.
Должностные инструкции
Содержание
- Должностная инструкция секретаря-референта
- Работа для секретаря референта
- 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
- 2. Секретари-референты
- 3. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ
- 4. ПРАВА
- 5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
- Секретарь-референт
- Места работы
- История профессии
- Обязанности секретаря
- Требования к секретарю
- Образец резюме секретаря
- Как стать секретарем
- Зарплата секретаря
- Профессия секретарь
Должностная инструкция секретаря-референта
Открыть в формате WORD
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1.1. Секретарь-референт относится к категории специалистов предприятия, принимается и увольняется директором. 1.2. Основными задачами секретаря-референта являются организационные и документационное обеспечение управленческой деятельности. 1.3. Секретарь-референт подчиняется непосредственно директору предприятия. 1.4. В своей деятельности секретарь-референт руководствуется: — законодательными актами РФ; — Уставом предприятия; — Положением о функциональных службах предприятия; — приказами (указаниями) руководства предприятия; — нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства; — настоящей должностной инструкцией. 1.5. На должность секретаря-референта назначаются лица с высшим, средним специальным образованием и стажем работы не менее 1 года или без стажа, но при условии прохождения обучения на курсах секретарей-референтов. 1.6. Секретарь-референт должен владеть вопросами: — перспектив развития предприятия, его финансово-хозяйственной деятельности; — организации работы с документами, составления документации; — организации управленческого труда; — применение средств вычислительной и организационной техники; — перевода служебной документации на иностранный язык коммерческого партнера; — культуры труда и служебной этики; — охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты. 2. ФУНКЦИИ На секретаря-референта возлагаются следующие функции: 2.1. Информационно-справочное обслуживание по документам предприятия. 2.2. Методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в структурных подразделениях и филиалах предприятия.
Работа для секретаря референта
2.3. Документирование деятельности совещательных органов предприятия. 2.4. Оперативно-организационное обслуживание руководства. 2.5. Ведение о оформление кадровой документации и учета (в случае отсутствия инспектора по персоналу). 3. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ Секретарь-референт должен: 3.1. Осуществлять подготовку необходимых документов, обеспечивать финансово-хозяйственную деятельность предприятия. 3.2. Обеспечивать прием, учет, регистрацию, контроль исполнения документов, информационно-справочное обслуживание и хранение документной информации. 3.3. Контролировать качество подготовки, правильность составления, согласования, утверждения документов, представляемых на подпись руководству предприятия. 3.4. Осуществлять контроль исполнения документов и поручений руководства, принимать оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их исполнение. 3.5. Осуществлять организацию подготовки, принятия решения и доведения их до непосредственных исполнителей. Проводить анализ справок и докладов, предоставляемых руководству, давать по ним компетентные заключения. 3.6. Осуществлять оперативную связь со сторонними организациями (как коммерческими, так и государственными) и отдельными гражданами по вопросам текущей деятельности предприятия (телефон, факс и т. п.). 3.7. Вести прием посетителей. 3.8. Выполнять работу по документационному обеспечению кадровой деятельности предприятия: — оформление приказов по личному составу; — оформление личных карточек формы Т-2 или личных дел; — оформление трудовых книжек; — оформление и ведение трудовых контрактов (договоров); — оформление командировочных документов; — оформление листов нетрудоспособности; — ведение табеля учета рабочего времени; — выдача справок о трудовом стаже и зарплате. 3.9. Обеспечивать выполнение машинописных и копировально-множительных работ. 3.10. Использовать ПЭВМ как средство автоматизации документационного обеспечения предприятия. 3.11. Проводить ежегодный отбор документов на архивное хранение или на уничтожение. 3.12. Выполнять отдельные поручения руководства по профилю финансово-хозяйственной деятельности предприятия. 4. ПРАВА Секретарь-референт имеет право: 4.1. Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства. 4.2. Рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям и специалистам предприятия. 4.3. Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил их составления и оформления (ГОСТ 6.38-90), международных правил оформления документов (ISO). 4.4 Визировать документы управленческой деятельности в рамках своей компетенции. 4.5. Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению документационного обеспечения деятельности предприятия, совершенствованию форм и методов управленческого труда на основе применения электронной техники. 4.6. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в деятельности предприятия. 4.7. Работать с документами, имеющих гриф "КТ" или "Конфиденциально". 4.8. Принимать решения в пределах своей компетенции. 4.9. Взаимодействовать со всеми службами (сотрудниками) предприятия по вопросам проверки исполнения документов и представления необходимой информации руководству. 5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ Секретарь-референт несет ответственность за: 5.1. Качество документов, предоставляемых на подпись руководству предприятия. 5.2. Небрежное, халатное отношение к регистрации и ведению документов. 5.3. Сохранность документации, разглашение сведений, имеющих гриф "Конфиденциально" или "КТ". 5.4. Нечеткое и несвоевременное выполнение должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией. Генеральный директор ________________ __________________________ (подпись) (Фамилия, и.о.) Юрисконсульт ________________ __________________________ (подпись) (Фамилия, и.о.) "__"_________ 199_ г. КОММЕНТАРИИ: ———— Должностная инструкция — документ, в котором определяются функции, права и обязанности сотрудника предприятия. Должностная инструкция необходима в случае возникновения споров, конфликтных ситуаций в трудовых правоотношениях. На основании должностной инструкции составляется трудовой контракт с работником. Должностная инструкция разрабатывается кадровой службой, согласовывается с юрисконсультом предприятия и утверждается руководителем предприятия. Все существенные изменения в должностную инструкцию вносятся приказом директора (зам. директора) предприятия.
Приложение No. ___ к трудовому договору
«УТВЕРЖДАЮ»
Генеральный директор
ООО ____________
«___» _______________
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
Секретаря-референта
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
- 1.1. Секретарь-референт относится к категории специалистов предприятия, принимается и увольняется директором.
- 1.2. Основными задачами секретаря-референта являются организационные и документационное обеспечение управленческой деятельности.
- 1.3. Секретарь-референт подчиняется непосредственно директору предприятия.
- 1.4. В своей деятельности секретарь-референт руководствуется:
- законодательными актами РФ;
- Уставом предприятия;
- Положением о функциональных службах предприятия;
- приказами (указаниями) руководства предприятия;
- нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства;
- настоящей должностной инструкцией.
- 1.5. На должность секретаря-референта назначаются лица с высшим, средним специальным образованием и стажем работы не менее 1 года или без стажа, но при условии прохождения обучения на курсах секретарей-референтов.
- 1.6. Секретарь-референт должен владеть вопросами:
- перспектив развития предприятия, его финансово-хозяйственной деятельности;
- организации работы с документами, составления документации;
- организации управленческого труда;
- применение средств вычислительной и организационной техники;
- перевода служебной документации на иностранный язык коммерческого партнера;
- культуры труда и служебной этики;
- охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты.
2.
Секретари-референты
ФУНКЦИИ
- 2.1. Информационно-справочное обслуживание по документам предприятия.
- 2.2. Методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в структурных подразделениях и филиалах предприятия.
- 2.3. Документирование деятельности совещательных органов предприятия.
- 2.4. Оперативно-организационное обслуживание руководства.
- 2.5. Ведение о оформление кадровой документации и учета (в случае отсутствия инспектора по персоналу).
На секретаря-референта возлагаются следующие функции:
3. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ
Секретарь-референт должен:
- 3.1. Осуществлять подготовку необходимых документов, обеспечивать финансово-хозяйственную деятельность предприятия.
- 3.2. Обеспечивать прием, учет, регистрацию, контроль исполнения документов, информационно-справочное обслуживание и хранение документной информации.
- 3.3. Контролировать качество подготовки, правильность составления, согласования, утверждения документов, представляемых на подпись руководству предприятия.
- 3.4. Осуществлять контроль исполнения документов и поручений руководства, принимать оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их исполнение.
- 3.5. Осуществлять организацию подготовки, принятия решения и доведения их до непосредственных исполнителей. Проводить анализ справок и докладов, предоставляемых руководству, давать по ним компетентные заключения.
- 3.6. Осуществлять оперативную связь со сторонними организациями (как коммерческими, так и государственными) и отдельными гражданами по вопросам текущей деятельности предприятия (телефон, факс и т. п.).
- 3.7. Вести прием посетителей.
- 3.8. Выполнять работу по документационному обеспечению кадровой деятельности предприятия:
- оформление приказов по личному составу;
- оформление личных карточек формы Т-2 или личных дел;
- оформление трудовых книжек;
- оформление и ведение трудовых контрактов (договоров);
- оформление командировочных документов;
- оформление листов нетрудоспособности;
- ведение табеля учета рабочего времени;
- выдача справок о трудовом стаже и зарплате.
- 3.9. Обеспечивать выполнение машинописных и копировально-множительных работ.
