Журнал регистрации должностных инструкций образец

Журнал регистрации должностных инструкций

Подборка наиболее важных документов по запросу Журнал регистрации должностных инструкций (нормативно-правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Нормативные акты . Журнал регистрации должностных инструкций

Формы документов . Журнал регистрации должностных инструкций

(Подготовлен для системы КонсультантПлюс, 2009)

Документ доступен: в коммерческой версии КонсультантПлюс

Судебная практика . Журнал регистрации должностных инструкций

Постановление Арбитражного суда Волго-Вятского округа от 07.10.2014 по делу N А79-7460/2013 Требование: Об обязании передать документы и материальные ценности и о взыскании убытков, связанных с незаконным присвоением денежных средств.

Обстоятельства: Истец (вновь избранный генеральный директор ООО) утверждает, что ответчик (бывший генеральный директор ООО) в процессе исполнения возложенных на него обязанностей необоснованно расходовал средства ООО и уклоняется от передачи печати и всей документации ООО.

Обстоятельства: Бывший директор не передал истребованные у него учредителем ООО печати, документы и имущество.

Журнал учета должностных инструкций

Журнал учета должностных инструкций  — применяется для регистрации должностных инструкций и изменений к ним.

Должностная инструкция — это документ, который призван четко определить место и назначение конкретной должности в компании, требования, выдвигаемые к кандидатам на данную должность, должностные обязанности сотрудника, занимающего данную должность, его права и ответственность.

Основой для разработки должностных инструкций являются квалификационные характеристики (требования) по должностям служащих и по профессиям рабочих, которые утверждены Министерством труда РФ.

Должностная инструкция составляется по каждой штатной должности организации и объявляется работнику под роспись при заключении трудового договора, а также при перемещении на другую должность и при временном исполнении обязанностей по должности.

Согласованную и утвержденную должностную инструкцию регистрируют и хранят в отделе кадров или соответствующем подразделении в соответствии с установленным порядком. Для текущей работы с подлинника должностной инструкции снимают копии, которые выдают работнику и начальнику структурного подразделения.

Регистрация — это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения (ГОСТ Р 51141-98).

Регистрация — подтверждение факта создания или получения документа в определенное время (день) путем внесения его в регистрационную форму с присвоением номера и записью основных данных о документе. Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу . т.к. фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует.

Внутренние документы регистрируются в день их подписания или утверждения. Каждый документ, отнесенный к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер, состоящий из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который, исходя из задач поиска, можно дополнять индексами по номенклатуре дел, классификаторам корреспондентов, исполнителей и др. При этом порядковые номера присваиваются в пределах календарного года отдельно для каждого вида документа.

Пример заполнения основного раздела журнала:

В журнал включены дополнительные материалы:

Образец Положения о должностной инструкции.

журнал регистрации должностных инструкций

К форме должностной инструкции предъявляются довольно строгие требования. В ней, как и в любом другом локальном акте, непременно должны присутствовать наименование организации, дата, подписи, печать. Все организационно-распорядительные документы организации, в том числе и должностная инструкция, должны соответствовать по форме требованиям уже упомянутого государственного стандарта по оформлению документов организаций — ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

Кроме текста, в состав обязательных реквизитов должностной инструкции входят:

1) наименование организации

2) наименование документа

3) дата и номер документа

4) заголовок к тексту (наименование должности)

5) гриф утверждения

6) подпись разработчика документа

7) виза согласования

8) отметка об ознакомлении работника с документом.

Наименование организации указывается в строгом соответствии с учредительными документами (уставом, Положением об организации). Произвольные сокращения в наименовании организации использовать запрещается.

В инструкции указывается, с какого числа она вступает в действие, т.е. дата утверждения. Поэтому дата вписывается уже после утверждения документа и должна совпадать с той, которую генеральный директор поставит на грифе утверждения.

Дату утверждения можно оформлять тремя способами:

1) цифровым — в последовательности: день, месяц, год: 10.09.2004

2) словесно-цифровым способом: 10 сентября 2004 г.

