттестационной комиссии предприятия.

1.5. В своей работе администратор должен руководствоваться:

1.5.1. Настоящей должностной инструкцией.

1.5.2. Инструкцией по обеспечению офисной деятельности.

1.5.3. Положением об аппарате управления предприятия.

1.5.4. Регламентом работы офиса.

1.5.5. …(иное — указать конкретно)

1.6. Администратор должен знать:

1.6.1. Нормативно-методические документы, локальные акты предприятия, приказы директора и распоряжения заместителя директора по вопросам обеспечения офисной деятельности.

1.6.2. Профиль, специализацию и организационную структуру предприятия.

1.6.3. Функции и задачи офиса.

1.6.4. Полномочия работников офиса, график (режим) их работы.

1.6.5. Правила внутреннего трудового распорядка.

1.6.6. Основы организации работы офиса.

1.6.7. Стандарты и унифицированные формы управленческой документации (в части, относящейся к организации работы офиса).

1.6.8. Средства вычислительной техники, коммуникаций и связи, применяемые в офисе.

1.6.9. Правила и нормы охраны труда.

1.6.10. …(иное — указать конкретно)

1.7. Администратор должен иметь умения и навыки, достаточные для эффективного выполнения должностных обязанностей, в том числе: …(указать конкретно наиболее важные).

1.8. Администратор подчиняется заместителю директора по управлению.

1.9. Администратору подчиняются все работники офиса.

1.10. На время отсутствия администратора его замещает секретарь (иной работник — указать конкретно).

2. Обязанности

2.1. Администратор обязан:

2.1.1. Руководить в соответствии с локальными актами предприятия, приказами директора и распоряжениями заместителя директора по управлению организацией работы офиса, неся ответственность за последствия принимаемых решений.

2.1.2. Организовывать эффективное взаимодействие работников офиса, направлять их усилия на своевременное, полное и качественное выполнение задач по организации работы офиса.

2.1.3. Обеспечивать действенный контроль за надлежащим выполнением работниками офиса своих должностных обязанностей.

2.1.4. Организовывать работу офиса на основе широкого использования новейшей техники и технологии, прогрессивных методов и приемов ее осуществления, научно обоснованных нормативов материальных, финансовых и трудовых затрат.

2.1.5. Принимать участие в разработке проектов бизнес-планов предприятия, обеспечивать их согласование по вопросам организации работы офиса.

2.1.6. Руководить планированием работы офиса, ежемесячно представлять проект плана работы офиса на рассмотрение заместителя директора по управлению.

2.1.7. Обеспечивать безопасные и комфортные условия работы в офисе.

2.1.8. Осуществлять контроль за сохранностью офисного имущества и материальных ценностей.

2.1.9.

Должностная инструкция и обязанности секретаря

Руководить соответствующим оформлением офисных помещений, следить за размещением, обновлением и состоянием информационных досок (стендов, баннеров, табличек с наименованием предприятия) внутри помещений и на здании, в котором расположен офис.

2.1.10. Обеспечивать чистоту и порядок в офисных помещениях и на прилегающей к ним и зданию территории.

2.1.11. Следить за надлежащей организацией доступа в офисные помещения, вести журнал учета посетителей.

2.1.12. Принимать исчерпывающие меры, направленные на подготовку обоснованных решений по вопросам организации работы офиса.

2.1.13. Поддерживать взаимодействие с коллегами по аппарату управления в интересах обеспечения максимальной эффективности его деятельности.

2.1.14. Создавать подчиненным условия для высокоэффективной работы.

2.1.15. Постоянно повышать свой профессиональный уровень в системе корпоративного тренинга.

2.1.16. Консультировать заместителя директора по вопросам организации работы офиса.

2.1.17. Обеспечивать качественную подготовку и своевременное представление заместителю директора аналитических материалов по вопросам организации работы офиса.

2.1.18. …(иное — указать конкретно)

3. Права

3.1. Администратор имеет право:

3.1.1. Принимать обоснованные решения по вопросам организации работы офиса.

3.1.2. Давать работникам офиса указания и поручения по вопросам организации работы офиса, требовать их своевременного, полного и качественного исполнения.

3.1.3. Подписывать служебные (деловые) документы по вопросам организации работы офиса.