- 3.10. Использовать ПЭВМ как средство автоматизации документационного обеспечения предприятия.
- 3.11. Проводить ежегодный отбор документов на архивное хранение или на уничтожение.
- 3.12. Выполнять отдельные поручения руководства по профилю финансово-хозяйственной деятельности предприятия.
4. ПРАВА
- 4.1. Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства.
- 4.2. Рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям и специалистам предприятия.
- 4.3. Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил их составления и оформления (ГОСТ 6.38-90), международных правил оформления документов (ISO).
- 4.4 Визировать документы управленческой деятельности в рамках своей компетенции.
- 4.5. Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению документационного обеспечения деятельности предприятия, совершенствованию форм и методов управленческого труда на основе применения электронной техники.
- 4.6. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в деятельности предприятия.
- 4.7. Работать с документами, имеющих гриф "КТ" или "Конфиденциально".
- 4.8. Принимать решения в пределах своей компетенции.
- 4.9. Взаимодействовать со всеми службами (сотрудниками) предприятия по вопросам проверки исполнения документов и представления необходимой информации руководству.
Секретарь-референт имеет право:
5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
- 5.1. Качество документов, предоставляемых на подпись руководству предприятия.
- 5.2. Небрежное, халатное отношение к регистрации и ведению документов.
- 5.3. Сохранность документации, разглашение сведений, имеющих гриф "Конфиденциально" или "КТ".
- 5.4. Нечеткое и несвоевременное выполнение должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией.
Секретарь-референт несет ответственность за:
Генеральный директор ________________ __________________________
Юрисконсульт ________________ __________________________
С инструкцией ознакомлен ________________ __________________________
Добавлено: 3.03.2017 19:53:39
Секретаря называют верным помощником и правой рукой начальника и не зря, ведь в обязанности секретаря руководителя входит обеспечение эффективной управленческой и административной деятельности. Cекретарь руководителя занимается составлением и оформлением деловых бумаг и документов, помогает начальнику в делах, решает многие организационные вопросы.
Должность секретаря-референта также можно считать представительской, так как он является лицом компании — встречает гостей, отвечает на звонки и письма.
Секретарь-референт
Подобная работа требует большой собранности, коммуникабельности и организованности. По этой причине профессия секретаря может сулить большие перспективы — в будущем специалист может стать офис-менеджером, а затем и одним из директоров или топ-менеджеров.
Места работы
Должность секретаря руководителя необходима практически в каждой компании, имеющей офис для клиентов и посетителей. Это могут быть как большие предприятия, так и организации малого бизнеса.
История профессии
Первыми секретарями можно считать писарей и летописцев — они записывали царские указы и распоряжения, вели хронику текущих событий, отвечали за ведение переписки. Со временем полномочия секретаря существенно расширились и сегодня они могут выполнять самые разнообразные функции. Так, возникла необходимость в специалистах узкой специализации, вследствие чего и появилась профессия секретаря-референта, делопроизводителя, секретаря-переводчика и офис-менеджера.
Обязанности секретаря
В должностные обязанности секретаря-референта входит:
- прием посетителей;
- прием телефонных звонков;
- ведение делопроизводства;
- планирование рабочего дня руководителя;
- организация совещаний;
- заказ билетов и бронирование гостиниц для руководителя и других сотрудников во время командировки;
- заказ канцтоваров для офиса;
- выполнение просьб руководителя.
Иногда функции секретаря руководителя включают в себя переписку на английском языке.
Требования к секретарю
Требования к секретарю-референту включают в себя:
- среднее или высшее образование;
- владение ПК;
- знание основ делопроизводства;
- знание английского языка (иногда).
Также должность секретаря предполагает наличие следующих навыков:
- пунктуальность;
- умение хорошо выглядеть (презентабельность);
- организованность.
Образец резюме секретаря
Образец резюме
Как стать секретарем
Как стать секретарем? Это может обладатель любого высшего образования, который прошел курсы секретарей-референтов либо получил обучение непосредственно на рабочем месте. Как правило, работодатели не предъявляют особых требований к полученной специальности соискателя, а акцентируют внимание на том, чтобы претендент обладал необходимыми личностными качествами и смог выполнять обязанности на должном уровне.
Зарплата секретаря
Заработная плата секретаря может быть разной — от 15 до 45 тысяч рублей.
Доход зависит от круга обязанностей сотрудника и региона, в котором он работает. Средняя зарплата секретаря-референта составляет 30 тысяч рублей.
Профессия секретарь
.
.