3) цифровым способом в обратной последовательности — год, месяц, число: 2004.09.10. Этот способ соответствует международному стандарту на оформление дат, но в России он используется редко. В оформлении документов предпочтительнее применять второй способ, поскольку словесно-цифровое написание сводит к минимуму возможность фальсификации дат.

Регистрационный номер инструкции зависит от того, под каким номером она зарегистрирована в специальном журнале. Это может быть журнал регистрации (книга учета) должностных инструкций или журнал для регистрации всех нормативно-распорядительных документов организации. Регистрационный номер необходим для учета инструкции и облегчения ее поиска в будущем. Он, как и дата, проставляется на инструкции уже после ее утверждения.

В организации может применяться журнал для регистрации всех локальных документов:

¦ N ¦Наиме- ¦Дата ¦Фамилия, ¦Коли- ¦Коли- ¦Место ¦Отметка о ¦

¦до- ¦нование¦утверж-¦имя, ¦чество ¦чество ¦и срок¦ выданных ¦

¦ку- ¦доку- ¦дения ¦отчество,¦страниц¦экземп-¦хране-¦ копиях ¦

¦мен-¦мента ¦ ¦должность¦ ¦ляров ¦ния ¦документа ¦

¦та ¦ ¦ ¦разработ-¦ ¦ ¦ ¦ (дата, ¦

¦ ¦ ¦ ¦чика ¦ ¦ ¦ ¦ Ф.И.О. ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦должность)¦

Форма Должностной инструкции

Должностные обязанности

Права

Взаимоотношения (связи по должности)

Оценка работы и ответственность

КОММЕНТАРИИ:

Должностная инструкция разрабатывается руководителем структурного подразделения, при отсутствии структурных подразделений — специалистом, занимающим данную должность, подписывается специалистом — разработчиком, утверждается руководителем организации, согласовывается с юристом и доводится до работника под расписку. Основанием для внесения изменений в должностную инструкцию является приказ руководителя организации. Он издается при необходимости перераспределения функций и должностных обязанностей, при реорганизациях, сокращении штатов и т.д.

Должностные инструкции заменяются и заново утверждаются в следующих случаях:

— при изменении названия предприятия или структурного подразделения

— при изменении названия должности

В качестве основы для разработки должностных инструкций используются квалификационные характеристики должностей служащих, разработанные и утвержденные Министерством труда и социальной защиты Республики Беларусь.

#1 OFFLINE Diletant

Diletant

Пользователь

Пользователи 22 сообщений 0 спасибо

Город Ивацевичи

Должность: Не инженер по ОТ

Отправлено 17 Октябрь 2013 — 17:06

Добрый день Всем. Очень нужен совет по инструкциям, а точнее:

1. Инструкция по охране труда при проведении электрофизических измерений

3. Должностная инструкция электромонтера электротехнической лаборатории и т.д.

Поясню. У нас в лаборатории прошла проверка и видите ли наши инструкции не доработаны в соответствии с требованиями Постановления №176 Мин.труда и т.д.

Источники:
, , , ,

Следующие:

14 июня 2018 года

Приказ о назначении лица, ответственного за ведение и хранение журнала регистрации операций, связанных с оборотом прекурсоров наркотических средств и психотропных веществ

__________________________________________________________ (наименование юридического лица/Ф.И.О. индивидуального предпринимателя, осуществляющего деятельность, связанную с оборотом прекурсоров наркотических средств и психотропных веществ) ПРИКАЗ N _____ о назначении лица, ответственного за ведение и хранение журнала регистрации операций, связанных с оборотом прекурсоров наркотических средств и психотропных веществ г. _____________ «___»____________ ____ г. В связи с производственной необходимостью, руководствуясь п. 5 Правил ведения и хранения специальных журналов регистрации операций, связанных с оборотом прекурсоров наркотических средств и психотропных веществ, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 09.06.2010 N 419, приказываю: 1. Назначить _________________________________ ответственным за ведение (Ф.И.О., должность работника) и хранение журнала регистрации операций, связанных с оборотом прекурсоров наркотических средств и психотропных веществ (далее — «Журнал»), в ________ __________________________________________________________________________, (наименование юридического лица/Ф.И.О. индивидуального предпринимателя) при этом руководствоваться Правилами ведения и хранения специальных журналов регистрации операций, связанных с оборотом прекурсоров наркотических средств и психотропных веществ, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 04.11.2006 N 644. 2.

Книга (журнал) регистрации должностных инструкций

За выполнение обязанностей по ведению и хранению Журнала ___________ (Ф.И.О., должность работника) установить доплату в размере ________ (________________) рублей в месяц. 3. _____________________________________________ внести соответствующие (должность, структурное подразделение) изменения в трудовой договор с __________________________, путем заключения (Ф.И.О., должность работника) дополнительного соглашения. 4. Контроль за выполнением настоящего приказа оставляю за собой (или: за ________________________________). (Ф.И.О., должность работника) Руководитель: ____________ ____________ (подпись) (Ф.И.О.) Ознакомлены: «___»__________ ____ г. ____________ ____________ (подпись) (Ф.И.О.) «___»__________ ____ г. ____________ ____________ (подпись) (Ф.И.О.)

Темы: Приказ | Безопасность | Гражданское право | Здравоохранение

Правила управления должностными инструкциями

Составление должностных инструкций позволяет четко и конкретно определить права, обязанности и ответственность персонала организации. Для правильного управления должностных инструкций должны быть сформулированы четкие правила по их составлению, оформлению, изданию, применению и хранению. Единый подход к построению структуры инструкции и содержанию разделов позволит отразить полный перечень обязанностей и задач, ответственности и полномочий, и, при необходимости, указать в инструкции необходимые пояснения, такие как – «примеры работ», «специализация» и т.п.

Необходимо понимать, что нет одинаковых предприятий в связи с чем, для каждого предприятия типовые должностные инструкции могут дополняться и/или изменяться. Обязанности и задачи для одной должности могут быть распределены между отдельными исполнителями. Соответственно, обязанности и задачи отдельных работников могут быть расширены с поручением им равных по сложности работ, предусмотренных для различных групп должностей, выполнение которых не требует другой специальности или квалификации.

Все это должно учитываться при составлении должностных инструкций.

Необходимо исключить дублирование в должностных инструкциях функций и обязанностей для различных должностей, так как это может привести к негативным последствиям.

Должностные инструкции утверждаются руководителем организации или лицом, которому руководитель организации письменно делегировал такие полномочия. Работник должен быть ознакомлен с должностной инструкцией под роспись. Должностная инструкция должна быть переиздана при изменении названия организации, структурного подразделения или названия должности, для которой она разработана.

Составление должностной инструкции

Общая структура должностной инструкции может состоять из следующих разделов:

• Общие положения
• Должен знать
• Квалификационные требования
• Характеристика работ, задачи и обязанности
• Права

Возможно внесение в инструкцию дополнительных разделов:

• Введение/Предисловие
• Взаимоотношения (связи) по должности
• Специализация
• Примеры работ

Название должности в должностной инструкции должно соответствовать государственному Классификатору профессий. В разделе «Общие положения» могут содержаться основные данные о должности и сфере деятельности работника, порядок назначения на должность и прекращение исполнения должностных обязанностей, наименование подразделения, непосредственную подчиненность работника и наличие подчиненных, а также порядок замещения на период временного отсутствия.

В разделе «Квалификационные требования» должны содержаться квалификационные требования к работнику (уровень образования, уровень квалификации, необходимый трудовой стаж). Данный раздел может быть включен в состав раздела «Общие положения».

В разделе «Должен знать» должны содержаться требования к знанию основных международных и национальных законодательных актов, ведомственных нормативных документов и других материалов, которыми должен руководствоваться работник при выполнении своих обязанностей. Данный раздел может быть включен в состав раздела «Общие положения».