3.1.4. Обращаться к заместителю директору по управлению с предложениями, направленными на совершенствование организации работы офиса.

3.1.5. По распоряжению заместителя директора по управлению представлять офис предприятия в других предприятиях, организациях и учреждениях.

3.1.6. Участвовать в протокольных мероприятиях, на которых рассматриваются вопросы его работы, а также вопросы организации работы офиса.

3.1.7. Требовать от работников офиса своевременного, полного и качественного предоставления достоверной информации, в том числе документированной, о состоянии порученной им работы.

3.1.8. Обеспечивать представление заинтересованным лицам (органам) информации о состоянии организации работы офиса, в том числе документированной, в порядке, предусмотренном законодательством и локальными актами предприятия.

3.1.9. Представлять заместителю директора по управлению свои предложения по применению в отношении работников офиса мер поощрения и наказания, предусмотренных законодательством и локальными актами предприятия, в связи с надлежащим (ненадлежащим) выполнением ими своих должностных обязанностей.

3.1.10. …(иное — указать конкретно)

4. Взаимоотношения по должности

4.1. Администратор осуществляет организационно-информационное взаимодействие:

4.1.1. С заместителем директора по управлению — по вопросам организации работы офиса.

4.1.2. С работниками офиса — по вопросам организации работы офиса, отнесенным к их компетенции.

4.1.3. С начальниками подразделений — по вопросам взаимодействия офиса с соответствующими подразделениями.

4.1.4. С должностными лицами (структурными подразделениями) других предприятий, организаций и учреждений — по вопросам, представляющим взаимный интерес для предприятия и сторонних предприятий (организаций, учреждений).

4.2. Администратор обеспечивает согласование проектов документов, издаваемых в интересах надлежащей организации работы офиса. Конкретный перечень лиц, с которыми производится согласование, определяется в зависимости от функционального назначения и содержания документа.

4.3. …(иное — указать конкретно)

5. Ответственность

5.1 Администратор несет ответственность за:

5.1.1. Нарушение положений руководящих документов по вопросам организации работы офиса.

5.1.2. Невыполнение решений заместителя директора по управлению.

5.1.3. Разглашение сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия.

5.1.4. Неправомерное использование предоставленных полномочий, а также использование их в личных целях.

5.1.5. …(иное — указать конкретно)

Источник — "Секретарь руководителя. Универсальный справочник", "Альфа-Пресс"

Должностная инструкция секретаря

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
Фамилия И.О.

________________
«________»_____________ ____ г.

1. Общие положения

1.1. Секретарь относится к категории технических исполнителей.
1.2. Секретарь назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании.
1.3. Секретарь подчиняется непосредственно генеральному директору / руководителю структурного подразделения компании.
1.4. На время отсутствия секретаря его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.
1.5. На должность секретаря назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: образование — высшее, неполное высшее или среднее специальное, стаж аналогичной работы от полугода, знание офисной техники (факс, копир, сканер, принтер), программ Microsoft Office (Word, Excel).
1.6. Секретарь руководствуется в своей деятельности:
— законодательными актами РФ;
— Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;
— приказами и распоряжениями руководства;
— настоящей должностной инструкцией.

2. Должностные обязанности секретаря

Секретарь выполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя.
2.2. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителем для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
2.3. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя.
2.4. Отвечает на телефонные звонки, фиксирует и передает служебную информацию руководителю, организует проведение телефонных переговоров руководителя.
2.5. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы.
2.6. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.
2.7. Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль.
2.8. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя.
2.9. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
2.10. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
2.11. Организует командировки руководителя: заказывает авиа- и железнодорожные билеты, бронирует гостиницы.
2.12. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

3. Права секретаря

Секретарь имеет право:
3.1. Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач.
3.2. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы компании.
3.3. Запрашивать лично или по поручению руководителя от подразделений предприятия и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
3.4.

Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в результате деятельности компании.
3.5. Принимать решения в пределах своей компетенции.

4. Ответственность секретаря

Секретарь несет ответственность:
4.1. За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей.
4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.
4.3. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.

Если после прочтения этой статьи Вы не получили однозначного ответа, обратитесь за быстрой помощью: