Бланки строгой отчетности что к ним относится

О таком понятии, как бланки строгой отчетности сегодня слышали многие люди, и многим даже приходилось с ними сталкиваться по работе. Но в действительности не каждый человек понимает, что это такое и с какой целью используются такие ценные бумаги. Поэтому очень важно пролить, как говорится, свет на данное понятие и разобраться с видами, формами и инвентаризацией такой документации.

 

Что это такое?

Подобные бланки являются неким документом, позволяющим организациям использовать его вместо кассовых чеков, например. Кроме того, так может называться форма, являющаяся основной частью какого-либо документа.

В таких бумагах обязательно должна указываться информация, которая способна послужить подтверждением причастности пользователя услуг и непосредственно организации к ведению между ними каких-либо правоотношений. Безусловно, учитывая серьезность данного документа, он обязательно должен иметь некоторые требования, подтверждающие его достоверность. Среди таковых:

• Изготовление типографическим способом, подразумевающее наличие на бланках реквизитов типографии, тиража, года печати, а также номера заказа;
• Составление документов из нескольких частей, одна из которых непременно должна оставаться непосредственно в организации-держателе, а вторая – отдаваться клиенту компании.

Также, учитывая современное развитие технологий, дистанционных систем и прочих инноваций, сегодня изготовление бланков строгой отчетности возможно и в цифровом формате. Правда, это подразумевает соблюдения всех требований информационной безопасности, должна быть обеспечена полная защита от доступа несанкционированных лиц, а также обязана присутствовать система фиксации и учета движений бланков, сохраняющая историю транзакций за прошедшие 5 лет.

Бланки строгой отчетности, что к ним относится

Теперь, когда мы разобрались с ведением учета, а также непосредственным созданием БСО, можно рассмотреть и те документы, которые подходят под характеристику строгой отчетности. А это:

• Всевозможные квитанции, выдаваемые организациями, магазинами;
• Проездные билеты на любой из типов транспорта;
• Абонементы;
• Талоны;
• Наряды.

Любой бланк такого типа должен приравниваться к привычному кассовому чеку, а, соответственно – иметь практически аналогичные условия выдачи и использования.

Что касается вида формы таких бланков, то в них обязательно должны присутствовать некоторые поля, являющиеся принципиальными, и влияющие непосредственно на присвоение обычной бумаге статуса документа строгой отчетности:

• Полное наименование бланка, поясняющее цель его использования и предназначение;
• Серия и номер бланка. Эти отчетные данные должны быть уникальными для каждого отдельного документа;
• Название организации, которой осуществляется выдача документации;
• Реквизиты организации, включающие в себя идентификационный номер, юридический адрес;
• Информация о типе оказываемых услуг, а также стоимость их предоставления;
• Фактическая информация об уплате покупателем денег за предоставляемую услугу при получении БСО;
• Дата фактической оплаты;
• Информация о сотруднике организации, занимавшимся приемом оплаты у клиента и выдачей бланка (ФИО, подпись, должность);
• Официальная печать организации.

Инвентаризация бланков

Безусловно, ведение такой строгой документации подразумевает также и её инвентаризацию. С этой целью законодательством предусмотрен перечень действий, подразумевающих проведение процедуры инвентаризации вместе с инвентаризацией денежных средств, находящихся в кассе компании. С этой целью собирается специальная комиссия. Она обязательно должна присутствовать в любой организации и действовать постоянно. В состав данной комиссии должны входить:

• Работники бухгалтерского отдела;
• Кто-либо из представителей руководства организации;
• Прочие специалисты организации, непосредственно сталкивающиеся с работой с БСО.

Как театр начинается с вешалки, так и работа с бланками строгой отчетности начинается еще до того, как вы принесете их в офис. Для того чтобы вас не пугали учетные трудности, постараемся поделиться ценной информацией, которую можно будет применять на практике наряду с инструкцией. Из этой статьи вы узнаете:

• каковы нюансы, связанные с учетом БСО;
• как правильно купить или заказать их в типографии;
• как правильно оприходовать и поставить на учет;
• как не допустить обидных промахов, из-за которых могут возникнуть проблемы.

Итак, начинаем с того, что существует под бланки строгой отчетности инструкция, а точнее руководство к действию, которым является Положение № 359.

Именно здесь и еще в ст.2 Закона № 54-ФЗ оговорены все нюансы использования документов строгой отчетности, являющихся полноценной заменой кассовых чеков при работе с физическими лицами в сфере услуг. Для простоты восприятия все нормы, касающееся использования «строгих» документов, которые прописаны в этих законодательных актах, будем называть инструкцией.

Организация учетного процесса для БСО

Итак, вы твердо решили обойтись в работе без ККТ и сэкономить на этом. Будьте внимательны, ведь при расчетах с населением за услуги без бланков строгой отчетности обойтись не выйдет ни у кого. Нужны они будут всем без исключения субъектам хозяйствования, даже тем, кто находится на ЕНВД или патентной системе. Очень важно заранее определиться с местом приобретения, так как от этого напрямую зависит постановка учета.

Для организации учета «строгой» печатной продукции, изготовленной типографским способом, прежде всего на должном уровне придется оборудовать место для хранения (п.16 Положения) и составить несколько организационно-распорядительных документов, что будет соответствовать инструкции.

Пунктами 14 и 15 Положения № 359 предписано выполнение следующих процедур:

• Назначение комиссии, ответственной за прием бланков.
• Назначение ответственного сотрудника, который будет заниматься ведением Книги учета БСО и отвечать за их сохранность и выдачу.
• Подготовка данной книги в соответствии с требованиями п. 13 Положения № 359. Именно здесь будут фиксироваться в хронологическом порядке по каждому виду отдельно все операции: оприходование, выдача подотчетным лицам для работы под роспись, возврат, списание и уничтожение.
• Заключение договоров о материальной ответственности с теми сотрудниками, которые будут иметь дело с БСО.

О назначении комиссии и ответственного сотрудника составляются соответствующие приказы, примеры которых можно найти в BLANKSOMAT в разделе Документы (этот раздел станет доступным сразу после регистрации). Здесь же приведены формы договора о материальной ответственности, имеются инвентаризационные ведомости и прочая документация, касающаяся использования БСО.

ПОДСКАЗКА! Если вы работаете как индивидуальный предприниматель и не имеете наемных сотрудников, то все вышеизложенные процедуры необходимо выполнить в следующем формате: оформить все приказами на самого себя. Напрямую в инструкции об этом не сказано, но в случае проверки контролирующих органов таким образом можно будет избежать лишних объяснений.

Существует вероятность того, что во время печати был допущен брак. Выявление подобных моментов и входит в обязанности комиссии которая сверяет фактическое наличие бланков с указанным в сопроводительных документах. Сверяются также серии и номера. В случае выявления пропусков или дублей составляется соответствующий акт разногласий, который направляется в типографию. В соответствии с п.15 Положения № 359 акт приемки бланков документов является основанием для их постановки на учет ответственным сотрудником.

По бухгалтерии затраты на изготовление печатной продукции сразу относятся на расходы и участвуют в формировании суммы налогового вычета. Одновременно с этим бланки строгой отчетности учитываются на забалансовом счете и оцениваются условно.

Еще один немаловажный момент. Прежде чем обратиться за услугами в типографию, вам придется разработать самостоятельно форму документа. Это не противоречит инструкции и является весьма удобным, так как бланк можно «подогнать под себя». При этом важно, чтобы в нем присутствовали все обязательные реквизиты, указанные в п.3 Положения № 359. Кстати, для того чтобы выбрать подходящие для работы документы, можно воспользоваться банком образцов на BLANKSOMAT. Для решивших выбрать удобные для работы бланки строгой отчетности, инструкция на BLANKSOMAT разработана пошаговая. Все образцы отсортированы по видам деятельности и предложены в нескольких форматах, что позволяет быстро ориентироваться, и делает работу с сервисом максимально удобной.

Покупаем БСО: смотрим внимательно!

Издавать бланки строгой отчетности инструкция позволяет так же с использованием автоматизированной системы, что во многих случаях позволяет оптимизировать затраты, при том не только материальные, особенно с учетом того, что программный продукт можно не приобретать, а пользоваться уже готовым ресурсом. Вся информация, попадающая в систему, надежно защищена. Несанкционированный доступ исключен. Подробнее об этом вы можете узнать из другой статьи «Почем нынче БСО, или как не платить за лишнее». Здесь же мы уделим особое внимание процедуре покупки типографских экземпляров.

Приобретая печатную продукцию, подлежащую строгому учету, в магазине или заказывая в типографии, необходимо в обязательномпорядке обратить внимание на следующие моменты, предусмотренные в инструкции, а точнее прописанные законодательно:

• Серия и номер наносятся производителем (см. п. 9 Положения № 359);
• На всех экземплярах должны быть указаны реквизиты того, кто их напечатал (п. 4 Положения № 359).

ВАЖНО! Убедитесь в том, что вам выдали правильно оформленный бухгалтерский документ (накладная, чек и т.п.), подтверждающий приобретение печатной продукции, и обязательно его сохраните.

Что является бланками строгой отчетности (БСО) на 2017 год

Это нужно сделать по следующим причинам:

• если выявите брак, то сможете потребовать замены испорченных экземпляров;
• проверяющие органы могут пожелать убедиться, что приобретение печатной продукции строгой отчетности осуществлялось в соответствии с требованиями законодательства.
• к тому же без всего этого сумму типографских расходов при составлении бухгалтерской отчетности на затраты отнести не получится (по инструкции она учитывается при формировании налогового вычета).

Процедура постановки БСО на учет

После получения заказа из типографии как раз и наступает время для работы ранее созданной комиссии и ответственного сотрудника. При этом выполняются следующие действия:

• Сверяется фактическое количество единиц печатной продукции с данными сопроводительных документов по наименованиям, сериям и номерам;
• Составляется Акт приема-передачи БСО (прием из типографии, передача — материально ответственным лицам);
• Информация, отраженная в акте, фиксируется в Книге учета БСО (о том, как это правильно сделать смотрите в статье «Книга учета бланков строгой отчетности: пример заполнения».

Данную процедуру необходимо выполнять в день получения заказа из типографии, иначе можно пропустить типографский брак, который в последующем придется исправлять самостоятельно. О том, как это сделать, вы можете узнать из статьи «Ошибки БСО: исправляем правильно».

ПОДВЕДЕМ ИТОГИ

Желающим применять в работе бланки строгой отчетности инструкция, а точнее требования, изложенные в Положении № 359 и Законе № 54-ФЗ должны выполняться неукоснительно. Правильно организовать учетный процесс необходимо заранее. Как правило, проблемы в учете возникают именно тогда, когда нужные процедуры выполняются «задним числом». Это увеличивает вероятность допущения ошибок, которые рано или поздно придется исправлять. Надеемся, что информация, освещенная в этой публикации, поможет вам их избежать!

Применение бланков строгой отчетности

Бланки строгой отчетности (БСО) часто используются организациями и индивидуальными предпринимателями для осуществления расчетов с населением.

До недавнего времени не было отдельного документа, регламентирующего порядок применения БСО. В связи с этим возникало много вопросов, что приводило к многочисленным судебным спорам.

С 15 апреля 2005 г. вступило в силу Положение об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники (далее — Положение), утвержденное Постановлением Правительства Российской Федерации от 31.03.2005 N 171 (далее — Постановление N 171).

Положение устанавливает правила утверждения форм бланков, приравненных к кассовым чекам, их учета, хранения и уничтожения, а также порядок осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт (далее — наличные расчеты) без применения ККТ в случае оказания услуг населению при условии выдачи БСО.

Когда применяют БСО

Организация или индивидуальный предприниматель (далее — организация) вправе осуществлять наличные расчеты без применения ККТ согласно Федеральному закону от 22.05.2003 N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт":

при осуществлении видов деятельности, указанных в п. 3 ст. 2 (перечень таких видов деятельности является закрытым);

находящимися в труднодоступных местностях, указанных в перечне, утвержденном органом государственной власти субъекта Российской Федерации (п. 3 ст. 2);

при выдаче БСО вместо кассового чека (п. 2 ст. 2).

Применение БСО становится возможным только при одновременном соблюдении следующих ограничений:

1. организация оказывает услугу. Исчерпывающий перечень видов услуг населению приведен в Общероссийском классификаторе услуг населению, утвержденном Постановлением Госстандарта России от 28.06.1993 N 163;
2. форма бланка для данного вида услуги утверждена Минфином России (например, формы БСО для организаций гостиничного бизнеса утверждены Письмом Минфина России от 13.12.1993 N 121 и т.д.);
3. срок действия утвержденной формы бланка не истек;
4. услуга оказывается населению.

Применение организациями в качестве БСО формы N КО-1 "Приходный кассовый ордер", по мнению автора, может повлечь административную ответственность по ст. 14.5 КоАП РФ. Данная форма была утверждена Письмом Минфина России от 24.02.1994 N 16-39 в качестве формы документа строгой отчетности, используемой при расчетах с населением для учета наличных денежных средств. Налоговые органы ограничивают правомерность применения формы N КО-1 в качестве БСО только предприятиями Центросоюза РФ. Такая позиция косвенно следует из содержания Письма Госналогслужбы России от 30.08.1994 N НИ-6-14/320 и высказываний представителей налогового ведомства. Однако такие письма и заявления не являются официальными разъяснениями по данному вопросу.

Арбитражная практика по вопросу применения формы N КО-1 в качестве БСО организациями, не относящимися к предприятиям Центросоюза РФ, складывалась в основном в пользу налогоплательщика (Постановление ФАС ВСО от 26.07.2005 N А33-5806/2005-Ф02-3466/05-С1; Постановление ФАС СЗО от 29.06.2005 N А56-46351/04).

Какие документы относятся к БСО

Бланками строгой отчетности являются документы, перечисленные в п. 2 Положения, например квитанции, билеты, проездные документы, талоны, путевки, абонементы. Перечень таких документов не является закрытым.

Порядок утверждения формы БСО установлен п. 3 Положения. Организация не может применять самостоятельно разработанную форму БСО, но вправе инициировать появление нужной формы бланка, например, обратившись в соответствующее объединение, представляющее интересы предпринимателей в определенной сфере услуг.

Форму бланка утверждает Минфин России при соблюдении следующих условий:

1. заявление поступило от органов государственной власти и т.д.;
2. к заявлению приложены документы: описание бланка (обязательные и дополнительные реквизиты, характеризующие специфику деятельности); эскиз бланка (художественно-графическое оформление); предложение по обеспечению защиты бланка от подделок; инструкция по заполнению бланка; рекомендации по применению бланка, а также перечень услуг, которые предполагается осуществлять с использованием бланка.

В п. 5 Положения перечислены обязательные для всех видов бланков реквизиты (кроме бланков, предназначенных для осуществления наличных денежных расчетов за проезд наземным пассажирским транспортом общего пользования (далее — бланки для расчетов за проезд) (п. 6 Положения). Помимо этого все бланки должны содержать сведения об изготовителе, перечисленные в п. 7 Положения.

Согласно Письму Минфина России от 27.09.2005 N 03-01-20/5-193 БСО изготавливаются обязательно типографским способом. Если бланк будет изготовлен, например, на компьютере, то организацию могут привлечь к ответственности по ст. 14.5 КоАП РФ.

В соответствии с Федеральным законом от 08.08.2001 N 128-ФЗ "О лицензировании отдельных видов деятельности" деятельность по изготовлению БСО, не имеющих защиты от подделки, и торговле указанными бланками лицензированию не подлежит. Это относится только к формам, утвержденным до вступления в силу Положения.

Учитывая требования п. 3 Положения, высока вероятность того, что печатать БСО можно будет только в типографиях, имеющих соответствующую лицензию. При этом выполнение п. 10 Положения о проставлении изготовителем серии и номера на бланке и недопустимости их дублирования на первом экземпляре представляется возможным только при централизованном выпуске бланков.

Кроме того, следует учитывать, что форма бланка должна точно соответствовать форме, утвержденной Минфином России. Таким образом, нельзя добавлять новые или удалять "лишние" реквизиты. Пунктом 9 Положения предусматривается только возможность расширения или сужения граф БСО.

Правила заполнения

Согласно п. 13 Положения БСО (кроме бланков, предназначенных для расчетов за проезд) являются первичными учетными документами. Поэтому в соответствии с п. 1 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" не возникает необходимости дополнительно выписывать товарный чек или акт приема-передачи оказанных услуг.

Однако на основании действующего Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Решением совета директоров Банка России от 22.09.1993 N 40 (далее — Порядок), организации все-таки необходимо будет оформить приходный кассовый ордер.

Законодательством не установлено, обязательно ли его оформлять на получение наличных средств одновременно с бланком или же можно выписывать такой ордер в конце рабочего дня (смены) на всю сумму, полученную по бланкам. Организация должна сама разработать правила оформления подобных операций и закрепить их распорядительными документами руководителя (например, в качестве приложения к учетной политике).