Раздел «Характеристика работ, задачи и обязанности» должен содержать четко сформулированные обязанности работника. Может описываться перечень решаемых вопросов, выполняемые функции и процессы. В формулировках данного пункта необходимо применять слова: руководит, утверждает, осуществляет, организует, рассматривает, исполняет, обеспечивает, контролирует, принимает участие, готовит и т.п.).

Раздел «Права» должен содержать перечень прав работника, которые необходимы для выполнения своих обязанностей. Не стоит указывать в должностной инструкции права, которые предусмотрены законодательством, так как это может излишне перегрузить инструкцию текстом. Необходимо помнить, что должностная инструкция не может отменять или ограничивать работника в конституционных и в гражданских правах, но должна описывать дополнительные права для выполнения обязанностей по должностной инструкции.

Раздел «Ответственность» должен содержать меру ответственности работника за невыполнение требований должностной инструкции.

Образец ведения журнала должностных инструкций

Аналогично пункту «Права» необходимо понимать, что данный пункт не способен отменить или ограничить ответственность работника, предусмотренную законодательством, но здесь можно дать расширенное описание наступающей ответственности за неисполнение или нарушение.

Правильная должностная инструкция

Любой, даже самый грамотно составленный документ компании, может восприниматься как крайне необходимый или как совершенно бесполезный. Если документ составлен, утвержден и не применяется, то и толку от него никакого нет. А если он применяется, при этом постоянно дорабатывается и переиздается, то и обойтись без такого документа нелегко.

Всё выше сказанное относится и к должностной инструкции. Если к разработке и изданию должностной инструкции подошли формально, только для того, чтобы она была – то и пользы от подобной инструкции будет немного. А вот если должностная инструкция разработана, согласована с исполнителями и руководителями исполнителей, постоянно дорабатывается, используется и исполнителями и руководством, то это будет нужный и востребованный документ.

Книга (журнал) регистрации должностных инструкций

Раздел документа: Образцы документов , Книга

Скачать «Книга (журнал) регистрации должностных инструкций»

Скачать «Книга (журнал) регистрации должностных инструкций»

Источник документов раздела «Книга»: http://dogovor-obrazets.ru/образец/Книга

Советуем посмотреть также:

Приложение N 4 к Положению о должностных инструкциях в ООО «Альфа»

Общество с ограниченной ответственностью «Альфа» (ООО «Альфа»)

Журнал регистрации должностных инструкций и изменений к ним

Начат ________ (чч.мм.гггг) Окончен _______ (чч.мм.гггг) Срок хранения — 75 лет

————————————————————————————————————————— ¦ N и дата ¦Наименование¦ В каком ¦ Дата ¦ Дата ¦ Места ¦Примечания¦ N и дата ¦ Дата ¦Примечания¦ ¦должностной¦ должности ¦ структурном ¦утверждения¦ознакомления¦нахождения¦ ¦изменений к¦ознакомления¦ ¦ ¦ инструкции¦ (категории)¦подразделении¦ ДИ ¦ ДИ ¦ копий ¦ ¦должностной¦ работника ¦ ¦ ¦ (ДИ) ¦ в ДИ ¦ применяется ¦ ¦ ¦ документа¦ ¦ инструкции¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ДИ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +————+————+————-+————+————+———-+———-+————+————+———-+ ¦ 1 ¦ 2 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +————+————+————-+————+————+———-+———-+————+————+———-+ ¦ … ¦ … ¦ … ¦ … ¦ ¦ … ¦ ¦ … ¦ …

Образец журнала регистрации должностных инструкций

¦ … ¦ +————+————+————-+————+————+———-+———-+————+————+———-+ ¦N 4-ДИ/2012¦Юрисконсульт¦Правовой ¦ЧЧ.ММ.ГГГГ ¦ЧЧ.ММ.ГГГГ ¦1. ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦от ¦ ¦отдел ¦ ¦ ¦Правовой ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦06.02.2012 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦отдел. ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦2. ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦Работник ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +————+————+————-+————+————+———-+———-+————+————+———-+ ¦ … ¦ … ¦ … ¦ … ¦ ¦ … ¦ ¦ … ¦ … ¦ … ¦ ————+————+————-+————+————+———-+———-+————+————+————

Пояснения:

1. Регистрационный номер должностной инструкции — это «порядковый номер — индекс «ДИ»/год», например должностная инструкция N 4-ДИ/2012.

