Журнал трудовых книжек

Учет трудовых книжек

Трудовые книжки, вкладыши в них, а также их бланки подлежат учету в организации. Учет заполненных трудовых книжек и вкладышей в них ведется в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, а учет бланков этих документов — в приходно-расходной книге.

Книги учета трудовых книжек нумеруются, прошнуровываются, заверяются подписью руководителя организации и скрепляются печатью.

Журнал регистрации трудовых книжек

Журнал учета трудовых книжек, как правило, ведется сотрудником отдела кадров. В ней осуществляется регистрация всех трудовых книжек, оформленных впервые, а также принятых от поступающих на работу сотрудников.

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее

Приходно-расходную книгу, как правило, ведет бухгалтер. В нее заносится информация о полученных и выданных бланках трудовых книжек и вкладышей в них. Основной раздел журнала состоит из 12 граф:

• в первую графу записывается регистрационный номер документа;
• во 2-4 графах указывается дата (число, месяц, год арабскими цифрами) прихода/расхода бланка трудовой книжки либо вкладыша в нее;
• в 5 графу вносится наименование контрагента, от кого получены бланки либо кому они отпущены;
• в 6 графе указывается название, номер и дата документа – основания получения / выдачи бланков;
• в 7-8 и 10-11 графах указывается серия и номер приобретенных / отданных бланков трудовых книжек и вкладышей в них, а в 9 и 12 графах – сумма покупки / продажи.

Хранение трудовых книжек

Трудовые книжки хранятся у работодателя, выдаются на руки сотруднику при увольнении. За их получение работник расписывается в Книге учета движения трудовых книжек и в личной карточке.

Если трудовые книжки по каким-то причинам не забираются при увольнении, они хранятся в отделе кадров в течение двух лет, отдельно от книжек работающих сотрудников, затем передаются в архив организации и хранятся там в течение 50 лет. По истечению этого срока они подлежат уничтожению.

Бланки трудовых книжек и вкладыши в нее в необходимом количестве также хранятся в организации.

Книга учета трудовых книжек

19 06 2017      trudovik       Пока нет комментариев

Каждый работодатель обязан вести книгу учета трудовых книжек — это сводный регистрационный журнал, в котором отмечаются сведения о движении книжек сотрудников: их поступление, выдача. В данной статье предлагаем скачать образец книги и пустой бланк для заполнения.

Существует типовой бланк книги учета, утвержденный Постановлением Минтруда России №69 от 10.10.2003, именно его рекомендуется применять для оформления.

Трудовые книжки имеются на каждом предприятии — это личные документы трудящихся, где приводятся сведения о рабочей деятельности владельцев: где работали, когда, кем. Это важный для работника документ, при приеме на работу он передается для хранения работодателю.

Книга учета движения трудовых книжек

Задача последнего — обеспечить грамотный учет и сохранность трудовых книжек. Сделать это можно при соблюдении установленных требований к данному процессу. Предъявляются определенные требования к месту хранения, условия хранения, установлены четки правила заполнения документа, а также введен обязательный регистрационный учет трудовых документов.

Если в компании есть работники, то должна быть и книга учета трудовых книжек. Она может быть запрошена проверяющими структурами, отсутствие такого журнала влечет за собой административную ответственность.

Порядок ведения и заполнения книги учета

Ведением данного книги занимается кадровый или иной работник, назначенный ответственным внутренним документом компании. В должностных обязанностях данного сотрудника прописывается необходимость заполнение учетного журнала для трудовых книжек.

Сведения об ответственном лице указывают на титульном листе книги.

По мере поступления от сотрудников трудовых книжек, сведения о них регистрируются в журнале. Типовая форма книги учета предусматривает следующие графы для заполнения:

• порядковый номер;
• число, месяц и год принятия владельца трудовой книжки на работу;
• ФИО лица, которому принадлежит книжка;
• Серия и номер, указанные на первой странице регистрируемого бланкаа;
• Должность или профессия, на которую принят новый сотрудник;
• Наименование подразделения;
• Реквизиты распорядительного документа, на основании которого принят гражданин — номер и дата приказа Т-1;
• Подпись лица, которое приняло трудовую книжку и внесло регистрационную запись в книгу учета;
• Дата выдачи книжки — заполняется при выдаче на руки оригинала документа, это возможно при увольнении, а также в редких случаях в процессе трудовой деятельности, например, для передачи в ПФР для расчета и начисления пенсии работнику;
• Подпись работника в получении личного документа — ставится, когда владелец получает на руки свой документ.

К оформлению и ведению книги учета нужно относиться очень ответственно, обязательно наличие подписей ответственного лица и работника. Возможно разработать собственный бланк книги или журнала, где будут регистрироваться трудовые книжки.

Ниже представлен для скачивания типовой бланк учетного бланка.

Образец оформления

Образец книги учета трудовых книжек 2017 — скачать.

Приложение N 3

к Постановлению Минтруда России

от 10 октября 2003 г. N 69

ФОРМА КНИГИ

УЧЕТА ДВИЖЕНИЯ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК И ВКЛАДЫШЕЙ В НИХ

Книга учета трудовых книжек

2 ноября 2015     Персонал

Деятельность каждого официально трудоустроенного сотрудника в обязательном порядке фиксируется в личной трудовой книжке. Этот документ подлежит строгой отчетности. Поэтому необходимо обеспечить его сохранность и правильный учет.

Для этого используют книгу учета движения трудовых книжек. Они представляют из себя законодательно установленный реестр, в котором фиксируется факт получения от работника (при зачислении в штат) и факт выдачи (в случае увольнения) его главного трудового документа — трудовой книжки.

Законодательство обязует вести такой учет как работодателей-организаций, так и работодателей, имеющих форму ИП.

Книга ведется в строгом соответствии установленному образцу. Применение свободной формы недопустимо и влечет за собой административное наказание.

Обязанность ведения книги учета возлагается на конкретное лицо. В крупных организациях это чаще всего сотрудник кадровой службы, в более мелких – работник бухгалтерии или секретарь. В случаях с ИП функцию выполняет сам предприниматель.

Образец заполнения книги учета трудовых книжек

Современная форма книги учета трудовых книжек была определена около десяти лет назад. Ее ведение имеет существенные отличия от заполнения прочих регистрационных документов.

Как правильно оформить и вести книгу учета движения трудовых книжек?

Ответственный сотрудник должен знать обо всех тонкостях процесса.

Ведение журнала не прекращается по окончанию года, его используют полностью, до последней страницы.

Информация в каждую из граф вносится в строгом соблюдении установленного регламента.

В 1 графе указывается порядковый номер трудовых книжек.

2-4 графы фиксируют дату примета на работу, заполнения бланков вкладыша и трудовой книжки (числа могут отличаться друг от друга); дату прописывают полностью, арабскими цифрами.

5 – полное ФИО работника.

6 – делается запись о присвоенных книжки серии и номере. Если эта информация отсутствует (это характерно книжкам образца 1938 года), ставят прочерк.

7 – должность, профессию, трудовую функцию специалиста.

8 – предназначается для написания названия структурного подразделения, в котором намеревается работать специалист.

9 – дата и номер документа, по которому сотрудник принят в штат.

10 – подпись ответственного лица, принимающего на хранение документ.

11 – сумма, которую оплатил сотрудник за получение данное бланка; чаще всего документ выдается безвозмездно, графа остается пустой или в ней ставится прочерк.

12-13 – заполняется при увольнении сотрудника, содержат дату выдачи трудовой и подпись работника, фиксирующая факт получения им трудовой книжки.

Срок хранения таких журналов установлен законодательно и составляет 75 лет.

К самой книге предъявляются определенные требования. Она в обязательном порядке должна быть прошнурована, скреплена сургучной печатью или опломбирована, ее листы нумеруют, руководитель (а не лицо, отвечающее за ведение трудовых книжек) обязан заверить документ личной подписью.

Если контролирующие органы выявили факт отсутствия книги учета движения трудовых – на организацию и ее руководителя налагается штраф.

Скачать образец документа

Книга учета трудовых книжек бланк — скачать.

Книга учета трудовых книжек

Кадровые

Для обобщения сведений о трудовых книжках и вкладышей в них применяется книга учета типовой формы. Документ является обязательным для всех работодателей, в том числе ИП.

Книга учета трудовых книжек

Бланк книги утвержден Постановлением Минтруда России №69.

Ответственным за ведением книги учета трудовых книжек назначается работник кадрового отдела или другое лицо, на которого возложены обязанности по взаимодействию с персоналом.

Листы книги должны быть пронумерованы, сшиты и скреплены сургучной печатью и пломбой. Рядом должна стоять подпись руководителя организации. Сведения в книгу вносятся при получении от работника трудовой книжки при его трудоустройстве. После внесения данных о книжке и ее владельце документ передается на хранение в сейф или иное место, где обеспечиваются достаточные условия безопасности, а также выполняются требования по влажности и температуре.

Книга носит важную функцию, она обобщает данные обо всех трудовых книжках сотрудников, их движении. Отсутствие журнала влечет за собой наложении штрафа административного характера.

Скачать образец книги учета трудовых книжек можно ниже бесплатно.

Другие регистрационные журналы для скачивания:

• для приказов по личному составу — образец;
• для трудовых договоров — скачать.

Образец заполнения книги

Книга учета должна позволять наглядно видеть информацию о трудовых книжках и вкладышей в них, а потому содержание журнала принимает форму таблицы, в которой предусмотрены такие столбцы;

• порядковый номер записи;
• день приема на работу сотрудника, именно это датой делается первая запись о приеме на работу;
• ФИО лица, кому принадлежит трудовая книжка;
• реквизиты трудовой книжки — серия и номер, указанные на первом листе;
• должность владельца;
• подразделение, где владелец трудовой книжки работает;
• реквизиты приказа о приеме на работу;
• подпись лица, ответственного за подготовку и внесение записи в трудовую книжку о приеме на работу;
• денежная сумма, полученная от работника за заполнение трудовой книжки или вкладыша в нее;
• день передаче трудовой книжки на руки владельцу — выдается в последний день работы, в процессе работы документ не выдается за исключением редких случаях, когда владельцу необходим оригинал трудовой (в большинстве случае достаточно заверенной копии);
• подпись работника в том, что трудовую книжку он получил.

Оформление книги

Книга учета трудовых книжек образец — скачать.