Правила заполнения БСО определены п. п. 8, 15 и 4 Положения:

в незаполненных строках необходимо ставить прочерк;

бланки должны заполняться четко и разборчиво. Как и при оформлении кассовых документов, не допустимы подчистки, поправки и исправления на бланке;

испорченные или неправильно заполненные бланки уничтожать нельзя. Такой бланк нужно перечеркнуть и приложить к кассовому отчету (ведомости, реестру) за тот день, в котором он был выписан;

одновременно с оригиналом бланка должна оформляться не менее чем одна его копия (кроме бланков, предназначенных для расчетов за проезд). Копию получают с использованием копировальной или самокопировальной бумаги либо бланк имеет отрывные части. Организация самостоятельно принимает решение выдать покупателю экземпляр БСО либо его первую копию. На практике чаще всего организация оформляет оригинал и две копии бланка. Первую копию передают покупателю, оригинал бланка подшивают с оправдательными документами, а вторую копию оставляют для последующего контроля;

в п. 4 Положения установлено, что для наземного пассажирского транспорта общего пользования допускается использование рулонной формы бланка.

Учет, хранение и уничтожение

Организации обязаны выполнять требования Положения по учету, хранению и уничтожению БСО.

Согласно п. п. 14 и 16 Положения следует вести книгу по учету бланков по их наименованиям, а также сериям и номерам. Листы такой книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, подписаны руководителем и главным бухгалтером организации, а также скреплены печатью.

При организации учета получения бланков необходимо выполнять требования п. п. 17 и 18 Положения:

приказом руководителя назначается работник, которому поручается получение, хранение и выдача бланков, а также прием от населения наличных денежных средств согласно оформленным бланкам. С назначенным работником заключается договор о полной индивидуальной материальной ответственности;

создаются условия, обеспечивающие сохранность БСО: бланки хранятся в сейфе либо в специально оборудованных помещениях в условиях, исключающих их порчу и хищение;

приказом руководителя назначается комиссия для приема бланков в день их поступления.

Согласно п.

Бланк строгой отчётности (Россия)

20 Положения проводить инвентаризацию БСО следует одновременно с инвентаризацией находящихся в кассе наличных денежных средств и кассовых документов.

Кроме того, необходимо предусмотреть контроль за использованием бланков (п.

п. 22 и 21 Положения). Важно помнить, что выдавать бланки и контролировать их использование должны по возможности разные сотрудники организации.

Порядок хранения и уничтожения БСО определен в п. 23 Положения. Необходимо обратить особое внимание на то, что хранить копии использованных бланков следует в систематизированном виде в опечатанных мешках не менее 5 лет.

По истечении установленного срока хранения нужно будет провести инвентаризацию БСО. Через месяц после ее окончания приказом руководителя необходимо создать комиссию по уничтожению бланков. Списание должно производиться на основании акта списания бланков, составленного комиссией и утвержденного руководителем организации.

В таком же порядке уничтожаются некомплектные или испорченные бланки.

До настоящего времени не утверждены формы книги по учету бланков, а также актов приемки, инвентаризации и списания бланков. В связи с этим рекомендуется разработать их самостоятельно и закрепить в приложении к учетной политике.

Осуществление расчетов

Особую осторожность организации следует проявлять в момент передачи БСО покупателю и получения денежных средств (п. п. 25 и 26 Положения). Существуют три способа расчетов с покупателем:

оплата услуг производится наличными денежными средствами;

услуги оплачиваются с использованием платежной карты;

смешанная оплата, т.е. часть услуги оплачивается наличными денежными средствами, а другая — с использованием платежной карты.

В любом случае сначала нужно заполнить бланк, затем получить денежные средства либо подтверждение оплаты и, наконец, выдать покупателю бланк одновременно со сдачей и возвратом платежной карты.

Ответственность

В соответствии с действующим законодательством невыдача БСО, выдача бланка на сумму меньшую, чем фактически полученная, либо его незаконное применение приравниваются к неприменению ККТ. Ответственность за данное правонарушение предусмотрена ст. 14.5 КоАП РФ в виде штрафа в размере:

для индивидуальных предпринимателей — от 15 до 20 МРОТ;

для должностных лиц — от 30 до 40 МРОТ;

для юридических лиц — от 300 до 400 МРОТ.

В случае несоблюдения требований п. 23 Положения должностных лиц организации могут привлечь к ответственности по ст. 15.11 КоАП РФ за нарушение порядка и сроков хранения учетных документов и оштрафовать на сумму от 20 до 30 МРОТ.

О.Аверина

Аудитор

ООО "Столичный аудиторъ"