2. Графа «Примечания» включает любую необходимую информацию, например указание на дату сокращения должности и передачи должностной инструкции в архив, пометки о количестве копий, выданных работнику на основании ст. 62 ТК РФ, и др.

Для чего нужен

В таком документе приводится сводная информация обо всех утвержденных нормативных актах внутреннего значения, рассчитанных на неоднократное применение, которые устанавливают порядок управления работниками.

Локальные нормативные акты (ЛНА), которые приводятся в соответствующем журнале, это:

• должностные инструкции (регламентируют круг обязанностей и компетенцию вопросов, решаемых сотрудниками);
• различные положения, например об оплате труда или о работе с персональными данными;
• коллективные договоры (выполняют функции координации трудовых отношений);
• правила трудового распорядка и другие.

По закону, работодатель обязан ознакомить сотрудников с ЛНА, юрисдикция которых затрагивает их деятельность, под роспись (ст. 22 и 68 ТК РФ). Речь идет как о действующих, так и о вновь принятых работниках.

Кроме этого, персонал должен знакомиться с ЛНА, регулирующими порядок обработки персональных данных в компании (п. 8 ст. 86 ТК РФ).

Обратите внимание, что ознакомление сотрудников с ЛНА представляет важность не только в связи с требованиями закона. Эта процедура юридически закрепляет обязанности работника, которые не зафиксированы четко в трудовом договоре, но имеют высокую значимость при выстраивании правоотношений между служащим и компанией.

К примеру, если работник не ознакомился с положением о коммерческой тайне (локальные акты, типичные для большинства предприятий), компания не сможет предъявить ему претензии в случае утечки секретных данных за ее пределы. В свою очередь, если сотрудник подписал этот акт, компания сможет привлечь его к ответственности.

По закону, работодатель обязан ознакомить сотрудника с правилами внутреннего распорядка, коллективным договором и иными нормативными актами, имеющими непосредственное отношение к его обязанностям, до подписания трудового договора (ст. 68 ТК РФ). Однако ряд документов предлагается работнику в процессе трудовой деятельности. Это графики сменности (ст. 103 ТК РФ), приказы о применении дисциплинарных взысканий (ст.

Как вести журнал регистрации с должностными инструкциями в любой компании

193 ТК РФ), бумаги по кадровому учету.

Структура журнала

В этом документе чаще всего фиксируют:

• локальные акты, утвержденные на предприятии на период предоставления документа работнику для подписи;
• ФИО и должности сотрудников, которые должны поставить подпись;
• отделы предприятия, где работает персонал;
• даты ознакомления персонала с внутренними бумагами.

Структура журнала также предусматривает графы для подписей работников, удостоверяющих, что они ознакомлены с необходимым перечнем внутренних регламентов.

Журнал утверждает руководитель предприятия.

Кто ведет, где и сколько хранится

Такой журнал обычно ведет сотрудник кадровой службы предприятия.

Срок хранения журнала определяет директор организации, поскольку этот период не установлен законом. Однако иногда требуется установить продолжительные сроки хранения. Это относится к ситуациям, когда ЛНА имеют постоянный срок хранения или срок хранения 10 лет.

Предприятие также обязано хранить внутренние нормативные регламенты, срок действия которых завершен. Сроки хранения установлены Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558.

Образец журнала ознакомления с локальными нормативными актами

Утвержденной формы этого документа нет. Любая организация может разработать собственную. Однако следует придерживаться основных структурных элементов, приведенных выше.

В образце акты сформированы по группам (правила внутреннего распорядка, положения об оплате труда и т.д.). При приеме на работу новых сотрудников удобнее знакомить их с внутренней документацией по разделам.

В компаниях с большой численностью персонала обычно создают отдельные журналы под каждый тип внутреннего нормативного регламента.

Скачать